Por Nancy Drapeau, PRC, Directora de Investigación, CEIR

Cuando se trata de exposiciones entre empresas, muchos organizadores prestan mucha atención al lado de la ecuación del expositor, y con razón. A menudo es el principal generador de ingresos de un evento. Sin embargo, para mantener y hacer crecer una base de expositores, es esencial mantener y hacer crecer una base de asistentes de calidad.

En reconocimiento del valor y la importancia de los esfuerzos de los organizadores de la exposición para retener a los asistentes, el Consejo de CEIR aprobó la puesta en marcha de la Estudio sobre la retención de asistentes. Esta iniciativa analiza de cerca los esfuerzos de retención de asistentes que realizan las ferias comerciales más grandes de los Estados Unidos. La razón para estudiar a este grupo de organizadores de exposiciones es que los eventos más grandes en virtud de su tamaño son líderes de la industria, sus estrategias y esfuerzos les han traído el éxito.

En este blog, permítanme analizar el alcance de los esfuerzos de seguimiento de la retención de asistentes descubiertos en este estudio y las reflexiones sobre las ventajas de realizar un seguimiento de la retención de las organizaciones de asistentes.

De acuerdo a este estudio CEIR, un gran porcentaje, el 77 por ciento de los encuestados, los organizadores de exposiciones mejor clasificados realizan un seguimiento de la retención de asistentes. La mayoría de estos organizadores, el 98 por ciento, realizan un seguimiento de la retención de asistentes individuales. Menos, el 48 por ciento, realizan un seguimiento de la retención de la organización de asistentes.

Creo que NO realizar un seguimiento de la retención de las organizaciones de asistentes es una oportunidad perdida. ¿Por qué un organizador debería preocuparse por la retención de la organización de asistentes? Aquí hay algunas razones por las que puede valer la pena hacerlo para su evento:

• Un organizador ciertamente debería preocuparse por la retención entre las organizaciones líderes de los asistentes, las organizaciones de "compradores clave" con las que los expositores anhelan conectarse. Comunicar un mayor porcentaje de retención/asistencia de organizaciones asistentes de primer nivel que representan la mayor parte del poder adquisitivo en los sectores objetivo es una historia poderosa para promover entre los expositores existentes y potenciales.
• Es valioso realizar un seguimiento de la retención de la organización de los asistentes en aquellos sectores donde el universo de posibles asistentes es pequeño. Puede que nunca creen una masa crítica de personas caminando por una exposición, pero tener una asistencia regular entre organizaciones de sectores codiciados tiene un impacto; Otra gran razón por la que las empresas deberían exponer en su evento en cada edición, especialmente cuando es muy difícil llegar a estos profesionales.
• El cuarto informe de este estudio del CEIR  documenta que muchos asistentes, el 67 por ciento, vienen con otras personas de su organización y que muchos de ellos tienen objetivos o actividades grupales. Comprender cuáles son esos objetivos y apoyar sus actividades para ayudarlos a tener experiencias exitosas ayuda a forjar una relación más profunda con estas organizaciones asistentes. Los organizadores que ofrecen servicios a dichas organizaciones de asistentes dicen que este esfuerzo es muy eficaz para impulsar la repetición de asistencia.

Para los lectores interesados en aprender más sobre los resultados de este estudio, visite: http://www.ceir.org/attendee-retention-insights