Por: Robyn Davis, expositores WINH LLC

Este año asistí Predicción CEIR por primera vez. Como alguien que se preocupa profundamente por nuestra industria y está realmente interesado en los datos relevantes, ¡este evento fue fantástico! Aunque no hay manera de saber qué sucederá en el futuro con certeza, obtener una variedad de opiniones de expertos (a veces contradictorias) fue una gran excusa para imaginar lo que podría suceder y cómo manejaría cada escenario.

Una de las sesiones que más disfruté (“Cómo pensar como un futurista," presentado por Juan Gerzema) compartió datos recopilados por Harris Poll desde abril de 2020 (y antes, en algunos casos) hasta septiembre de 2020. Específicamente, la parte final de esa sesión, sobre el "Futuro de las conferencias", me brindó una serie de ideas relevantes para considerar... Si te perdiste la sesión en vivo o siempre estás abierto a otra perspectiva, estas son dos de mis conclusiones más importantes para los organizadores de eventos:

1. Aunque muchas cosas han cambiado, las principales razones por las que los profesionales siempre han participado en eventos empresariales son (todavía) grandes motivadores hoy en día... ¡y, ahora, incluso en mayor medida que antes!

Harris Poll preguntó: "¿Cómo ha cambiado para usted la importancia de cada uno de los siguientes aspectos de los eventos empresariales?" – Me incliné por las categorías que reportaron las calificaciones más altas “más importantes” y, para ellas, las tres primeras incluyen:

• Comunidad (conectarse con amigos o colegas en mi campo) – 38% dijo más importante
• Networking (conocer gente influyente, construir relaciones) – 37% dijo más importante
• Transferencia de conocimientos (capacitación industrial, contenido, información de productos) – 37% dijo más importante

Ver que estas categorías ocupan un lugar tan alto no fue una gran sorpresa para mí, ya que la construcción de relaciones y la educación han estado encabezando la lista de "por qué asistir a eventos de negocios" desde que estoy en la industria de ferias comerciales... pero, estos datos dicen nosotros más que eso, en mi opinión.

Como organizadores de eventos, usted marca la pauta para las expectativas de los participantes con su programación, materiales de marketing, etc. Usted sabe lo que quieren y lo ha estado cumpliendo durante muchos años. Ahora, aunque casi todo lo demás parece haber cambiado, usted todavía sabe lo que quieren sus participantes y puede utilizar su experiencia para servir mejor a su comunidad.

Para aprovechar ese conocimiento, utilice esta lista de las categorías "más importantes" como lista de verificación para sus próximos eventos. Ya sean en persona o en línea (más sobre esto a continuación), especifique cómo sus eventos brindan estos beneficios a los participantes. Dígales:

• Cómo se crea comunidad
  • Quién asiste a sus eventos (comparta los datos demográficos específicos de eventos anteriores y anote a quién invitará a su próximo evento)
  • Cómo los participantes pueden encontrar y conectarse con aquellos que conocen (ofrezca herramientas/plantillas para ayudar a los profesionales a compartir con anticipación que están participando, identifique oportunidades para que grupos de intereses especiales se "reúnan" y anote cualquier forma fácil de encontrar colegas o amigos que también participan)
• Cómo facilitas el networking
  • Qué profesionales influyentes de la industria también participarán (enumere a los oradores, patrocinadores y/o ganadores de premios de manera destacada en sus promociones y ofrezca oportunidades especiales para conocer a personas VIP de la industria).
  • ¿Cómo pueden los participantes encontrar y conectarse con aquellos que no conocen? (sugerir lugares/horarios convenientes para interactuar con otros y ofrecerles capacitación para ayudarlos a sentirse más seguros al acercarse a nuevos contactos).
  • ¿Cuándo pueden los participantes dedicar más tiempo juntos (explique si tiene oportunidades dedicadas para construir relaciones en su evento o sugiere que los participantes programen conversaciones adicionales “fuera de línea”?)
• Cómo facilitar la transferencia de conocimientos
  • Qué oportunidades educativas están disponibles (enumerando todo, desde talleres más largos y profundos hasta minisesiones organizadas por los expositores)
  • Qué contenido está disponible (indicando si es parte del evento, como folletos de la sesión y material adicional para los expositores, o si se comparte a través de sus canales de redes sociales, correos electrónicos masivos y sitio web)
  • Donde los participantes pueden obtener la información sobre productos que necesitan para hacer crecer sus negocios (presente a sus expositores, patrocinadores y premios relacionados con productos, y compártalos con frecuencia para que no se pasen por alto ni se olviden).

Destacar los componentes "más importantes" del evento ayudará a los participantes a reconocer el valor de participar y les dará algo específico que esperar. Aunque es posible que sea necesario cambiar la forma en que ayuda a los participantes a lograr sus objetivos, puede estar tranquilo sabiendo que todo el arduo trabajo que puso en la lluvia de ideas para mejorar u optimizar esas áreas clave sigue siendo relevante.

2. Aunque las motivaciones de los participantes no han cambiado demasiado drásticamente, sus expectativas se han "recalibrado" según el tipo y el momento del evento.

La encuesta Harris preguntó a los encuestados "... ¿cuál es su expectativa de un evento en persona frente a un evento en línea?" – En esta sección, lo que más me interesó fue cómo las respuestas cambiaron con el tiempo para cada tipo de evento.

Empecemos por los eventos presenciales: de abril a septiembre, las expectativas se han reducido en todas las categorías menos una (definición de objetivos corporativos). Esto me hizo pensar en una estadística compartida anteriormente en la presentación: 82% de estadounidenses dijeron: "Perdonaría a una empresa por al menos intentar ayudar, incluso si no lo hacen bien". Esa estadística se refiere a hablar sobre cuestiones sociales, pero creo que la conclusión más importante (y la conexión probable que identifiqué entre esas dos estadísticas) es la alineación y la comprensión. Los problemas sociales no son nuevos, al igual que los eventos en persona no son nuevos; pero, lo “normal” en nuestro enfoque y nivel de responsabilidad hacia cada uno ha ido cambiando.

Entonces, por divertido que parezca, para muchos organizadores de eventos, organizar un evento en persona puede resultar menos familiar que organizar un evento en línea; e incluso puede parecer abrumador intentar navegar por todos los nuevos procedimientos que hacen que organizar un evento en persona sea cómodo para los participantes. La buena noticia es que los participantes parecen entender esto: reconocen que lo estás intentando y están dispuestos a darte algo de gracia por ese motivo. En otras palabras: En este momento, está bien cometer algunos errores, ya sea que estés hablando sobre temas sociales o volviendo a organizar eventos en persona, siempre y cuando tengas en mente los mejores intereses de tu audiencia... ¡Así que aproveche (especialmente porque, en mi opinión, es poco probable que ese espíritu comprensivo dure mucho tiempo)!

Esto nos lleva a los eventos en línea: los datos mostraron que, en cada categoría, las expectativas para los eventos en línea son más altas ahora que hace varios meses.. Para mí, esto resuena con lo que he estado escuchando de mis contactos: entre la “fatiga del trabajo desde casa por Zoom” y las luchas continuas para crear valor para sus empresas (sin acceso a sus métodos normales de ventas y marketing), los participantes en línea necesitan organizadores para ayudarlos a lograr más. En mi experiencia, se han vuelto menos indulgentes en línea porque este formato ya no parece "nuevo" y simplemente no pueden justificar el tiempo y el gasto de continuar participando en eventos en línea que no funcionan.

En otras palabras: cuando se trata de eventos en línea, por mucho que los participantes quieran apoyar a sus organizaciones (y algunos pueden continuar haciéndolo, a regañadientes, incluso si usted no cumple con sus expectativas), ellos realmente necesitan que usted haga su esfuerzo. mejor. Nuestra industria ha tenido varios meses para aclimatarse al concepto de eventos en línea (sin mencionar los años que también se llevaron a cabo eventos en línea, antes de esta pandemia), lo que puede no parecer mucho tiempo si solo ha estado trabajando en uno o dos eventos en ese tiempo, pero con tanta gente organizando tantos eventos en línea, prácticamente todos los días, la novedad desaparece rápidamente para los participantes.

Entonces, ya sea que te sientas como un profesional o recién estés comenzando, hay recursos disponibles para ayudarte a evitar algunos de los desafíos comunes asociados con este formato y crear una mejor experiencia para tus participantes... solo tienes que ¡Elige no dejarte llevar por la comodidad y esforzarte siempre por hacer que tu próximo evento sea mejor que el anterior!

Al final, aprendí (y confirmé) mucho en CEIR Predict. Las conclusiones anteriores cubren aproximadamente cinco minutos de una sesión del evento de este año. Si tiene tiempo, le animo a que se detenga y dedique al menos ese tiempo a pensar en su futuro hoy. Pregúntese:

• ¿Cómo puede utilizar lo que ya sabe (y lo que ha estado haciendo bien) para servir mejor a sus participantes en el futuro?
• ¿Hay áreas en las que necesites darte un poco de holgura (¡lo mejor que hagas es suficiente!)? ¿Hay áreas en las que necesita desafiarse para mejorar continuamente (siempre hay margen de mejora)?

No podemos predecir el futuro con certeza 100%, pero podemos tomar medidas inteligentes y estratégicas para crear el mejor futuro posible para nosotros y nuestras comunidades.

A través de su empresa, Expositores WINH LLC, Robyn se asocia con organizadores de eventos para enseñar a sus expositores las estrategias necesarias para ganar en ferias comerciales y, en última instancia, mejorar el compromiso, la satisfacción y la retención de los expositores a través de sus galardonados programas de éxito para expositores. Para obtener más información, visite el sitio web de su empresa (vinculado arriba) o solicite Conéctate con Robyn en LinkedIn.