Por Susan Ratliff, Gerente de Desarrollo Comercial, Expertos en Exposiciones, Oradora

¿No le encantaría vivir en un mundo de ferias comerciales perfecto donde el espacio de su stand se transforma mágicamente en la exhibición de sus sueños en cada feria sin problemas gráficos, problemas eléctricos o cargos adicionales a la vista? Desafortunadamente, muchos de nosotros sólo experimentamos pesadillas cuando se trata de la instalación de stands. Errores espantosos que consumen múltiples recursos, desperdician cientos de horas de trabajo y cuestan millones de dólares ocurren todos los días en las salas de exhibición de todo el país, y usted está pagando por parte de ellos.

Mi esposo lo ha visto todo durante sus 15 años instalando y desmantelando exhibidores y supervisando equipos de trabajo. ¡Algunas de sus historias te rizarían el pelo! Probablemente tengas tus propias historias de terror. Exposiciones mal construidas, falta de supervisión del cliente, errores en las órdenes de servicio, instrucciones olvidadas y equipos faltantes son sólo algunos de los problemas que causan retrasos a su personal de I y D y acumulan cargos ridículamente altos para su empresa.

Entre las presiones de los plazos, la reducción de los presupuestos y la preparación de la estrategia de ventas, su tiempo se divide entre varios departamentos mientras coordina los detalles finales del espectáculo. Es fácil transferir las responsabilidades de vista previa, preparación y embalaje de las propiedades de exhibición al personal del almacén.

Tal vez haya contratado una casa de exhibición de buena reputación para mantener, almacenar y enviar su stand. Desafortunadamente, esto no necesariamente evita problemas. Nunca está de más revisar periódicamente los errores con su ejecutivo de cuenta y discutir procedimientos preventivos. No importa quién asuma la tarea de preparar la exhibición para su envío o quién supervise la instalación y el desmantelamiento en la feria, eliminar estos costosos recortes de presupuesto le ahorrará innumerables dolores de cabeza en el futuro.

Budget Buster # 1: No configurar la pantalla antes de su envío.

Créame cuando le digo que no quiere llegar al espectáculo y descubrir que a su encimera le falta un trozo, que tres de sus focos están quemados, que olvidó los cables de los cinco monitores de TV o su nuevo producto. La pantalla se construyó mal. Obtener ayuda del decorador del espectáculo para emergencias de último momento le costará muy caro. Correr de un lado a otro buscando una solución rápida en la ferretería más cercana no será barato. Si no hay un supervisor disponible, la mano de obra contratada se quedará sentada esperando instrucciones o, peor aún, adivinará qué hacer a continuación.

No se arriesgue a descubrir sorpresas imprevistas en el sitio que retrasarán su instalación, provocando grandes dolores de cabeza y cargos adicionales. Configure su exhibición de feria comercial unos meses antes de su envío. Revise la configuración del stand con su personal de ventas para confirmar que el tráfico fluirá adecuadamente y que tendrán lo que necesitan para facilitar sus objetivos.

Verifique si las necesidades eléctricas son correctas y si el diseño coincide con el esquema que envió al contratista eléctrico.

Eche una mirada crítica a la estructura de la exhibición. ¿Hay suficiente almacenamiento para garantías y objetos de valor? ¿Sus productos se muestran de la mejor manera? ¿Hay suficiente espacio en el mostrador para realizar múltiples transacciones y generar oportunidades de venta? ¿Está todo en funcionamiento?

¿Qué pasa con los gráficos? ¿Siguen siendo relevantes las fotos del producto? ¿Sigue siendo atractivo el mensaje de marketing? ¿Están manchados, rotos o arrugados? Programe esta revisión al principio de su proceso de planificación para que haya suficiente tiempo para ordenar lo que falta, arreglar lo que está roto y limpiar lo que está sucio.

Ah, sí, es más fácil decirlo que hacerlo, ¿verdad? Los cambios gráficos de última hora, las incorporaciones de productos y las reconfiguraciones de stands son muy comunes. Si su exhibición es demasiado grande para montarla por completo, haga un inventario de todo en secciones. Crear una lista de verificación de cada artículo en su stand no es una mala idea.

Si deja este trabajo a la casa de exhibición, solicite una lista de inventario y confirmación de la revisión del stand, fotografías de la exhibición ensamblada y fotografías de las cajas/cajas empaquetadas antes de enviarlas. Nunca se puede estar demasiado preparado.

Budget Buster #2: No reunirse con los instaladores en el stand antes de que comiencen a trabajar.

Ésta es una de las principales quejas de las empresas de I&D de todo el mundo. Ignorar esta importante tarea podría agregar miles de dólares en tarifas adicionales a su factura laboral. No importa qué tan temprano comience la instalación, qué tan tarde duró la recepción de la empresa, si hubo bebida involucrada o si el campo de golf llama, se debe asignar a alguien para que se reúna con los instaladores en el stand antes de que comiencen a trabajar.

Incluso si ha hecho todo lo correcto para evitar el problema número uno del presupuesto o si está seguro de que su casa de exhibición lo tiene cubierto, le sugiero que verifique que haya alguien allí. ¿No estás convencido de lo importante que es esto? He aquí un escenario fáctico que ilustra cómo se desarrolla este círculo vicioso de desperdicio de dinero:

Es el día establecido. El equipo de trabajo llega a tiempo y comienza a desempacar las cajas. Se vacían todas las cajas, pero no se encuentran instrucciones, fotografías o dibujos que les muestren cómo montar la exhibición o configurar el stand. No hay ningún representante de la empresa en el lugar y nadie contesta el número de teléfono celular proporcionado. Nadie responde tampoco a una llamada a la casa de exposiciones.

Cuatro instaladores, que le cuestan $93 por hora cada uno, se quedan ahí durante 30 minutos contemplando cómo empezar. Las líneas eléctricas están tendidas para que decidan instalar la alfombra. No aparece ninguna almohadilla en la orden de trabajo y no hay nadie allí para darse cuenta del error. No hay ningún esquema eléctrico disponible, por lo que los cortes de la alfombra para las líneas eléctricas no se alinearán con los tomacorrientes. El equipo monta la pantalla de la manera que cree que tiene sentido. Adivinan dónde deberían ir los contadores. Lástima que los cables eléctricos de los monitores de su computadora no lleguen a los enchufes allí.

Se descomprimen varios conjuntos de gráficos, pero no hay forma de saber qué gráficos se deben utilizar para el programa. Aún no hay respuesta en los móviles.

Cuatro horas más tarde, cuando la mayor parte del stand ya está instalado, finalmente llega su representante. Ella está visiblemente molesta porque afirma que los exhibidores de productos están en el lugar equivocado, que la torre de dos metros y medio debería tener 12 pies de alto y que los gráficos no son correctos. Ella exige que se desmantelen, muevan y reinstalen las pantallas y que se coloque un conjunto diferente de gráficos. Desafortunadamente, los otros gráficos están en las cajas que regresaron al almacén y la mitad del equipo se fue a otro trabajo.

Así es como estos errores que arruinan el presupuesto le costarían $3500.

• Se perdieron 30 minutos de tiempo de trabajo cuando cuatro muchachos esperaron instrucciones.
• El representante paga para que las instrucciones de configuración se envíen por fax a la feria desde la casa de exhibición o se impriman en el centro de negocios.
• La pantalla está completamente desmontada, trasladada y reconfigurada.
• La alfombra, que nunca se pidió, ahora se compra al precio del día del espectáculo.
• La mano de obra instala la almohadilla, corta y vuelve a colocar cinta adhesiva en la alfombra.
• Se requiere otro mínimo de 4 horas para que la mano de obra realice los cambios.
• Se alquilan alargadores. El electricista debe mover las líneas.
• El electricista está ocupado. Una hora más tarde trabaja en los cambios.
• Se incurre en cargos de acarreo cuando se recuperan las cajas para poder obtener los gráficos correctos.
• Son más de las 5 de la tarde, así que comienza el pago de horas extras. Ahora estás pagando tiempo y medio a cuatro muchachos por cuatro horas.

Consejos para ahorrar dinero para el futuro

Reduzca su estrés, preserve su presupuesto y tal vez salve su trabajo contratando a un supervisor o asignando a un miembro del personal para que se reúna con el capataz de I y D en el stand antes de que comience la instalación.

1. Envíe al decorador o a la empresa de I&D una copia de las instrucciones de montaje de la exhibición, el esquema eléctrico y un plano superior de la configuración del stand que muestre dónde va cada elemento de la exhibición. Incluya fotografías de cada gráfico y su lugar junto con fotografías de sus contenedores de envío empacados.
2. Lamine copias adicionales de todo y colóquelas en un sobre marcado como "Instrucciones de configuración". Colóquelos en uno de los contenedores de envío y luego etiquételo indicando su ubicación.
3. Para mayor protección, pídale a su supervisor o vendedor que traiga una copia digital de todas las instrucciones más todos los archivos de arte gráfico en caso de que algún gráfico se pierda o dañe y necesite reimprimirse en la feria.

Hay otros factores que destruyen el presupuesto de los que podemos hablar más adelante, pero eliminarlos inmediatamente resultará en una mejora en sus resultados. Hasta la próxima, que tengas un súper espectáculo.

Susan Ratliff es la experta en exposiciones. Susan, propietaria de un negocio, autora, oradora y productora de eventos galardonada, es una autoridad respetada en ferias comerciales, exposiciones para consumidores y marketing de eventos. Las opiniones son suyas. Comuníquese con ella en Susan@SusanRatliff.com