por Candy Adams, CTSM, CME, CEM, CMP, CMM  La mamá del stand®

Lo he visto suceder una y otra vez en la sala de exposiciones: el personal de la exposición evita la interacción con los asistentes. Hacen casi todo lo que pueden para evitar hacer contacto visual con los asistentes que pasan: revisan su teléfono, hablan con sus compañeros de trabajo o incluso leen el periódico que les dejan en su habitación de hotel.

No creo que estas personas hayan planeado deliberadamente venir a la exhibición comercial de su empresa para hacerla quedar mal ignorando a los visitantes que pasan por su stand. Pero sí creo que probablemente no recibieron la capacitación adecuada para sentirse cómodos actuando en un entorno ajeno a ellos en una capacidad (como embajadores cara a cara de su empresa) que a menudo es muy diferente de sus responsabilidades laborales diarias típicas.

Según un informe de 2012 del Centro de Investigación de la Industria de Exposiciones (CEIR), El papel y el valor de la interacción cara a cara, sólo el 26 por ciento de los expositores imparten capacitación para todos o la mayoría de los eventos, y más de la mitad rara vez o nunca realizan sesiones de capacitación para el personal de la exhibición. Esta falta de capacitación puede afectar gravemente la eficacia del personal de una exhibición y la percepción de los visitantes sobre su profesionalismo.

Utilizando la analogía de que las ferias comerciales son como el mundo del espectáculo, construimos un escenario (nuestra exposición) para que actúe como telón de fondo y capte la atención de nuestros clientes potenciales. Nosotros escribimos guiones de mensajes clave que incluyen información del producto, respuestas al ascensor y preguntas de calificación. Añadimos accesorios como gráficos informativos, muestras de productos, literatura adicional, formularios para clientes potenciales y obsequios. Pero el elemento más crítico para el éxito de la exposición y la recordación del público: el actores – (también conocido como el personal de la exhibición) de alguna manera se involucran con la audiencia sin ningún ensayo.  Los directores de exposición (también conocidos como director productor de nuestro teatro corporativo) deben asegurarse de que los actores no sólo conozcan su papel en la exhibición, sino que se sientan inequívocamente cómodos con ella.

Pero, ¿qué se necesita para preparar a su personal? Las sesiones de capacitación previas a la feria efectivas para el personal de su stand pueden incluir una revisión de las metas y objetivos de exhibición de su empresa, mensajes clave, revisiones de productos, análisis competitivo, el proceso de interacción con los visitantes y la etiqueta del stand. Los ejercicios de juego de roles perfeccionan las habilidades de interacción uno a uno entre el personal de la exhibición y los visitantes del stand en varios escenarios realistas. Y no olvide proporcionar una orientación dentro del stand sobre la exhibición y los accesorios y herramientas que se encuentran allí para mejorar la experiencia de los visitantes en el stand. (Para obtener una lista detallada de los temas a tratar en las reuniones previas al espectáculo, consulte el CEIR Informe Gurú,“Guía del director de exposiciones para la orientación del personal de exposiciones”). Proporcionar esta revisión puede aumentar el nivel de comodidad del personal de la exhibición a través de una mejor competencia con las interacciones de los visitantes y mejores habilidades y comportamiento en el stand. También puede ayudar a motivar a los miembros del personal a trabajar para lograr objetivos corporativos específicos de exhibición y maximizar el tiempo limitado disponible para la interacción de cada visitante.

En pocas palabras, no deje de preparar al personal de su exhibición con un “curso de actualización de cabina” para su nuevo rol. ¡Sin este ensayo, la actuación de tus actores puede ser simplemente una improvisación sin risas!

Candy Adams, CTSM, CME, CEM, CMP, CMM, también conocida como “La mamá del stand®”, es gerente independiente de proyectos de eventos y exhibiciones, entrenador/mentor 1 a 1 de administradores de exhibiciones novatos, capacitador humorístico del personal de exhibiciones, orador de la industria, columnista mensual galardonado de “Exhibiting 101” de la revista Exhibitor y miembro del cuerpo docente de Exhibitor Show/FastTrak. . CandyAdams@BoothMom.com