Por Denise Capello, directora de desarrollo empresarial, RAI Amsterdam.

Quizás más que nunca en esta era de interacción y comunidades en línea, las exposiciones y conferencias físicas ofrecen un activo importante que el mundo virtual no puede: el contacto humano genuino. ¿Cómo pueden los organizadores de exposiciones utilizar mejor su ubicación física para optimizar el emparejamiento y la transferencia de conocimientos? ¿Cómo se garantiza que los visitantes y expositores regresen a casa? inspirado por ¿Nuevas experiencias útiles?

La forma en que las personas procesan la información está cambiando fundamentalmente. Si bien hace aproximadamente una década todos considerábamos normal reunirnos alrededor del televisor a una hora determinada para ver un determinado programa, hoy vemos lo que queremos, cuándo y dónde queremos. La mayoría de las exposiciones son en realidad el centro de una comunidad activa durante todo el año y los expositores se comunican a través de sus propios canales en línea. Sin embargo, esta actividad virtual sólo sirve para reforzar su interés por los eventos físicos, ya que a las personas que se comunican a través de Internet todavía les gusta encontrarse en la vida real. Si bien algunos pensaron que el aumento de las actividades en línea sería una mala noticia para la industria de las exposiciones, los eventos presenciales, de hecho, siguen siendo tan populares como siempre.

Altas demandas

Teniendo todo lo anterior en mente, debemos recordar que hoy en día las exigencias son más rigurosas, los visitantes son más críticos y los expositores quieren el valor de su dinero tanto en términos de número de visitantes como de valor de los contactos. . De lo contrario, un evento privado se convierte en una opción atractiva: esta fue la conclusión de Cisco y el fundamento detrás Cisco en vivo, que se viene celebrando periódicamente desde hace años. Para que los organizadores de exposiciones tengan éxito en la batalla contra la comunicación online y los eventos corporativos, no podemos basar nuestro comportamiento exclusivamente en lo que ha funcionado en el pasado. Es hora de ir con valentía a donde nadie ha ido antes.

Conectar personas

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que su exposición sea un evento con un factor sorpresa? ¿Cómo haces que valga la pena participar? No piense en términos de metros cuadrados o número de personas; centrarse en el efecto: conocimiento y contactos. Asegúrate de que visitantes y expositores experimenten algo, sorpréndelos, hazlos parte de una historia. Esto les permite hacer un mejor uso de la información y multiplica la eficacia del trabajo en red. Permite el mejor uso del contacto cara a cara. Y las personas se sienten estimuladas a comenzar a hacer las cosas de manera realmente diferente una vez que regresan a casa.

La comunidad como base.

Abundan los ejemplos inspiradores. Llevar Hombre ardiendo, que ha pasado de ser una hoguera construida por unos pocos amigos a un festival anual con decenas de miles de participantes que forman una comunidad unida temporal. Hay SXSW, que empezó como un festival de música alternativa y ahora es congreso, exposición y festival a la vez. El Casa Holanda Heineken en los Juegos Olímpicos se ha convertido en un lugar donde los fanáticos se reúnen para vivir los juegos entre sí y con los atletas. Y ahí está TED, donde el público es tan importante como los ponentes. No se puede simplemente comprar una entrada: cada visitante es examinado y sólo se admite a aquellos que quieran y puedan contribuir con las ideas presentadas. Esto ha garantizado un interés incesante y ha tenido un efecto importante a lo largo del tiempo.

¿Qué tienen estos eventos en común? Conectan a las personas brindándoles una experiencia compartida impresionante y se centran en un objetivo compartido. Los visitantes regresan a casa como personas cambiadas.

Voltealo

Así que eche una mirada crítica a su propio evento y pregúntese: ¿qué esperamos lograr? Asegúrate de que todo lo que hagas contribuya a ese objetivo. En este proceso hay mucho que uno puede aprender de los avances en la industria de las convenciones. Como los autores de En el corazón de las reuniones afirmó, “para que sea efectivo, el programa debe ser una experiencia que vaya más allá de lo meramente lógico y cerebral”. ¿Como hacemos eso? ¿Y cómo utilizamos el espacio físico de forma óptima al mismo tiempo?

Utilice espacios diferentes – o utilice espacios de manera diferente

Una opción obvia es buscar un lugar distintivo: un tren, un zoológico o incluso una isla desierta… Todo es posible hoy en día. Los desarrolladores de proyectos inteligentes reconocen la necesidad de espacios de exposición originales. Por ejemplo, mira esto estacionamiento en miami. La gente acude a él como si fuera un museo. La planta superior se puede alquilar para eventos. El precio es de US$15,000 por noche y vale cada centavo.

Dicho esto, una ubicación original no ofrece ningún valor en sí misma. Todo depende de lo que hagas con él. Cada lugar tiene potencial, pero hay que tener el coraje de explotar ese potencial. Piense en esto junto con sus expositores. Quieren hacer tantos contactos efectivos como sea posible durante la exposición. ¿Cómo puedes utilizar la ubicación de la manera que mejor les ayude? Fíjate en la altura de los techos, los colores o la luz: cualquier cosa que pueda influir en el estado de ánimo o la actitud de las personas puede contribuir a conseguir el objetivo deseado. Por ejemplo, la exposición de alimentación y bebidas más grande de los Países Bajos en 2017 incluirá, entre otras cosas, un invernadero en el piso de exhibición que muestra el proceso de crecimiento del café. En 2016, una reconocida exposición de moda renovó su formato eligiendo un estructura circular con menos paredes y caminos, asegurando que los productos recibieran más atención. Al mismo tiempo, un exterior jardín de redes con música en vivo y DJs brindaron oportunidades para encuentros relajados. El único límite es el presupuesto; Aparte de eso, las posibilidades son infinitas.

Mira el mismo espacio con ojos nuevos.

Dale la vuelta al mundo si eso ayuda a transmitir el mensaje. ¿Y quién dijo que las habitaciones necesitan paredes? Usa el parque. Sube al tejado. Organiza un taller en la cocina. Utilice el traslado desde el aeropuerto para hacer una presentación única. Organizar un carrera lo que genera fuertes oportunidades de networking. Mire lugares y alrededores familiares con ojos nuevos.

¿Donde empezamos?

Recuerda tener en cuenta tus expectativas. No todos los visitantes o expositores esperan un cambio radical. Pero quedarse quieto no es una opción y le hará perder ante alternativas online o eventos empresariales individuales. Los organizadores que quieran superar la competencia tendrán que hacerse algunas preguntas, la más importante es: ¿cuál es mi objetivo con esta exposición? ¿Es realmente su formato actual el mejor? Seguido por... ¿Existen posibilidades dentro o alrededor de la ubicación que ya podamos utilizar para permitir que los visitantes y expositores alcancen sus objetivos? Si es así, ¡usa este espacio! Experimenta y no tengas miedo de fallar.

Denise Capello es directora de desarrollo empresarial de RAI Amsterdam. Las opiniones son suyas. Puede ser contactada en D.Capello@rai.nl.

RAI Amsterdam combina más tendencias y desarrollos en la industria de eventos en la edición anual Perspectivas de la RAI, que se puede descargar de forma gratuita a través del sitio web.