Por Janice Jackson

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Los organizadores de reuniones siempre buscan al menos dos cosas: (1) formas de estirar el presupuesto de su evento y (2) formas de aumentar la oferta o la marca de su evento a través de un patrocinio. Con patrocinios sólidos, puede lograr mucho más de lo que permite su presupuesto original. Aquí es donde comienza el mundo del patrocinio y las citas de eventos. Al igual que encontrar al Sr. o la Sra. Adecuados, debes saber lo que quieres y lo que tienes para dar a esta relación.

Un patrocinador de evento es una entidad que apoya un evento a cambio de un beneficio. En términos sencillos, su evento necesita algo. Un patrocinador le da a su evento lo que necesita a cambio de algo, generalmente en forma de exposición. Esta exposición puede venir en forma de marca/señalización, presencia en el sitio web de su evento o algo dentro del evento, es decir, entradas para el evento o acceso a la información de los asistentes. Los organizadores de eventos deben abordar los patrocinios de la misma manera que lo harían con un cliente potencial de citas, utilizando un proceso que me gusta llamar técnica PRP: preparación, investigación y presentación.

Preparar

Cómo empezar: Creas un perfil de citas respondiendo a lo básico (¿tengo una foto de perfil, qué estoy buscando, qué tengo para dar, cuánto tiempo puedo realmente dedicar?) Los mismos pasos comienzan tu búsqueda de patrocinio. . ¿De qué se trata tu evento? ¿Qué necesita? La preparación se trata de evaluar su evento y evaluar qué áreas son atractivas para que otra entidad patrocine. ¿Qué áreas podrían beneficiarse de un acoplamiento “consciente”? ¿Existen oportunidades de patrocinio en el área de registro, actividades sociales, en el sitio web, paneles de oradores, sesiones generales o funciones de comida? Los planificadores también deben conocer información específica sobre los asistentes a sus eventos. ¿Qué pasa con sus asistentes que los hace atractivos para un patrocinador? ¿Cuál es su grupo demográfico, cómo utilizan las redes sociales, cuáles son sus tendencias de compra, etc.?

Investigación

Una vez que identifique lo que tiene para ofrecer, encuentre la combinación perfecta para satisfacer las necesidades de su evento. Investigar es conocer la misión y los objetivos de una empresa. Esto generalmente se encuentra en su sitio web. ¿Cuál es la misión? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Quién es su consumidor? ¿A qué comunidad sirven sus productos y servicios? ¿Dónde existe la oportunidad de elevar su marca a través de su evento? Una vez que encuentre esa empresa especial cuyos intereses se alinean con las necesidades y objetivos de su evento, estará en camino de encontrar la combinación perfecta. Sin embargo, al igual que el chico o la chica que no satisface ninguno de sus deseos, siéntase libre de deslizar el dedo hacia la izquierda para encontrar patrocinadores que no se ajusten del todo a los objetivos de su evento.

Paso

Aquí es donde la gente suele ponerse nerviosa, pero lo consideran el proceso de cortejo en la primera de muchas citas. Una vez que identifique a la persona de la empresa con quien contactar, haga un discurso sólido. En su presentación, resalte los atributos más fuertes de su empresa y por qué alguien sería muy negligente si no fuera patrocinador. Las presentaciones deben personalizarse para cada empresa. Así como cada prospecto de citas es único, también debería serlo la plataforma de presentación de su patrocinador. Los patrocinadores, al igual que las relaciones, quieren sentirse especiales. En el mundo actual, los paquetes de patrocinadores deben implicar ese paso adicional.

¿Qué significa eso exactamente? Profundice en esas conversaciones con los patrocinadores. ¿Es un patrocinador potencial una empresa emergente que busca nuevas ideas tecnológicas? Tal vez organice un evento temático sobre un tanque de tiburones donde los asistentes puedan idear nuevos productos. ¿Gran evento de exposición? Tal vez haga que una empresa patrocine scooters para que los asistentes no tengan que caminar mucho durante la convención. Al igual que las relaciones, todos queremos estar en posesión de algo especial y exclusivo. El paso adicional hace que las relaciones pasen de las meras estadísticas de retorno de la inversión a retornos de participación reales.

Conclusión

Los patrocinios de eventos son esenciales ya que mejoran sus eventos y elevan el conocimiento de la marca de las empresas. Sin embargo, encontrar patrocinadores para eventos es un proceso. Para encontrar esa pareja especial, deberás trabajar desde el principio, para hacerla crecer y sostenerla una vez que haya comenzado. E-Harmony o una aventura de una noche se mide en última instancia por qué tan bien ha realizado su PRP.

Janice Jackson, CMP es directora de eventos y reuniones de la Asociación de Jugadores de la Liga Nacional de Fútbol Americano en Washington, DC. Janice es miembro activo del Capítulo Potomac de MPI y miembro fundador del Consejo Asesor de Planificadores de la Asociación de MPI.