Con la incertidumbre que rodea al COVID-19 y los diferentes planes de reapertura entre los gobiernos estatales de los Estados Unidos, los organizadores de espectáculos masculinos tienen la decisión de posponer o cancelar sus eventos en vivo o trasladar su espectáculo al ámbito digital. A principios de este año, CEIR envió encuestas en abril y junio a ejecutivos de organizadores de exposiciones de EE. UU. para comprender la profundidad de los efectos de la COVID-19 en el futuro de la industria de exposiciones B2B. Los resultados mostraron que hay un aumento significativo en el traslado de espectáculos presenciales a virtuales. En abril, 15% de ejecutivos trasladaron su feria a una feria comercial completamente virtual. En junio, ese número saltó a 41%.

A medida que más y más organizaciones trasladan sus espectáculos al territorio desconocido de lo digital, ¿no sería bueno recibir orientación de sus pares de la industria sobre su experiencia? Los miembros del Comité de Jóvenes Profesionales de la IAEE que han producido o están en proceso de producir sus programas han compartido sus consejos y lecciones aprendidas durante la transición a eventos virtuales.

Shannon Binger

• Asegúrese de tener un cronograma que incluya fechas límite para el diseño, la producción y las pruebas que funcione para las partes interesadas y los proveedores internos.
• Planifique su equipo de atención al cliente y la comunicación con un árbol de comunicación sobre cómo clasificar las preguntas. Planifique la asistencia del proveedor con sus números y correos electrónicos de servicio al cliente.
• Instituya un “rastreador” de documentos compartidos donde pueda colocar todos los cambios solicitados y marcar la prioridad. Usamos esto como base para cada llamada de control la semana anterior y la semana de la conferencia. Continuaremos usándolo hasta que el sitio caiga.
• Planifique registros diarios al menos una vez al día la semana anterior y la semana de la conferencia. Nuestro proveedor ofreció "horario de oficina" donde los líderes del proyecto del proveedor estaban disponibles durante horas establecidas (8-5) en una sala de zoom donde nosotros, los organizadores, podíamos "pasar" para discutir preguntas o discutir inquietudes.

Corinne Dwyer

• Asegúrese de dejar suficiente tiempo para marketing y pruebas, no tuvimos la participación de asistentes que esperábamos y nuestros proveedores pagaron para participar en el evento y no quedaron satisfechos con la participación.
• Intente hacer que sus sesiones de oradores sean interactivas y en vivo donde los asistentes puedan hacer preguntas y respuestas y enviar comentarios, grabar la sesión y luego publicarla en su sitio web o en YouTube para que la gente pueda verla más tarde; esto también puede permitir que se realicen ediciones antes de publicar. en línea para que el mundo lo vea.
• Programe las sesiones en un evento virtual en horarios específicos y asegúrese de que haya suficiente contenido para llenar el tiempo y la disponibilidad para los diferentes horarios de los asistentes.

Stephanie De Marco

Como GSC, hemos introducido nuestras propias soluciones de eventos virtuales, por lo que familiarizarme con ese lado de esta industria como lo haría normalmente en mi puesto ha sido fascinante. ¡Estoy aprendiendo sobre nuevas capacidades y cómo atender a nuestros clientes como nunca antes lo habíamos hecho! Algo que me pareció interesante de la plataforma fue el emparejamiento recomendado por la IA. La plataforma lo emparejará o le recomendará a otro asistente en función de sesiones, roles, etc. similares a los que asistió. Si bien prefiero el cara a cara, ¡esta es una solución inteligente y tecnológica para mantener la participación!

Stephenie Hawkins

• Programe descansos entre sesiones, incluso si son de 5 minutos. De esta manera, no tendrá que entrar en pánico cuando los oradores se acerquen a una sesión en vivo o pregrabada. También da tiempo para solucionar cualquier problema técnico con la transmisión.
• Asigne a alguien a cada sala para que actúe como moderador del chat de texto. Esta persona también puede informarle si hay algún problema audiovisual. Configuramos un canal de Teams para que todos lo utilicen para comunicarse. Ahora puedo usarlo fácilmente para compilar mi informe posterior al show. Antes del evento, organizamos una capacitación para moderadores y compartimos respuestas a preguntas comunes y los mensajes que debían publicar al principio y al final del chat. Al comienzo de cada sesión, recuerdan a todos que deben seguir el código de conducta.
• Definitivamente preparo la comida con anticipación: no he salido de casa en 8 días. Lo bueno es que no me duelen los pies.
• Intente obtener la mayor cantidad de respuestas con anticipación: ¿el chat está abierto para todas las sesiones? De ser así, ¿cuándo se cierra? ¿Vamos a mostrar la lista de asistentes a la conferencia y/o sesiones patrocinadas? ¿Qué información podemos extraer de la plataforma y cuánto tiempo tendrán que esperar los patrocinadores para obtener clientes potenciales? ¿Queremos cerrar subtítulos en todas las sesiones? ¿Qué suena durante los descansos?
• Es aún más difícil atraer tráfico a los “stands” del patrocinador. Los expositores están tan acostumbrados a que todo el mundo se acerque a ellos que ahora tienen que ajustar su mentalidad e ir tras los asistentes. Definitivamente incorporar patrocinadores al programa educativo (como moderadores, panelistas, etc.) para que puedan interactuar con los asistentes. También podría incorporar comerciales de patrocinadores a la conferencia. Anime a los patrocinadores a realizar obsequios y promuévalos; esas páginas reciben la mayor cantidad de tráfico para nuestros eventos. Permita que los patrocinadores organicen un encuentro virtual con un orador popular o invite a un mixólogo para que enseñe a todos cómo preparar un cóctel sin alcohol, etc.
• Tenemos música en vivo todas las noches y ha sido muy popular. También tenemos una fuente de relajación que conecta con el Acuario de la Bahía de Monterey; es un buen descanso y no nos cuesta nada.
  ¡¡¡A los asistentes les ENCANTAN las oportunidades de networking!!! Comenzamos y terminamos el día con sesiones de networking en las que el asistente debe llamar para ingresar a la sala y le solicitamos que comparta su nombre completo y encienda su cámara. Limitamos cada habitación a 12 personas. Otra división de la empresa utiliza Remo para la creación de redes y dice que es fantástico.
• Ten gracia contigo mismo y con el equipo: ¡todo esto es nuevo!

Kyle McMillan
Una cosa que estamos viendo es que a los expositores no les importa tanto la experiencia 3D, lo que les hace sentir como si estuvieran en una feria al estilo Sims. Se ve genial, pero requiere un gran esfuerzo y no tiene el valor. A nuestros expositores no les entusiasma tener que permanecer frente a la computadora todo el día para estar disponibles para una llamada de Zoom (por ejemplo, si en el stand se les ofrecen chats de Zoom en vivo, el personal debe estar disponible todo el día). Están buscando oportunidades para conectarse. durante todo el evento (por lo que se han solicitado emparejamientos, chats e incluso yesca de los asistentes).

Kate Stewart
Espero que podamos realizar mi espectáculo en marzo, pero en el caso de que no podamos, mi consejo sería investigar con anticipación y tener algunas plataformas virtuales en su bolsillo trasero, de modo que si necesita cambiar a lo virtual, no estás perdiendo un tiempo precioso.

Madelyn Thompson
Cambie el nombre de sus programas virtuales; no los llame por el mismo nombre que sus programas presenciales, sino por algo que los una. Esto le permite crear experiencias híbridas para sus eventos tanto con el programa virtual como con el programa presencial a medida que superamos el COVID.

Esperamos que estos consejos te ayuden y nos encantaría saber si tienes tus propios consejos. Envíe un correo electrónico al director de marketing de CEIR, Jannat Choudhury si tienes consejos o quieres compartir tu experiencia con la industria.