Por Michael Pinchera

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

La Sociedad Estadounidense de Física (APS) canceló su reunión de marzo en Denver debido a preocupaciones sobre el nuevo coronavirus, 36 horas antes de que comenzaran las primeras sesiones. El grupo explicó que esto se hizo "por extrema precaución y en línea con la estrategia de contención de salud pública", y señaló que los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) de EE. UU. habían aumentado su evaluación de riesgos para China, Italia y Corea del Sur. . De los 10.285 inscritos originales del evento, aproximadamente 700 provendrían de uno de esos países.

“Aún más [asistentes] procedían de países donde el virus parece estar estableciéndose entre la población general, por lo que el nivel de alerta podría aumentar durante el transcurso de la reunión, lo que podría retrasar significativamente su viaje de regreso o incluso conducir a cuarentenas. ”, dijo APS en un comunicado aclarando su decisión. “El liderazgo y los planificadores de APS determinaron que el riesgo de transmisión e infección entre los asistentes a las reuniones, el personal, los proveedores y la comunidad de Denver que interactúan estrechamente era demasiado grande para ignorarlo. En una reunión con miles de participantes, es inevitable que algunos caigan enfermos. Si la reunión se hubiera desarrollado según lo previsto, se necesitaría tiempo para establecer si una enfermedad es gripe estacional o COVID-19, y muchos asistentes que han estado en contacto podrían necesitar ser puestos en cuarentena durante las pruebas. Muchas sesiones de conferencias y eventos sociales habrían tenido que cancelarse por precaución”.

El Dr. Michael Biercuk, director del Laboratorio de Control Cuántico de la Universidad de Sydney y fundador y director ejecutivo de Q-CTRL, estaba en el aeropuerto, listo para comenzar el viaje de 8,300 millas hasta Denver, cuando se enteró de que la reunión de APS había terminado. .

"Logré cancelar mi vuelo 10 minutos antes de abordar desde Australia", dijo.

La cancelación de último minuto de este evento significó que algunos de los más de 10.000 inscritos (estudiantes, educadores y físicos de todo el mundo) ya estaban en Denver o en camino cuando se canceló la reunión. La APS dice que 83 asistentes se habían registrado en el lugar cuando el evento fue cancelado oficialmente; 671 asistentes habían cancelado individualmente antes de la cancelación oficial.

Mientras tanto, un grupo de posibles asistentes, incluido Biercuk, se encargaron de garantizar que la valiosa información que se habría compartido en la reunión de la APS aún pudiera distribuirse.

"Empezamos reunióndemarchavirtual.com como una forma de apoyar a la comunidad mientras intenta descubrir cómo hacer frente a la cancelación”, dijo.

Al asociarse con un servicio de seminarios web que admite grabación en vivo, ese sitio se puso en marcha con una pequeña selección de presentaciones que debían realizarse en la reunión de APS, el día después del inicio previsto originalmente de la reunión.

"La medida está impulsada por la comunidad", dijo. “Estamos en consulta con el liderazgo de APS, pero [reunióndemarchavirtual.com] no es, en este momento, un evento formalmente 'sancionado'”.

Afortunadamente, APS no pareció ofenderse por este esfuerzo de base ni verlo como un movimiento adversario de la comunidad para arrebatarle el control a la sociedad. En cambio, todas las partes se centraron en fomentar el intercambio de información importante para el panorama de la física.

"La cancelación de la reunión ha dejado un vacío sustancial dentro de la amplia comunidad de la física", explicó un comunicado de la APS. “APS brindará una opción para que los presentadores compartan sus investigaciones en línea. También se están gestando muchas iniciativas espontáneas”.

Biercuk está satisfecho con la respuesta de la comunidad de tecnología cuántica a la alternativa de intercambio virtual de última hora.

“Esperemos que esta iniciativa ayude a mitigar los impactos de la cancelación del APS”, afirmó.

Nadie puede culpar justificadamente a la APS por tomar una medida audaz que consideró necesaria para salvaguardar su base de miembros y la comunidad de Denver, pero el momento fue desafortunado.

"Si bien APS lamenta que el momento de esta decisión haya causado inconvenientes significativos a muchos miembros de la comunidad física, cree firmemente que era necesario evitar un posible incidente que podría haber llevado a una cuarentena generalizada en Denver por hasta 14 días", dice el comunicado de APS. dicho.

Una comunicación más temprana y más amplia con toda la comunidad podría haber resultado en una decisión final en el momento menos disruptivo, aunque algunas circunstancias son simplemente inevitables.

Para limitar las interrupciones y las consecuencias negativas para las partes interesadas, los profesionales de reuniones y eventos deben sobresalir en las comunicaciones de crisis. A continuación se presentan algunas de las mejores prácticas que vale la pena implementar en sus estrategias de comunicación como resultado del nuevo coronavirus, pero que son aplicables en todos los ámbitos.

Comunicarse a través de múltiples plataformas

Utilice todas las formas en las que normalmente se comunica con sus asistentes (correo electrónico, Facebook, WhatsApp, SMS, Twitter, etc.) para garantizar todos escucha tus mensajes importantes. Necesitas liderar la conversación y ser el fuente de información relacionada con su evento. Si no puedes hacer eso, la comunidad intervendrá para llenar el vacío y no podrás controlar los mensajes.

Sea claro y coherente

Debido a que estás aprovechando múltiples plataformas para hacer correr la voz sobre el estado de tu evento, es esencial que la información proporcionada sea consistente. Esto no es nada nuevo para los planificadores, pero cuando se trata de cosas que pueden cambiar a diario, la coherencia puede convertirse en un desafío mayor.

Comparta actualizaciones tempranamente y con regularidad

Comunique las actualizaciones importantes a todas las partes interesadas lo antes posible. En general, esto hará las cosas más fáciles y menos agitadas tanto para usted como para los asistentes. En la medida de lo posible, evite hacer proclamaciones de último momento que puedan alterar los planes de los asistentes. Como se evidencia en el ejemplo de APS, esto no siempre es algo que usted pueda controlar, pero tenga en cuenta el momento al evaluar decisiones importantes, como la cancelación o el aplazamiento.

Explicar los cambios a las normas.

Informe a los asistentes cómo pueden haber cambiado las normas sociales de su evento. ¿Quiere desalentar los apretones de manos y otras formas de contacto social casual que pueden propagar gérmenes? No tenga miedo de decírselo a los asistentes: si todos están en la misma página, no se sentirán tan extraños al evitar la mano extendida de un compañero profesional. Lo mismo se aplica a las normas relacionadas con el uso de gel esterilizante y evitar tocarse la cara.

Di la verdad

A veces, la realidad de un contagio en expansión puede significar una pérdida financiera para los eventos de su organización. No engañe, bajo ninguna circunstancia, a sus partes interesadas sobre los riesgos asociados. Según los datos disponibles, este nuevo coronavirus tiene una tasa de letalidad significativamente mayor que la de la gripe estacional, aunque todavía no está tan extendido. Usted tiene el deber de diligencia cuando se trata de la seguridad de sus asistentes y personal: comunicar información falsa o engañosa podría hacer que su organización sea responsable en caso de que se manifieste un brote en el sitio.

Ten compasión

Si los asistentes no se sienten cómodos viajando o pasando tiempo en lugares densamente poblados debido a un aumento en la transmisión de enfermedades transmisibles, considere ofrecer reembolsos sin penalización. Claro, esto es un inconveniente y puede costarle a su organización en términos de garantías de alimentos y bebidas, bloqueos de salas, etc., pero si los asistentes que desean cancelar sienten que están siendo castigados por algo que está fuera de su control, la reputación de su marca podría verse afectada. —Y eso ciertamente tiene un costo.

Explicar los planes de contingencia

En primer lugar, debe dejar claro en términos claros que cualquier persona que experimente síntomas parecidos a los de la gripe debe no asistir. Explique los procesos implementados en caso de que alguien comience a presentar tales síntomas mientras está en el sitio.

Esté disponible para responder preguntas

Esfuércese por tener personal disponible en línea y en el sitio para responder las preguntas e inquietudes de los asistentes. Si esto requiere ampliar el equipo que se encarga de dichas comunicaciones, mire dentro de su organización para evaluar si se puede reasignar adecuadamente al personal para manejar dichas comunicaciones; Quizás los voluntarios de confianza de su base de asistentes también puedan ayudar.

Proporcionar recursos

Nadie espera que su organización reinvente la rueda e intente ser el centro de intercambio de información sobre el nuevo coronavirus, pero debe proporcionar orientación clara y relevante de fuentes confiables, como los CDC, la Organización Mundial de la Salud (OMS) y los funcionarios de salud locales en el destino previsto.

 

Michael Pinchera es un escritor y editor galardonado de The Meeting Professional, además de orador, tecnólogo y colaborador de publicaciones empresariales, académicas y de cultura pop desde 1997. Lea más sobre su trabajo en www.whatmemeworry.com.