Por Joy Davis, CAE, directora general, productos miembros, Asociación Estadounidense de Científicos Farmacéuticos
Es el Mes de la Concientización sobre la Ética: un buen momento para observar el sistema que utiliza para buscar y seleccionar la programación para su reunión y preguntarse si cumple con las promesas que ha hecho a los miembros, oradores y asistentes.
El escenario que creas con tu reunión es valioso y debes gestionar las oportunidades que presenta como recurso. Sin embargo, la oportunidad de hablar en una sala llena de personas que pueden ampliar la red profesional de un orador y generar invitaciones para realizar consultas sobre proyectos cargados de ingresos a menudo pasa desapercibida.
La gente habla en su reunión por todo tipo de motivos, desde el descuento del orador al registrarse hasta la oportunidad de generar clientes potenciales para su negocio. Sin embargo, existe una tremenda presión para ignorar esa realidad. En la negociación para obtener acceso a ese valor, los oradores, voluntarios y otros menospreciarán la oportunidad que presenta su reunión por la misma razón que usted desacreditará un automóvil que desea comprar en las negociaciones con un concesionario. Tenga cuidado de no aceptar la posición de apalancamiento de alguien que está negociando un contrato (escrito o no) con usted. Vas a gastar una cantidad considerable de dinero, recursos de personal y tiempo de voluntariado para crear esa reunión y persuadir a la gente para que se registre. Es un recurso. Respételo como tal y asegúrese de que todos los involucrados en la elección de la programación también lo hagan.
Como organizaciones que crean espacios para la interacción, nos corresponde a nosotros distribuir ese valor de una manera que beneficie a todos en esa conversación, incluidos los miembros, oradores, moderadores y cualquier otra persona que vaya a presentar frente a esa audiencia ganada con tanto esfuerzo. . Mientras luchamos por encontrar las presentaciones más interesantes y los oradores más interesantes para ofrecer un programa que atraiga a una multitud, considere quién podría quedar excluido y qué perderá si lo hace.
Un enfoque ético de la programación es aquel que pregunta continuamente: ¿Lo que estamos haciendo está alineado con lo que hemos prometido? Hizo promesas a todos los involucrados en la realización de su reunión (asistentes, miembros, líderes voluntarios, personal, oradores, moderadores, organizadores, consultores) sobre cómo serían tratados.
Con eso en mente, evalúe su sistema de programación y cómo otorga acceso a su escenario.
Un buen sistema de programación es transparente y fácilmente comprensible para todos los que participan en él, ya sea que presenten una propuesta, monten el programa o asistan al evento.
Si su sistema es tan complicado que nadie puede entenderlo, dudo que pase una prueba de ética. La convolución es ofuscación: utiliza la confusión para bloquear a las personas que no tienen una persona interna que los guíe, y hace posible que los internos aprovechen el sistema de programación para sus propios fines.
Has hecho promesas sobre cómo distribuirás el valor que representa tu escenario. Están escritos en la misión y los valores de su organización y el marketing los pregona sobre su reunión. ¿Cómo se compara su estructura de programación con esas afirmaciones? Preguntas que podrías hacer:
- ¿Quién está invitado a hablar y cómo?
- ¿Las revisiones de sus programas están ciegas?
- ¿Hace que los miembros de su comité reconozcan los conflictos de intereses y se abstengan?
- Cuando llena los vacíos inevitables en su programa, ¿cómo obtiene las presentaciones?
- ¿El beneficio para el orador es un trato justo por su tiempo o debería ofrecerle algún tipo de remuneración?
- ¿Cuáles son las barreras para subir a tu escenario? ¿Es demasiado caro de alguna manera participar para algunos grupos?
- ¿En qué circunstancias dirías “no” a una presentación?
- ¿Cómo manejas a los oradores repetidos? ¿Estás seguro de que el público los quiere?
Estas son sólo algunas de las preguntas que me vienen a la mente. Si tiene preguntas que cree que los planificadores de programas deberían hacer, compártalas en los comentarios.
Las reuniones son más que una forma de apoyar a una organización. Son la oportunidad para conversaciones que hacen avanzar ideas y conocimientos. Asegúrese de haber creado un sistema que invite a los debates que su industria necesita y que cumpla con el mayor llamado del intercambio de información: inspirar.
Sobre el Autor
Joy Davis, CAE, ha estado trabajando en el desarrollo de programas de reuniones desde antes de la invención del iPhone. Como Directora General de Productos Miembros de AAPS, supervisa tanto el desarrollo de todas las reuniones de AAPS, incluida su reunión insignia PharmSci 360, como la participación de sus cientos de miembros y líderes voluntarios en esos programas. Actualmente es miembro del Comité de Ética de ASAE.
