Por Magda Klimczyk

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

 

Este artículo fue publicado originalmente por PIENSA EN RATONES.

La industria de las reuniones nos recuerda a soluciones tecnológicas avanzadas. Hoy en día su aplicación en la producción de todo tipo de eventos parece imprescindible. Las experiencias interactivas, atractivas e inolvidables pretenden generar no sólo un "efecto sorpresa" para los espectadores, sino también crear el llamado miedo a perderse algo (FOMO). Están surgiendo en el mercado tecnologías cada vez más avanzadas y originales que permiten afrontar esta tarea. Los sistemas de reconocimiento facial se encuentran sin duda entre las opciones más destacadas.

Herramientas populares

Aunque no se ha aplicado a mayor escala hasta hace poco, la tecnología de reconocimiento facial en sí no debería sorprender a nadie. Después de todo, los propietarios de los últimos iPhones lo utilizan todos los días para desbloquear sus teléfonos inteligentes con la función Face ID y autorizar sus compras en iTunes Store y App Store.

Las compañías aéreas también están invirtiendo en sistemas de este tipo, considerándolos un método más rápido y seguro para verificar la identidad de los viajeros. Los algoritmos DeepFace y FaceNet introducidos por Facebook y Google permiten el reconocimiento facial automático que alcanza una tasa de precisión de casi 100%. La herramienta cada vez más popular ahora también está ingresando al ámbito MICE, ganando elogios de los miembros del jurado de los concursos más importantes de la industria como la mejor manera de acelerar el proceso de registro de eventos.

Lideres del mercado

Los mayores avances en la implementación del reconocimiento facial en el sector de reuniones lo lograron dos empresas emergentes: la belga Field Drive y la estadounidense Zenus Biometrics. En la edición del año pasado de los concursos IBTM World Tech Watch Award y Event Technology Award, las dos empresas fueron reconocidas como socios principales especializados en proporcionar la tecnología discutida.

El producto que desarrollaron juntos combina la alta funcionalidad de los quioscos de facturación de autoservicio (parte de la cartera de Field Drive) con una aplicación de reconocimiento facial creada por Zenus Biometrics. Ya se ha aplicado con éxito en más de 30 eventos en Europa y Estados Unidos, incluido el Mega Camp celebrado en el Centro de Convenciones de Austin en Texas el pasado mes de agosto.

Este fue el segundo evento organizado por Keller Williams Realty para implementar la tecnología en cuestión. Según los datos recopilados por Fielddrive, 69% de los 8.000 participantes del Mega Camp decidieron registrarse a través de un sistema de reconocimiento facial, un aumento de 17% en comparación con Spring Masterminds, un evento anterior celebrado solo unos meses antes, en mayo de 2018. “Los resultados recopilados solo confirman nuestras expectativas. La proporción de personas interesadas en el producto es considerablemente mayor en el caso de eventos recurrentes, ya que sus participantes tuvieron tiempo suficiente para acostumbrarse al proceso de registro”, explica Zuzanna Rachowska, directora de marketing y directora de proyectos de eventos de Fielddrive.

Este mes de febrero, el innovador método de registro pronto se pondrá a prueba durante una conferencia en Nueva Orleans, a la que asistirán aproximadamente 17.000 delegados. NeoFace es otra empresa destacada que ofrece soluciones tecnológicas similares, cuyo software NeoFace® Watch y NeoFace® Reveal se utiliza principalmente en el campo de la seguridad. La empresa estadounidense Expo Logic es un proveedor confiable de servicios de registro, incluidas aplicaciones móviles.

Rápida y eficazmente

Fielddrive presenta integración API (interfaz de programa de aplicación) con la mayoría de las plataformas de registro, como Eventbrite, Aventri y EventMobi. Los datos necesarios para imprimir credenciales de identificación se descargan desde una plataforma determinada. Además de la información básica, pueden incluir una agenda personalizada del evento o las preferencias dietéticas individuales de los participantes. A continuación, las tarjetas de identificación se imprimen en quioscos de facturación de autoservicio y todo el procedimiento no lleva más de seis segundos.

Aunque estamos ante un producto de alta tecnología, en realidad es muy intuitivo y fácil de usar. En la etapa de registro en línea, se pide al participante que acepte registrarse utilizando la tecnología de reconocimiento facial y que envíe una foto de retrato o se tome una selfie con la ayuda de una cámara incorporada. A continuación, las fotos se convierten en datos biométricos anónimos que se almacenan en la nube hasta que comienza un evento y luego se eliminan automáticamente una vez finalizado.

El día de un evento, se pide a un participante que “sonría” ante una cámara instalada en un quiosco y así permitir el reconocimiento facial sin errores. Cinco segundos después se imprime una tarjeta de identificación y se envía al sistema información sobre el registro exitoso de un participante determinado.

Antes de que se introdujera una aplicación de reconocimiento facial, el registro consistía en escanear un código de barras incluido en un billete electrónico o introducir un nombre en un motor de búsqueda en el software instalado en un quiosco. “A pesar de las numerosas ventajas que ofrece la tecnología aplicada, que elimina la necesidad de imprimir tarjetas de identificación individuales con antelación, los organizadores, especialmente en reuniones importantes, optan por el llamado check-in suave el día antes del evento. En su decisión influyen las largas colas de gente que esperan en los quioscos y el temor de que varios miles de participantes no puedan registrarse simultáneamente el día del evento”, explica Zuzanna Rachowska.

Aplicación más amplia

Además de la función de registro de eventos en el sitio, los sistemas de reconocimiento facial cuentan con otras aplicaciones en la industria de reuniones, que fueron analizadas por Julius Solaris, editor de Event Manager Blog, en su informe “Reconocimiento facial y eventos: una guía completa ( 2018)”.

La lista incluye: Listas de vigilancia – cuando un organizador prevé la llegada de personas no bienvenidas a un evento determinado, puede añadirlas a la llamada lista de vigilancia. Este método innovador permite identificarlos inmediatamente con la ayuda de una cámara de vídeo en la fase de registro o incluso durante el evento.

Una ventaja adicional implica la opción de programar el sistema para que informe al personal de seguridad y a la policía sobre la presencia de una persona que debe mantenerse fuera del recinto. “Nuestros clientes, especialmente los que se especializan en suministrar soluciones tecnológicas precisas (como Synopsys), se preocupan por evitar la "fuga de datos" y garantizar que el know-how corporativo permanezca seguro.

Con una herramienta de reconocimiento facial es mucho más fácil garantizar que no intervengan empleados no deseados”, explica Zuzanna Rachowska. Además, la tecnología permite elaborar las llamadas listas blancas de personas muy importantes, cuya satisfacción con la reunión es una prioridad para el organizador.

Seguimiento de sesiones – Los sistemas de reconocimiento facial también proporcionan información sobre las cifras de asistencia y el interés de los participantes en una sesión educativa determinada. Estos comentarios pueden resultar excepcionalmente útiles a la hora de reservar salas de conferencias o seleccionar oradores para la siguiente edición de un evento. “El seguimiento de sesiones con reconocimiento facial puede ser tan sencillo como colocar una tableta o un teléfono móvil en un soporte cerca de la entrada de cada sala. (…) No es necesario ningún hardware especial ni costosos costes de instalación”, subraya Julius Solaris en su informe.

Mapas de calor – Los datos sobre el número y el perfil de las personas que visitan el stand de un expositor en una feria del sector le ayudarán a prepararse mucho mejor para la próxima edición y, por tanto, repercutirán en sus resultados financieros. Un organizador puede aplicar la misma información cuando trabaja en una lista de precios de alquiler de espacios de exposición. Los administradores de lugares para eventos también reconocieron el potencial de la innovadora tecnología de reconocimiento facial. Un gran ejemplo lo proporciona el Centro de Convenciones y Exposiciones RAI de Ámsterdam, el primer lugar que planea agregar una herramienta de reconocimiento facial a su oferta.

¿Hay algo que tener miedo?

A pesar de las numerosas ventajas de los sistemas de reconocimiento facial, sólo entre 20% y 70% de participantes (según el tipo de evento) deciden registrarse utilizando el método comentado. La protección de datos personales es una de las cuestiones más preocupantes. Panos Moutafis, cofundador y presidente de Zenus Inc., sostiene que el procedimiento cumple plenamente con las normas GDPR. “Las fotografías enviadas por los usuarios se convierten luego en datos biométricos que se aplican en los quioscos de check-in. Se eliminan inmediatamente después de su recepción, mientras que la base de datos se elimina de los servidores Fielddrive y Zenus dentro de los siete días posteriores a la finalización de un evento.

Además, ni las fotografías ni los datos biométricos están vinculados a los datos personales de los participantes, sino a números de identificación que simplemente no pueden vincularse al perfil concreto de una persona determinada”, explica Panos Moutafis. Por otro lado, los distribuidores de la tecnología en cuestión destacan unánimemente que es deber del organizador informar a los huéspedes sobre el curso y las ventajas de la inscripción mediante reconocimiento facial, poniendo especial énfasis en el carácter opcional del servicio.

Al alcance de la mano

El futuro del reconocimiento facial parece prometedor. “Las nuevas soluciones tecnológicas permitirán reconocer las emociones y el estado de ánimo de los invitados al evento. Pronto los rasgos faciales de los participantes de una sesión educativa nos dirán si están aburridos o entusiasmados”, explica James Morgan, propietario de Event Tech Lab. Este conocimiento no sólo constituye una retroalimentación directa sobre el éxito de un evento, sino que también hace que la respuesta a las necesidades de los participantes sea mucho más rápida.

La aplicación Emogram, actualmente disponible sólo en versión beta, mide 11 emociones humanas básicas en unos cinco minutos. Fielddrive está trabajando para introducir la tecnología de reconocimiento facial en HoloLens, el dispositivo de realidad mixta de Microsoft. Finalmente, además de mejorar la seguridad, la innovadora herramienta también puede desempeñar otras funciones más avanzadas.

Según la información disponible durante el proceso de registro, una azafata podrá recibir a los participantes con su cóctel favorito y acompañarlos hasta el lugar de su primer encuentro. Otro producto de alta tecnología, la cámara inteligente Zenus, permite medir el nivel de satisfacción de los participantes y la popularidad de los stands en ferias. Los últimos dispositivos Zenus se lanzarán a un público más amplio a finales del primer trimestre de 2019.

 

Periodista de THINK MICE | Diseñador de eventos independiente | Coordinador de Medios y Relaciones Públicas – MPI Capítulo Polonia