Tecnología de eventos: cómo tomar las decisiones correctas

Tecnología de eventos: cómo tomar las decisiones correctas

Aprenda cómo tomar la decisión correcta al elegir la tecnología para eventos

Por Denise Capello, directora de desarrollo empresarial, RAI Amsterdam.

Cada evento moderno tiene un segmento en línea que ofrece un enorme alcance potencial por sí solo. Pero, ¿cómo se puede lograr una sinergia perfecta entre el evento físico y la gran cantidad de opciones técnicas disponibles a través de su extensión virtual? Todo gira en torno a la cuestión fundamental del valor añadido.

El valor de las diferencias.

Hay mucho interés en nuevas tecnologías de eventos. Y con razón. Sin embargo, si bien es a la vez emocionante e innovador, uno puede verse tentado a cometer un error básico en este campo dinámico: ignorar las diferencias entre la experiencia física y la experiencia en línea. La fuerza de las reuniones físicas reside principalmente en Contacto personal y la experiencia sensorial. (¡Aún así!) gira en torno a buenas conversaciones mientras toman unas copas o a una exhibición de automóviles donde puedes oler el aroma del cuero, experimentar el nivel de comodidad y escuchar el silencio al cerrar las puertas. Utilice demasiados trucos tecnológicos o elementos de juego durante un evento de este tipo y podrá alterar la experiencia física. Recomiendo facilitar contactos personales y experiencias sensoriales en eventos en particular. Es comprensible que también desee ofrecer a los visitantes entusiastas la opción de componer su propio automóvil en línea después del evento. La sinergia se consigue combinando ambos elementos.

Los eventos online son aburridos… ¿O no?

Lo contrario también es cierto: no asuma que la gente quedará tan cautivada por un entorno en línea como una "audiencia cautiva" en un espacio con luz y sonido. Transmitir a ciegas un evento en línea es muy aburrido para los espectadores. Intenta animar las cosas; no imitando experiencias físicas sino haciendo el mejor uso de las opciones en línea: facilitar el contacto entre los espectadores, agregar información adicional o permitir que los espectadores hagan preguntas en línea a través de un moderador.

Otra característica de un buen evento online es su vida útil potencial. Un gran ejemplo es el reciente evento PCMA. Líderes convocantes. Después de varias semanas, éste había organizado un 'día de seguimiento' virtual, con las mejores sesiones en un espectáculo bien organizado. En algunas de las sesiones, los ponentes involucrados también estuvieron en línea para responder preguntas. Los espectadores también tuvieron la posibilidad de contactar entre sí, lo que resultó ser una opción muy popular.

Entonces, ¿qué más puede significar para su evento la integración de un evento físico y la tecnología (en línea)?

Fortaleciendo la experiencia física.

La experiencia de los eventos físicos se puede fortalecer a través de la tecnología. Un buen ejemplo es el centro de conferencias y exposiciones Messukeskus de Helsinki, donde se utiliza la tecnología para ayudar a los visitantes a orientarse y proporcionar información activa. La última incorporación es realidad aumentada, en el que los invitados apuntan su teléfono o tableta a un elemento para recibir información adicional. En el futuro, incluso será posible vincular esta información a los intereses de los visitantes. Sin embargo, el equilibrio es crucial: la realidad aumentada debería fortalecer la experiencia sensorial de la exposición, no perturbarla.

Ampliando contacto

Para seguir siendo relevante, es vital que las organizaciones faciliten el contacto con y entre los participantes durante todo el año. El evento es un momento destacado para celebrar estos contactos, pero la comunidad es la base que necesita atención durante todo el año. Mi colega Hendrik Jan Griffioen escribió recientemente un interesante artículo en el que explica cómo se construyen y mantienen vivas estas comunidades.

Recuerde las necesidades tanto de visitantes como de expositores. Unos buenos vídeos en un stand pueden crear una dinámica extra. Facilitar esto profesionalmente a los expositores significa que se beneficiarán de un valor añadido mientras tú generas retornos adicionales… y obtienes contenido que será interesante para todas las partes involucradas en una etapa posterior.

Amplia tu audiencia

Hace apenas un par de años, en la exposición de antigüedades más grande de los Países Bajos todavía había carteles que decían "No tomar fotografías"; obviamente, esto ha cambiado desde entonces. Ahora todo el mundo tiene un teléfono inteligente y puede compartir sus imágenes u opiniones en cualquier lugar y en cualquier momento, bueno o malo, y seguramente lo hará. No es cuestión de si Deberías utilizar esto como organizador. es una cuestion de cómo.

Además del contenido oficial del evento, las expresiones personales son una adición importante a su publicidad. Es directo, personal y creíble. Úselo. Por otro lado, la expresión personal es una excelente manera de brindar servicio. Un buen comienzo en este marco es ofrecer atención web durante el evento. Asegúrate de que haya personas monitoreando lo que se publica sobre el evento en las redes sociales. Comparta elogios, responda y brinde servicio cuando sea necesario. una organización como KLM es pionera en este sentido. Las publicaciones de alerta y entretenidas pueden incluso volverse virales.

En RAI Amsterdam contamos con nuestro propio equipo de atención web durante grandes eventos, compuesto por empleados que son buenos portavoces y están familiarizados con el tema en cuestión. Al participar activamente en las redes sociales, nos mantenemos informados sobre el estado actual, podemos responder a situaciones a medida que ocurren y ampliar el alcance de nuestros eventos.

También puedes ir un paso más allá estableciendo una plataforma para combinar y compartir todo el contenido oficial y generado por el usuario, independientemente del medio o la fuente. Lo requerido  Las tecnologías para hacerlo están disponibles.

Fortaleciendo las relaciones

Los bloggers y vloggers tienen una capacidad única para generar una relación personal con una audiencia y, cada vez más, son parte de la combinación de medios de eventos. Esto lo ilustra bien el Salón Internacional de la Belleza, la exposición comercial para los profesionales de la industria de la belleza y la moda. Los blogueros llegan a una audiencia adicional, producen contenido utilizable y añaden una dimensión de experiencia a los productos y servicios presentados.

La paradoja de la exclusividad

Y recuerda esto: en una época de streaming y de compartir, hay una necesidad fundamental que es cada vez más importante: la exclusividad. No tengas miedo de mantener partes de un evento fuera de línea; esto fortalece la experiencia y crea un vínculo más fuerte entre los participantes. Su experiencia es única, única y exclusiva para ellos. No todo tiene que estar al alcance de todos. La escasez crea valor. Aunque llegas a menos personas, la experiencia en sí es más intensa.

Que puedes hacer hoy

Mi principal consejo para los organizadores de eventos es que hagan de las posibilidades online una parte fundamental de su plan. En lugar de dejarte guiar por lo que es técnicamente factible, déjate guiar por lo que tu audiencia necesita. La tecnología es un facilitador de eventos físicos y online; es una herramienta que te ayuda a hacer lo que haces lo mejor posible. Mientras se mantenga este principio, será fácil elegir entre innumerables posibilidades técnicas. ¡Divertirse!

Denise Capello es directora de desarrollo empresarial de RAI Amsterdam. Las opiniones son suyas. Puede ser contactada en D.Capello@rai.nl.

RAI Amsterdam combina más tendencias y desarrollos en la industria de eventos en la edición anual Perspectivas de la RAI, que se puede descargar de forma gratuita a través del sitio web.

 

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