Por: Robyn Davis, expositores WINH LLC

Las estadísticas han demostrado que los expositores aún no están teniendo la mejor experiencia con los eventos virtuales; sin embargo, si usted es un organizador de ferias comerciales que depende de la participación (y la inversión) de los expositores para mantener su organización funcionando sin problemas, deberá ayudarlos a superar los desafíos que están experimentando... al menos mientras usted esté organizar eventos virtuales o híbridos.

Uno de los mejores lugares para comenzar a generar confianza, renovar sus compromisos y mejorar su experiencia es con una comunicación abierta y honesta. Específicamente, estos son tres de los temas más importantes que puede discutir con sus expositores antes de su próxima feria comercial virtual:

1. ¿Cómo funciona su sistema desde el punto de vista logístico?

Aunque, como comunidad de eventos, tenemos un lenguaje y una expectativa común para el concepto de una feria comercial tradicional/presencial, ese no es el caso todavía para los eventos en línea/digitales/virtuales... por lo tanto, deberá enseñar sus expositores a qué se refiere cuando dice que hay opciones para cosas como “networking”, “citas” o una “sala de exhibiciones” (y qué pasos deben seguir para que ellos mismos o sus equipos estén configurados correctamente en su sistema, para que pueden acceder a cada uno de esos componentes).

2. ¿Cómo pueden sus expositores utilizar su sistema en su beneficio, estratégicamente?

Muy pocos expositores reciben capacitación formal y estratégica para ferias comerciales presenciales y, hasta ahora, parece que aún menos expositores han recibido capacitación formal y estratégica para sus ferias comerciales virtuales... por lo que necesitarán su ayuda para comprender cómo aprovechar al máximo la plataforma que ha seleccionado para lograr sus objetivos en áreas clave como compromiso/interacción, motivación de los asistentes y generación de tráfico, oportunidades de valor/demostración de ROI, y otras.

3. ¿Qué falta en su sistema que normalmente podrían hacer en persona y/o que podrían esperar hacer en línea? ¿Cómo pueden llenar esos vacíos?

Este es el tema al que puede sentirse más resistente; después de todo, parte de su trabajo es vender “espacio de stand virtual”, ¿verdad? Quizás incluso se pregunte... Si les cuenta a los expositores las deficiencias de su sistema, ¿no los disuadirá de participar? En mi experiencia, la respuesta es no. Los expositores se han sentido tan frustrados como usted por todos los “pivotes” forzados de último momento y, en mi experiencia, aprecian que los organizadores de eventos sean más transparentes y honestos con ellos.

La realidad es que todo sistema virtual tiene algunas lagunas (ninguna experiencia en línea podría “igualar” la experiencia presencial en todos los sentidos); pero, al explicar cómo eligió su plataforma, qué es lo que más le gustó de ella (o qué pensó que sería más útil) y qué puntos débiles identificó, establecerá mejores expectativas para sus expositores. Al revisar sus capacitaciones logísticas y estratégicas para incorporar ideas viables y soluciones alternativas para cada punto débil (o para compensar cada beneficio/oportunidad que ahora falta), estará capacitando a sus expositores para lograr más en este mundo desconocido y en constante evolución. ambiente.

En general, los expositores están luchando con las ferias comerciales virtuales. Necesitan su ayuda para ver (y, en última instancia, obtener) el valor de exponer en su evento en línea. Puede que no sea su responsabilidad discutir estos temas con ellos (puede que no le resulte cómodo o fácil), pero lo mejor para usted es hacerlo. Usted, junto con su equipo ampliado, tiene la oportunidad de aliviar algo del estrés y la abrumadora sensación que sienten los expositores... Una discusión abierta y honesta, que incluya estos tres temas importantes, es un excelente lugar para comenzar.

A través de su empresa, Expositores WINH LLC, Robyn se asocia con organizadores de eventos para enseñar a sus expositores las estrategias necesarias para ganar en ferias comerciales y, en última instancia, mejorar el compromiso, la satisfacción y la retención de los expositores a través de sus galardonados programas de éxito para expositores. Para obtener más consejos e ideas útiles, planee asistir a la próxima sesión educativa de Robyn sobre ¡“Trabajando con expositores en un mundo virtual” en la Expo! ¡Exposición! 2020 o solicitar a Conéctate con Robyn en LinkedIn.