Por: Michael Doane, director de marketing, CadmiumCD

La Asociación Estadounidense de Bibliotecas (ALA) es la asociación de bibliotecas más grande y antigua del mundo. Aproximadamente 20.000 bibliotecarios se reúnen cada año para Conferencia Anual de ALA. Otros 10.000 bibliotecarios se reúnen para la reunión de invierno de ALA. En conjunto, la coordinadora de contenido de ALA, Alicia “Alee” Navarro, y su equipo son responsables de programar y gestionar más de 3000 eventos, sesiones y presentaciones entre estas dos conferencias.

"Es un esfuerzo tremendo", dice Navarro. "Año tras año no sólo tenemos que conseguir el mejor contenido, sino también asegurarnos de colocarlo en las salas correctas".

Navarro dice que hay muchos factores en juego. La popularidad de un orador o tema, los requisitos tecnológicos de una presentación en particular y el gran volumen de sesiones que deben programarse dan lugar a conflictos en la programación.

¿Qué había que hacer para automatizar la programación de salas de conferencias y la planificación logística?

Cuando Navarro se acercó al cofundador y director de tecnología de CadmiumCD, Peter Wyatt, para resolver los problemas de programación de su equipo, su equipo estaba preparado para el desafío.

"Es un problema del que muchas organizaciones con las que trabajamos han estado hablando", dice Wyatt. "Estábamos seguros de que podríamos encontrar una solución".

Juntos, ALA y CadmiumCD identificaron tres necesidades para automatizar el proceso actual de ALA.

Necesita #1: programación automatizada

Una forma sencilla de buscar salas abiertas con la capacidad exacta, el equipo audiovisual y otros recursos disponibles necesarios para una sesión en particular, y asignar fácilmente estos recursos a esas salas.

Necesidad #2: Asignación de recursos

Una forma de buscar personas y conflictos de sala, de modo que si, por ejemplo, Joe Smith estuviera programado en la habitación 224 a las 11:30 a. m., no estaría también programado en la habitación 336 a esa misma hora y de forma automática.

Necesita #3: Movilidad de datos in situ

Una forma de acceder a esta información en el sitio sin una computadora portátil y de manera compatible con dispositivos móviles.

¿Cómo trabajaron juntos ALA y CadmiumCD para resolver sus problemas de programación de conferencias?

CadmiumCD llevó las necesidades de ALA a una organización independiente a finales de 2017 para realizar investigaciones industriales adicionales sobre la funcionalidad que los organizadores más necesitan en software como este.

"Estamos orgullosos de lanzar al mercado productos que se basan en las necesidades del mundo real", afirma Wyatt. "Se trata de invertir en la industria y trabajar con nuestros clientes-socios para desarrollar soluciones que redefinirán la forma en que gestionan sus eventos".

¿Cuáles han sido los resultados?

La solución que surgió de esta investigación fue una nueva herramienta, llamada Conference Harvester Logistics Module, que permite a los organizadores de reuniones como Navarro crear una lista de recursos disponibles, asignar esos recursos a salas específicas en un centro de convenciones y programar automáticamente sesiones en abiertas. habitaciones.

Su objetivo es reducir el tiempo que los organizadores de grandes conferencias educativas con múltiples sesiones simultáneas dedican a asignar recursos y programar sesiones. Ayuda a los organizadores a identificar conflictos de horarios, salas disponibles con la configuración audiovisual adecuada para una sesión específica y mucho más.

Así es como funciona:

• Primero, el organizador de una reunión define un lugar y las salas disponibles en ese lugar. Cada sala tiene datos asociados, como la capacidad de la sala, la asistencia mínima y máxima esperada, y más.
• A continuación, el organizador de una reunión define los recursos que están disponibles para ella y su equipo. Estos pueden incluir recursos humanos, como miembros del personal y voluntarios, recursos físicos, como elementos audiovisuales, y cualquier recurso adicional que pueda ser necesario para una instalación exitosa de la sala, como bebidas y refrigerios.
• También se añaden al sistema los días y franjas horarias disponibles, a los que posteriormente se pueden asignar habitaciones.
• Luego, el organizador de la reunión asigna qué recursos están disponibles para cada sala mediante un proceso paso a paso para asignar los recursos correctamente.
• Finalmente, el organizador de la reunión puede programar sesiones individuales en salas mediante un proceso automatizado. Básicamente, se ejecuta un algoritmo que comprueba qué salas con los recursos necesarios para esa sesión específica están disponibles. Luego detecta conflictos con otras sesiones y, en última instancia, permite al organizador de la reunión elegir y programar la sesión en la mejor sala posible.

El módulo de logística también se creó para integrarse con eventScribe Boost, que abordó la tercera necesidad de ALA: la movilidad de datos en el sitio. Permite a planificadores como Navarro gestionar todo su contenido, datos y partes interesadas en tiempo real, directamente desde la misma aplicación que utilizan sus asistentes. Cuando se integra con Logistics, Boost permite a los planificadores de reuniones acceder a hojas sueltas para cada sala individual y ver qué recursos están asignados a sesiones particulares, todo desde su dispositivo móvil.

ALA, junto con otras organizaciones importantes, incluidas ADA, WVC, MLA y AAAnthro, han estado en el proceso de prueba beta del módulo de logística durante el último año y medio para que esté listo para su uso por todos los organizadores de reuniones en 2019. La organización calculó más de 40 horas de trabajo ahorradas después de usar el sistema.

Michael Doane es director de marketing de CadmiumCD, creadores de la plataforma de software myCadmium, un galardonado conjunto de productos de gestión de conferencias y ferias comerciales. Visita el blog de CadmiumCD para más artículos como este.