Esta publicación escrita por Doug Ducate, CEM, CMP
Presidente y director ejecutivo
CEIR

A medida que las grandes exposiciones crecen, prosperan y generan cada vez más ingresos, es natural que los organizadores encuentren nuevas formas de gastar el dinero. A menudo, estas incluyen mejorar el ambiente temporal del centro de convenciones y la calidad de vida del personal con cosas como más autos de alquiler, habitaciones de hotel de uso individual, etc. Cuando llega una crisis y es necesario ahorrar, los organizadores deben reaccionar de la misma manera. Los departamentos del gobierno de Estados Unidos tuvieron que responder al secuestro. La diferencia es que el gobierno no siguió nuestra metodología.

Cuando era Gerente General de la Conferencia de Tecnología Offshore (OTC), que en algún momento fue la reunión y exposición anual más grande en los EE. UU., experimentamos tanto la alegría del crecimiento como la agonía de la contracción. Pero estábamos preparados al haber elaborado lo que llamamos un plan de reducción de costos en tres fases.

La primera fase consistía en eliminar todos los excesos que nadie fuera del personal probablemente notaría. Esto incluyó la duplicación del personal en las habitaciones de hotel, el uso compartido del automóvil para ir al centro de convenciones, la reducción del costo de los folletos emergentes a cuatro colores y otras sofisticadas herramientas promocionales.

La segunda fase implicó medidas de ahorro de costos que las personas cercanas al evento, como los coordinadores de stands de exposición, los ejecutivos de la organización y los miembros de la junta directiva, probablemente notarían. Los muebles de oficina, como sofás, mesas auxiliares, lámparas y elegantes escritorios y sillas, fueron reemplazados por mesas cubiertas y sillas de centro de convenciones o de contratistas. Se redujo o eliminó el servicio continuo de alimentos a ciertas áreas. Se redujeron las dietas del personal, se recortaron los presupuestos de entretenimiento y solo se encargaron los carteles necesarios.

La fase tres incluyó elementos que todos notarían, como la eliminación de cuatro signos lingüísticos, no más escenarios cubiertos en las salas de reuniones, la eliminación de un programa de televisión de circuito cerrado que se transmite a los hoteles y al pasillo, y posiblemente la eliminación de las alfombras de los pasillos. Afortunadamente nunca llegamos a la etapa tres, pero sí llegamos a la etapa dos, y nuestras empresas expositoras nos dijeron que apreciaban las reducciones de costos que podían implementar.

Si tan solo los departamentos gubernamentales hubieran reaccionado de la misma manera ante el secuestro. ¿No habría considerado reducir su presupuesto de viajes de $28 millones antes de recortar controladores de tráfico aéreo? ¿Y es realmente despedir a los guardaparques y cerrar los parques nacionales al público lo mejor que pueden hacer para reducir los costos del departamento de parques?

Pero si fueras jefe de departamento, ¿qué habrías hecho? ¿Utilizó el enfoque OTC y redujo los costos de artículos que nadie más conocería? ¿O le gustaría enviar un duro mensaje al pueblo estadounidense de que cuesta lo que cuesta y que si no está dispuesto a pagar, va a sufrir?

Mientras nuestra nación y el Congreso luchan con las consecuencias del secuestro tal como se practica, sea honesto: ¿qué haría si estuviera a cargo? Sé lo que haría, pero prefiero saber de ti primero.

Para obtener una visión integral del estado actual de la industria de exposiciones, con pronósticos hasta 2015 y un escenario alternativo en caso de que se alivie el secuestro y/o se llegue a un gran acuerdo, vaya a Informe del índice CEIR.