Reimpreso con autorización de Northstar Meetings Group. Publicado originalmente el 13 de enero de 2021.

Por: Alex Palmer, editor adjunto, Grupo de reuniones Northstar

Los organizadores de exposiciones ven valor a largo plazo en los eventos digitales, y la educación demuestra ser el principal impulsor de la asistencia. Estas se encuentran entre las tendencias de eventos virtuales destacadas en un nuevo informe del Centro de Investigación de la Industria Expositiva (CEIR). El primero de una serie de tres partes, “Informe uno: Anatomía de los eventos virtuales y resultados financieros” se basa en las respuestas de 346 ejecutivos de empresas organizadoras de exposiciones.

Si bien Covid-19 ha impulsado un aumento en los eventos digitales, solo el 22 por ciento de los encuestados dijeron que planean abandonar sus esfuerzos de eventos virtuales una vez que superemos la pandemia. Más de dos tercios de los ejecutivos (68 por ciento) dijeron que esperan que los aspectos virtuales sean un componente más importante de los eventos físicos en el futuro.

La educación ha demostrado ser el mayor impulsor de la asistencia a eventos digitales, citada por el 33 por ciento de los encuestados como la principal razón por la que los organizadores creen que los profesionales asisten a su evento. A esto le siguió la necesidad de mantenerse al día con las tendencias de la industria, citada como una de las principales razones por el 11 por ciento de los organizadores, y el cumplimiento de los requisitos de certificación profesional (un 10 por ciento). La lista completa de los principales factores de asistencia a eventos virtuales se desglosa de la siguiente manera:

• 33%: Educación para el desarrollo profesional o personal
• 11%: Manténgase actualizado con las tendencias de la industria
• 10%: Cumplir requisitos de certificación profesional
• 9%: Vea, experimente nuevas tecnologías, nuevos productos
• 8%: Redes profesionales
• 6%: Generación de ideas
• 5%: Reputación del evento
• 5%: Construir, mantener relaciones con proveedores
• 4%: Capacidad para interactuar con expertos
• 4%: Recopila información para próximas compras
• 3%: Inspírate/motivación/recarga energías

El informe enfatizó que los eventos digitales fueron vistos como una adición a las exhibiciones presenciales de los organizadores, y no como un reemplazo de ellas.

“Los eventos virtuales son diferentes de sus homólogos presenciales”, informó CEIR. “El contenido impactante en la educación... [es] una forma poderosa de crear una audiencia para impulsar el tráfico y la participación en eventos que suceden en persona. Tener ambos tipos de eventos en una cartera probablemente tendrá beneficios positivos y sinérgicos para un organizador en el desarrollo de membresía, participación y, si los eventos están diseñados y ejecutados bien, el resultado final”.

Diferencias entre eventos virtuales y presenciales

Los hallazgos mostraron que los eventos virtuales tienden a ser más pequeños y más cortos en promedio que el evento presencial equivalente. Por ejemplo, el número promedio de minutos por sesión educativa presencial es de 70, pero se redujo a 59 para los eventos digitales. Si bien el número promedio de horas por día de un evento presencial es de ocho, para una reunión virtual son solo seis. Aproximadamente seis de cada 10 encuestados cobran algo por sus eventos, el 37 por ciento cobra según un modelo de precios escalonados y el 19 por ciento cobra una tarifa fija. En promedio, a los asistentes se les cobra $357 por evento, con la mediana en $200. 

Si bien los objetivos financieros de un evento virtual eran, en promedio, mucho más pequeños que los de un evento físico, el 44 por ciento de los encuestados dijo que cumplieron sus objetivos financieros (ya fuera ser autosostenibles, obtener ganancias o algún otro objetivo), mientras que el 21 por ciento dijeron que lo superaron. 

Según el informe, algunos eventos virtuales ya han logrado generar ganancias netas. “En general, los ingresos brutos siguen siendo bajos”, señala el informe, “pero la capacidad de obtener ganancias de tales eventos sugiere que los eventos virtuales ofrecen poder de permanencia como fuente de ingresos auxiliar. Es más probable que los eventos virtuales se sumen a la cartera de un organizador de eventos en lugar de canibalizar o reemplazar los eventos físicos en persona”.

El informe también analizó las tendencias de los eventos virtuales a nivel regional y por industria. Estados Unidos demostró estar rezagado en el uso de eventos híbridos, con el uso geográfico de eventos híbridos desglosado de la siguiente manera:

• 55%: África
• 48%: América Latina
• 45%: Europa
• 39%: Asia
• 10%: Estados Unidos
• 5%: Canadá

La industria más ansiosa por adoptar herramientas digitales a largo plazo fue la “financiera, legal y de bienes raíces”, para la cual el 82 por ciento de los encuestados dijeron que creen que lo virtual será un componente más importante de los eventos físicos en el futuro. Le siguió la educación, en la que el 74 por ciento de los encuestados dijeron estar de acuerdo.

Este es el primero de tres informes de esta serie titulada, Tendencias globales de eventos virtuales. Los dos próximos serán: "Informe dos: lecciones aprendidas hasta la fecha y tecnologías utilizadas" y "Informe tres: ejemplos de estudios de caso". Se puede acceder a este informe completo aquí. sin coste alguno para todos los profesionales del sector, gracias a Tarjeta de intercambio por su colaboración en esta investigación.