Por: Jessica Finnerty, CEM, Gerente de Reuniones y Eventos, Asociación de cuidado del automóvil
Estamos navegando en aguas desconocidas. Si bien siempre existe un elemento de incógnita al planificar un evento, los niveles actuales de incertidumbre superan cualquier cosa que hayamos experimentado. Entonces, ¿cómo planeas un evento a gran escala para noviembre cuando ni siquiera estás seguro de cómo será la próxima semana?
La exposición de productos del mercado de repuestos para automóviles (APEX) se lleva a cabo anualmente en Las Vegas, NV y normalmente alberga a más de 2500 expositores y casi 50 000 asistentes. A cinco meses y medio, nos encontramos en un período de planificación crítico y estamos avanzando con todos los sistemas. Afortunadamente, la industria del cuidado del automóvil es sólida y todos los primeros indicadores han sido positivos. Nuestra industria está lista para volver a funcionar y es evidente que ven el valor de AAPEX.
El compromiso de los expositores de AAPEX es fuerte. A pesar de los presupuestos ajustados y un futuro incierto, ya hemos superado el número total de stands de 2019 en cerca de 200 stands. Además, estamos viendo empresas que se inscriben para participar en algunos de los nuevos espacios e iniciativas para 2020. Atribuyo gran parte de este éxito a nuestra comunicación, transparencia y adaptabilidad. La dirección de la feria ha sido implacable al trabajar con nuestros expositores para garantizar que sientan que su inversión está protegida. Modificamos y ampliamos nuestra política de cancelación para que las empresas puedan contratar con confianza y hemos trabajado con nuestros proveedores para garantizar un riesgo mínimo al realizar pedidos de servicios. Cuando recibimos algunos comentarios preocupados sobre una política existente, los escuchamos y los ajustamos en consecuencia. También hemos proporcionado comunicaciones y actualizaciones constantes. Nuestro sitio web y nuestras comunicaciones por correo electrónico contienen texto que aborda la situación desde que comenzó. Y apenas la semana pasada, lanzamos nuestro Primer vídeo del Ayuntamiento de Expositores de AAPEX, donde los propietarios de AAPEX respondieron preguntas múltiples sobre el programa.
Del lado de los asistentes, también estamos viendo indicadores positivos. Nuestro registro se abrió una semana más tarde de lo normal y sin el gran impulso de marketing habitual que normalmente lo acompañaría. A pesar de eso, más de mil registrantes encontraron el sitio por su cuenta durante la primera semana y ese número continúa aumentando. Si bien los números están muy lejos de nuestra presentación habitual en este momento, sigue siendo muy alentador ver a los asistentes participar tan lejos (y sin motivación financiera, ya que nuestro precio de reserva anticipada se extiende hasta octubre). Y, al igual que nuestros expositores, estamos trabajando para garantizar que los asistentes se sientan seguros, tanto con su inversión como con su salud. Estamos buscando formas de ofrecer ahorros de costos siempre que sea posible. Y estamos monitoreando de cerca las mejores prácticas y pautas de seguridad que recién ahora están comenzando a implementarse dentro de la industria y las haremos cumplir rigurosamente.
De cara a los próximos meses, nuestro plan es simplemente continuar con estos esfuerzos. Tenemos una segunda transmisión del Ayuntamiento de Expositores programada para principios de verano y todavía estamos planeando organizar nuestro Campamento de Stands de Expositores, un evento gratuito para nuestros expositores que brinda educación y actualizaciones sobre la feria. La comunicación y la transparencia seguirán siendo claves. Y pase lo que pase, seguiremos buscando nuevas formas de garantizar la seguridad, calmar los miedos y aportar valor a todos los que confían en nosotros.
Esperamos que estas tendencias positivas continúen, tanto para nuestro programa como para todos los suyos. Mientras tanto, manténganse a salvo. Esperamos verlos a todos nuevamente pronto.
