Por Michelle Wyatt, socia, CadmiumCD
Con la gran cantidad de nueva tecnología para eventos que ya está en el mercado, así como la nueva tecnología que se está avanzando, comprender la dinámica completa de un evento a menudo requiere que se compartan datos en múltiples plataformas para obtener una imagen completa de lo que está ocurriendo. Estas plataformas suelen incluir datos de registro, bases de datos de membresía y opciones específicas de eventos, incluidas aplicaciones móviles y sitios web de conferencias. El desafío, sin embargo, es que los organizadores de reuniones que frecuentemente dependen de esta tecnología para ejecutar eficientemente sus eventos y brindar información sobre su éxito a menudo no tienen la experiencia técnica necesaria para comprender tanto las capacidades como las limitaciones de Qué se puede hacer. Para que estas diferentes tecnologías se "comunican", es necesario establecer servicios web entre las tecnologías para proporcionar información. Afortunadamente, los organizadores de reuniones destacan en la comunicación y, en el nivel fundamental, estos servicios web comparten datos. Planificar y comunicarse eficazmente con los proveedores de tecnología sobre qué datos se necesitan, cómo se utilizarán y cómo y cuándo deben actualizarse ayudará a garantizar que las tecnologías de eventos funcionen juntas de manera efectiva para lograr los resultados necesarios.
Una de las solicitudes más frecuentes entre los proveedores de servicios es la posibilidad de que los asistentes puedan acceder a toda la tecnología utilizando el mismo conjunto de credenciales, lo que a menudo se denomina inicio de sesión único o SSO. En el proceso de verificar el acceso de una persona a la tecnología, a menudo se devuelve una serie de información sobre esa persona, como su nombre completo, afiliación, estado de miembro y otra información que puede almacenarse en la base de datos. A primera vista, se trata de una solicitud sencilla que la mayoría de los proveedores de servicios pueden satisfacer fácilmente. Los problemas surgen cuando se ejecutan acciones a partir de estos datos y los datos no están disponibles, no se compartieron en la respuesta de la consulta inicial o requieren una acción separada y distinta. Surgen otros problemas si las personas intentan actualizar o cambiar su información en la base de datos que “recibe” los datos de una fuente diferente.
Datos perdidos
Un cliente quería que sus miembros pudieran enviar un resumen científico iniciando sesión en el portal de resúmenes utilizando sus credenciales de membresía. Esta consulta rellenó automáticamente una pantalla típica utilizada para recopilar su información de contacto, lo que ahorra a los miembros tiempo y esfuerzo a la hora de establecer una nueva cuenta. Sin embargo, surgieron desafíos cuando el planificador de la reunión necesitó un desglose geográfico de quién presentaba un resumen para garantizar que hubiera representación global en la reunión y descubrió que el país del remitente no se pasaba entre las bases de datos. Afortunadamente, la información se podría agregar de forma retroactiva, pero es importante comprender qué datos se incluyen y verificar que las necesidades comerciales podrán responderse con los datos disponibles.
Datos incompletos
Durante el proceso de SSO, muchos proveedores tienen una "cadena" estándar de información que normalmente se proporciona. Debe alertar a todos los socios tecnológicos si las necesidades de su negocio incluyen algo que no es típico. Por ejemplo, como parte del proceso de registro, es posible que alguien tenga una alergia alimentaria. Por lo general, esa información no sale de la base de datos de registro, pero si su evento gira en torno a la concientización sobre las alergias alimentarias, es posible que desee incluir esa información para establecer contactos u otras oportunidades de emparejamiento. Aunque el proveedor de registro tiene esos datos, no sería típico que los incluya a otros terceros, y desea verificar con todos los proveedores que estén equipados para enviar y recibir los datos adecuados. Lo mejor que puede hacer un planificador de reuniones es proporcionar una lista de todos los puntos de datos que necesitan los diferentes terceros para asegurarse de que los datos sean enviados y recibidos por las personas adecuadas.
Datos procesables
Con frecuencia, la información compartida con otros proveedores puede requerir una acción posterior por parte de una tecnología diferente. Aquí es donde se pueden lograr procesos verdaderamente complejos con suficiente previsión. Los procesos de SSO se utilizan con frecuencia para verificar el acceso de alguien al contenido relacionado con un evento, por ejemplo, una aplicación móvil o folletos y grabaciones de audio. La complejidad entra en juego si ciertas áreas no están disponibles para un subconjunto de sus asistentes. Por ejemplo, es posible que un cliente no quiera que sus expositores tengan acceso a las grabaciones de la conferencia, o si un asistente a la conferencia solo pagó por un día del evento, es posible que el organizador no esté dispuesto a que pueda acceder a los demás días. Para que esto sea efectivo, el tipo de datos de registro debería incluirse en la cadena de información transmitida a otros proveedores para que pueda interpretarse y compartirse el contenido correcto según lo establecido por las reglas comerciales del cliente.
Verificación
El proceso SSO puede depender de diferentes datos para "autenticar" a un usuario: cuanta más información, más seguro será el proceso. Dependiendo de cómo utilice este proceso de verificación, puede generar problemas si es demasiado “fácil” confirmar la información. Por ejemplo, si tiene un proceso de inicio de sesión que solo requiere un número de identificación de credencial, las personas pueden escribir accidentalmente el número incorrecto y acceder sin darse cuenta a las cuentas de otras personas. Idealmente, tiene varios datos que se pueden verificar simultáneamente para crear una forma única de verificación, como el número de identificación de registro y la dirección de correo electrónico. Sin embargo, imponer una dirección de correo electrónico única para cada registro puede resultar un desafío, especialmente para un proceso de registro grupal. Los planificadores entienden que las direcciones de correo electrónico únicas son esenciales para comunicar y verificar la participación de un individuo en el evento.
Actualizaciones de datos
Finalmente, se deben establecer reglas comerciales sobre cuándo y dónde se actualizan los datos y cómo se realizan las actualizaciones. Si un asistente actualiza su perfil en la aplicación móvil, ¿debería reemplazarse esa información en la base de datos de registro? Normalmente la respuesta es no: la base de datos de registro es la base de datos principal que almacena contenido sobre los asistentes. Si las necesidades de su negocio son diferentes, donde la base de datos de registro se puede editar en función de la información incluida en la aplicación móvil, debe confirmar con sus proveedores de tecnología que se puede hacer.
En conclusión, la tecnología puede ayudar significativamente a agilizar y simplificar la vida de un planificador de reuniones, pero la comunicación entre diferentes tecnologías debe estructurarse para que se logren los objetivos comerciales. En un mundo ideal, hay personas con experiencia en tecnología que ayudan al planificador con estas decisiones. Afortunadamente, con el plan de comunicación adecuado, se puede lograr casi cualquier cosa.
Michelle Wyatt, junto con su esposo, Peter, son los socios fundadores de CadmiumCD. Los servicios de la empresa incluyen actas de conferencias, grabación de audio in situ, sincronización de audio con diapositivas de presentación, sistemas de recopilación de resúmenes, recopilación de datos de oradores, herramientas de revisión, galerías de carteles, planificadores de itinerarios en línea, herramientas de gestión de expositores y aplicaciones educativas para conferencias. Michelle puede ser contactada por correo electrónico: michelle@cadmiumcd.com.
