Por Bill McGlade, CEM, director sénior de negocios emergentes de a2z, Inc.
Uno no puede evitar evocar la voz de Ben Stein al leer un título que trata sobre el enfoque metódico. Espero que, con un poco de narración, pueda guiarlos a lo largo de este viaje para aumentar su asistencia. En esta serie de tres (3) publicaciones, aprenderá el enfoque metódico, el enfoque multifacético de marketing y ventas y el enfoque de referencias y programas VIP sobre cómo aumentar la asistencia a sus eventos.
Tenga en cuenta que con un poco de conocimiento de Excel, puede crear exponencialmente un plan metódico basado en datos que cree un gran valor y ganancias no solo para usted, sino también para toda su audiencia.
Una vez hubo un evento que se quedó estancado en los años 2000 (algunos incluso podrían decir que en los 90). Este evento cumplió con su status quo cada año, reuniendo sus resultados y recopilando sus respuestas a encuestas sin un final a la vista. Entonces, de la nada, hubo una tormenta y un pensamiento provocó un cambio dentro de la organización. No hagamos status quo este año, agreguemos valor a través de la experiencia para nuestra audiencia. ¿Por qué? Seguramente porque experiencia es una palabra publicitada que se utiliza en todas partes para eventos. Tiene sentido evidente que la organización que ha hecho lo mismo una y otra vez durante décadas pueda realizar fácilmente este cambio. Lo que no sabían en ese momento era que habían educado silenciosamente a una generación de su audiencia que estaba acostumbrada a su evento ordinario. Ahora, esta organización que se había embarcado en un viaje que agregó activaciones de experiencias a su evento, vio aumentar la satisfacción de las encuestas, pero lamentablemente el crecimiento de su asistencia se mantuvo estable.
¿Qué salió mal? ¿Por qué el crecimiento de su evento se mantuvo estable después de algunos años de agregar sabores de experiencia a su evento? Desgraciadamente, continuaron el camino sólo para ver poco o ningún crecimiento…. El fin.
Esto suena muy familiar en nuestra fantástica industria que se esfuerza por brindar las mejores y más exclusivas experiencias de inmersión para nuestras audiencias. Hay varios razonamientos detrás del crecimiento estancado y, sin embargo, una solución simple ha existido durante décadas o desde que existen los “datos”. Es hora de volver a lo básico, a los fundamentos que hicieron que el evento fuera fuerte en primer lugar y ver, a través de datos, las mareas cambiantes a lo largo de los años que ocurrieron para mantener el evento plano.
Este es el enfoque simple pero metódico para utilizar sus datos para el crecimiento de eventos.
Paso 1. Recopile los datos correctos
A menudo, los organizadores de exposiciones temen los “grandes datos”, pero los datos realmente no son grandes o al menos no están destinados a serlo. Ese miedo es lo que les impide dar el primer paso para asegurarse de que está recopilando los datos correctos.
Aquí hay algunos elementos que debe recolectar para aumentar el número de asistentes. La buena noticia es que lo más probable es que ya esté recopilando esta información:
- Nombre de la Organización
- Título del individuo
- Estado y país de la organización
- Vertical o categorías que representa la organización
- ¿Son personas influyentes o tomadores de decisiones?
- Año de asistencia al evento
Eso es todo. Estos son los pocos elementos simples que necesita para asegurarse de recopilarlos de sus asistentes para comenzar su enfoque metódico.
Paso 2. Organiza tus datos
Obtener informes es fácil. Mirar fijamente los datos sin procesar que te devuelven la mirada, no tanto. Con algunos cambios de clasificación y tablas dinámicas en Excel, puede comenzar el siguiente paso para organizar sus datos. Solo necesitas unos pocos clics y te habrás embarcado en un viaje que te llevará al futuro de tu evento.
¿Cómo debemos organizar estos datos? Adoptemos un enfoque simple. Primero, suponga que tiene todos los elementos mencionados anteriormente en una hoja de Excel con los años en los que asistieron. Ahora puedes ordenar por los diferentes elementos que te ayudarán a detectar tendencias y copiarlas en una hoja nueva. Es una manera mucho mejor de ver estos elementos en un plano individual.
Tomemos, por ejemplo, el dato obvio de Influenciador o Tomador de Decisiones. Con estos en una hoja separada, puede reunir tablas o porcentajes de esos dos elementos y cómo han aumentado o disminuido a lo largo de los años. ¿Porque es esto importante? Para empezar, le indica si su evento es lo suficientemente valioso como para atraer a los tomadores de decisiones de estas organizaciones. En segundo lugar, esto puede ayudar a explicar por qué es posible que no esté aumentando también su base de expositores y, en última instancia, ayudará a cambiar sus próximas estrategias de crecimiento.
Haga esto para el resto de los puntos de datos, ordene, copie y pegue en una nueva pestaña, y preste mucha atención a las verticales que han cambiado o se han desplazado a lo largo de los años. Esta es una señal clara de que usted, el organizador de la exposición, debe Mantenga el pulso sobre la industria y gire con las mareas cambiantes.. Una herramienta que ofrece CEIR y que puede ayudarle a conseguirlo es la Herramienta de análisis de rendimiento de eventos. Esta herramienta está diseñada para proporcionar a los organizadores un punto de referencia sobre el rendimiento de su exposición frente a las Índice CEIR métricas: Pies cuadrados netos (NSF), Número de expositores, Asistencia profesional e Ingresos reales (ingresos ajustados por inflación).
Paso 3: da un paso atrás
Una vez que se haya organizado y haya completado un breve análisis de sus datos, haga que otro miembro del equipo mire y dé su percepción de lo que les dicen los datos. Un individuo puede sesgar datos y perspectivas basándose en percepciones preconcebidas. Es extremadamente importante considerar múltiples perspectivas de análisis antes de tomar medidas adicionales y elaborar sus estrategias de ventas y marketing.
Así que ahí lo tenemos. Un proceso simple de tres (3) pasos para utilizar sus datos. Una vez que siga este camino, rápidamente se dará cuenta de lo metódico que será con todos los datos que recopile. Recuerde, los datos no son grandes, pero dar el primer paso para analizarlos puede generar GRANDES ganancias y un crecimiento en su asistencia.
Manténgase atento al Paso 4, Enfoque multifacético de marketing y ventas, y consulte la nueva versión de CEIR. Cómo aumentar la asistencia serie para obtener aún más información sobre cómo aumentar la asistencia a su evento B2B.
Bill McGlade, CEM, un veterano de 10 años en la industria de eventos, ha trabajado en una organización de gestión de espectáculos, organizador de espectáculos y, actualmente, proveedor de tecnología (a2z, Inc). Su amplia y completa experiencia le permite impartir conocimientos a sus compañeros para ayudarlos a crecer y aumentar el valor de sus eventos. Si desea obtener más ayuda para comprender cómo segmentar y analizar sus datos, no dude en comunicarse con nosotros. Puede comunicarse con Bill en bmcglade@a2zinc.net o 202-236-6490.
