Por: Betsy Jacoby-Greenleaf, CEM de Jacoby Expo & Events

A reciente encuesta CEIR mostró que 69% de los ejecutivos de organizadores de espectáculos que cancelaron su evento están considerando una o más ofertas virtuales para entregar contenido. Numerosos seminarios web, artículos y debates han compartido plataformas, ideas generadoras de ingresos y consejos y trucos para que el cambio sea exitoso.

Pero, ¿qué pasa si su evento se basa en ver, tocar o incluso oler el producto antes de comprarlo? Un evento virtual simplemente no satisface las demandas de su público objetivo, por lo que la pregunta que enfrentan estos organizadores de espectáculos es si cancelarán o seguirán adelante con sus eventos de 2020 y 2021.

Actualmente estoy trabajando con un cliente para avanzar con un evento a fines de agosto de 2020. La decisión se tomó con el voto mayoritario de la junta y el apoyo de los miembros. El mayor desafío al que nos hemos enfrentado hasta ahora es la falta de mejores prácticas y orientación desde el punto de vista del gobierno, las instalaciones y la industria.

Esto es lo que aprendí durante el proceso de tomar estas decisiones y lo que creo que veremos en el futuro de los eventos.

Confianza del expositor y asistente

Ya sea que sea una asociación impulsada por sus miembros o un organizador de ferias corporativas, es crucial contar con el apoyo y la confianza de sus partes interesadas, expositores y asistentes.

Un factor importante para ganarse la confianza de las partes interesadas es tener en cuenta las tendencias de compra y el impacto económico de su industria en su conjunto. Es esencial evaluar el estado actual de los asistentes y medir su entusiasmo por volver a trabajar. Más que nunca, desarrollar una lista de asistencia sólida y de calidad impulsará a las empresas a exponer en su feria y generará un fuerte apoyo de sus miembros y accionistas.

Entrando en lo desconocido

Entonces tienes el apoyo, ahora es el momento de ejecutar. El factor más desafiante a la hora de seguir adelante con su evento es la falta de pautas disponibles a nivel gubernamental, de instalaciones y de la industria. El mejor ejemplo que hemos visto hasta ahora en cuanto a estándares de seguridad y salud implementados en un evento en vivo es el de Corea del Sur. KINTEX.

Es fundamental que los organizadores de la feria trabajen en colaboración con los proveedores (instalaciones, decoradores, audiovisuales y más) para desarrollar un plan estratégico sólido.

Considere lo que hemos visto hasta ahora.

• Requerir que todos los asistentes, expositores, personal y proveedores usen máscaras faciales
• Cambio de buffets por comidas preenvasadas
• Implementar controles de temperatura al ingresar a la sala de exposiciones, conferencias magistrales y recepciones.
• Proporcionar protectores de plexi para que los expositores los alquilen para su stand.
• Aumentar el tamaño e implementar pasillos unidireccionales para permitir el distanciamiento social.
• Requerir reuniones solo con cita previa para reducir la cantidad de asistentes en el piso de exhibición al mismo tiempo.
• Disponer estaciones de desinfectante de manos en toda la sala de exposiciones y sesiones educativas.
• Crear incentivos para impulsar la preinscripción y reducir las colas en el sitio

El futuro

La conversación sobre cómo hacer que los eventos sean seguros se llevará a cabo con el paso del tiempo y evolucionará a medida que salgamos de esta crisis. Diferentes industrias decidirán reanudar sus eventos en vivo antes que otras. Por ejemplo, es probable que veamos la recuperación de los eventos manufactureros mucho antes que los eventos en la industria del cuidado de la salud. Habrá salvaguardias que han surgido durante esta pandemia y que tendrán un lugar temporal o permanente en eventos futuros. Se requerirá una revisión y ajuste frecuentes de esas regulaciones.

Cambiando la mentalidad

Los eventos en vivo se recuperarán, pero es la mentalidad de nuestra gente la que tardará más en hacer la transición. Básicamente, hemos vivido en un estado de bloqueo durante más de 60 días. Si tenemos en cuenta que cualquier cambio habitual tarda 30 días en crearse, el miedo a los viajes y a las grandes aglomeraciones queda establecido. Necesitamos permitir un período de recuperación para que las empresas y las personas se sientan seguras a la hora de reanudar sus actividades.

Zonificación de las normas sanitarias

Veremos que las instalaciones establezcan e implementen protocolos de saneamiento y limpieza para minimizar los riesgos asociados con agentes de enfermedades infecciosas actuales y potenciales. El Consejo Asesor Global Biorisk, una división de ISSA, una asociación mundial de limpieza, ha lanzado el Acreditación estrella GBAC programa, la única acreditación de prevención, respuesta y recuperación de brotes de nuestra industria para que las instalaciones impulsen estos esfuerzos. También veremos niveles de estos estándares ejecutados en hoteles, aerolíneas y empresas de transporte.

Implementación de tecnología.

Mientras vivimos esta pandemia, realmente nos hemos dado cuenta de la conveniencia y necesidad de la tecnología. A través de un sistema de prueba y error, hemos encontrado aciertos y fracasos en los eventos virtuales. En particular, hemos aprendido cómo crear un flujo de ingresos adicional a través de componentes de eventos virtuales.

Si bien predigo que los eventos virtuales serán una respuesta temporal al estado económico actual de los eventos en vivo, habrá un aumento en los organizadores de espectáculos que implementarán un elemento de tecnología en su evento, ya sean temas educativos pregrabados o sesiones generales transmitidas en vivo. y a partir de ahí, inevitablemente veremos un aumento de eventos híbridos.

Al final

Nuestro enfoque principal en Jacoby Expo & Events ha sido ser proactivos con respecto a los estándares de la industria y compartir con nuestros clientes lo que nuestros socios están haciendo para recuperarse de esta crisis y prevenir amenazas actuales y potenciales para la salud. Nos sentimos optimistas de que los eventos en vivo se recuperarán antes de lo esperado y prosperarán con el entusiasmo que hemos sentido en toda nuestra industria por volver a lo que mejor hacemos: los eventos.

Betsy Jacoby-Greenleaf, CEM es la presidenta de Jacoby Expo & Events, donde se especializa en el crecimiento de eventos estratégicos mediante el desarrollo de relaciones personales y profesionales con administradores de espectáculos y asociaciones para comprender mejor la demografía de sus eventos y las tendencias pronosticadas de la industria.