Por Mary E. Boone, propietaria de Boone Associates

Ha sido gratificante ver la evolución del concepto de diseño de eventos durante la última década. Mientras que antes el “diseño” estaba restringido al ámbito de la estética, ahora los organizadores de eventos de todo el mundo entienden que los eventos deben, sí, deleitar los sentidos, pero también deben motivar, involucrar y mover a las personas y organizaciones a la acción.

Una gran cantidad de tecnologías y métodos han transformado el panorama de los eventos desde que la gente de la industria comenzó a pensar en cómo diseñar eventos estratégicamente. Ahora contamos con tecnología altamente sofisticada para crear reuniones híbridas, integrar plataformas sociales, rastrear comportamientos, promover la colaboración, gamificar nuestras interacciones… la lista continúa. Y los métodos que son nuevos en los eventos (como las desconferencias) se han generalizado.

¿Qué hay a la vuelta de la esquina? Es probable que veamos la integración de la IA (inteligencia artificial) en formas que nunca podríamos predecir. La realidad virtual (VR) puede hacer que asistir a una reunión a un continente de distancia se sienta como si estuviéramos en la misma sala. Quizás tengamos una “experiencia de stand” con nuestras gafas de realidad virtual puestas en nuestros dormitorios. Tal vez un robot nos reciba en el registro del evento o nos acompañe a la sala de sesiones que no podemos ubicar por nuestra cuenta.

Independientemente de la fuente de innovación, ya sea tecnología o formato, el corazón de cada reunión seguirá centrándose en la experiencia decidida de los participantes y en cómo eso se traduce en desempeño y resultados colectivos. Ya seas de mediana edad o millennial, hay algunas cosas que todos esperamos obtener de un evento: Esperamos oportunidades para tener intercambios productivos con personas que conocemos y personas que aún tenemos que conocer. Esperamos aprender algo nuevo. Esperamos salir de la reunión inspirados y listos para actuar. (Nota del editor: asegúrese de revisar el últimas investigaciones del CEIR para obtener aún más información sobre lo que quieren los asistentes!)

Los diseñadores de eventos deben aplicar nuevas tecnologías y formatos de manera juiciosa y efectiva para lograr los objetivos de los participantes. Es realmente fácil optar por el factor campanas y silbatos y simplemente acceder a la última aplicación o incorporar las mejores técnicas de desconferencia, pero en última instancia, el diseño con propósito siempre triunfará sobre el diseño frívolo.

Un enfoque considerado para el diseño de eventos es clave. Por ejemplo, tanto ahora como en el futuro, los diseñadores de eventos siempre deben plantearse al menos estas cinco preguntas:

• ¿Cómo hemos diseñado para un continuo de tiempo completo? (es decir, ¿qué actividades hemos incluido? antes la reunión para ayudar a los participantes a prepararse, durante la reunión para participar, y después la reunión para ampliar la experiencia y el impacto?)
• ¿Qué resultados mensurables están produciendo esas actividades?
• ¿Cómo estamos involucrando directamente o teniendo en cuenta a una amplia gama de partes interesadas? (Tenga en cuenta el uso del término "partes interesadas": una "parte interesada" puede o no ser participante en la reunión in situ).
• ¿Hemos seleccionado las tecnologías y/o métodos adecuados para conectar, informar e involucrar a nuestras partes interesadas?
• ¿Cómo equilibramos las diversas formas de comunicación: radiodifusión, intrapersonal, interpersonal, de muchos a uno y de muchos a muchos?

Al adoptar un enfoque decidido en el diseño, continuaremos tomando las decisiones correctas como diseñadores de eventos. Sabremos cuándo necesitamos una persona o un robot, un intercambio interactivo o una keynote con holograma, una sesión gamificada o un simple círculo de sillas. En resumen, tenemos el poder de diseñar el futuro de los eventos de manera que produzcan resultados sorprendentes.

Mary E. Boone es autora, consultora y estratega en el campo de la comunicación, con énfasis en el diseño de la interacción humana en entornos virtuales y cara a cara. Entre quienes citan y elogian su trabajo se encuentran Tom Peters, Los New York Times, El periodico de Wall Street, El tiempo financiero, CNN y Radio Pública Nacional. Ha escrito y es coautora de trabajos premiados para una serie de publicaciones que incluyen Revisión de negocios de Harvard. El documento técnico que escribió y donó a la Fundación MPI en 2009, “Cuatro elementos de valor estratégico para reuniones y eventos”, todavía se considera una evaluación histórica sobre cómo adoptar un enfoque estratégico para reuniones y eventos.

Para los lectores interesados en aprender más sobre enfoques innovadores para el diseño de eventos, pueden comunicarse con la Sra. Boone en mary@maryboone.com.