En el mundo de las exposiciones y eventos empresariales, es primordial reflejar la diversidad y la inclusión de la sociedad en la que vivimos. Crear un entorno inclusivo no sólo enriquece la experiencia de los asistentes sino que también mejora el impacto general del evento. El Centro de Investigación de la Industria de Exposiciones (CEIR) reconoce la importancia de la inclusión y, en esta guía, exploraremos los pasos prácticos que los organizadores de eventos pueden tomar para hacer que las exposiciones sean más accesibles y diversas.

La importancia de la inclusión en las exposiciones

Antes de profundizar en los pasos a seguir, veamos por qué la inclusión es crucial. Una exposición inclusiva:

Da la bienvenida a diversas perspectivas. La diversidad aporta una gran cantidad de perspectivas, ideas y experiencias únicas que pueden amplificar el valor de su evento.

Mejora la imagen de marca. Demostrar inclusión fortalece la imagen de su marca, mostrándola como progresista y socialmente responsable.

Amplía el alcance de la audiencia. Al ser inclusivo, naturalmente abre sus puertas a un público más amplio, aumentando así potencialmente la asistencia.

Aumenta el impacto económico. La inclusión puede traducirse en un mayor retorno económico. Una audiencia más amplia y diversa a menudo significa mayores ventas de entradas, compras de mercancías y otras fuentes de ingresos.

Promueve la Responsabilidad Social y la Equidad. Al adoptar la inclusión, las exposiciones pueden desempeñar un papel crucial en la promoción del cambio social y la justicia. La inclusión garantiza que todas las personas, independientemente de sus antecedentes, tengan las mismas oportunidades de participar, aprender y beneficiarse del evento.

Pasos para hacer las exposiciones más accesibles

Accesibilidad Física. Asegúrese de que el lugar sea accesible para sillas de ruedas, con rampas y ascensores cuando sea necesario. Es esencial una señalización clara que señale estas instalaciones. Además, reserve espacio al frente de las áreas de visualización para asistentes con dispositivos de movilidad. Algunos ejemplos incluyen:

• Asegúrese de que el lugar tenga caminos fluidos y libres de obstrucciones para los usuarios de sillas de ruedas y aquellos que utilizan ayudas para la movilidad.
• Coloque indicadores táctiles en el piso para que las personas con discapacidad visual puedan navegar por el espacio.
• Instale áreas de asientos ajustables que puedan adaptarse a diferentes dispositivos y necesidades de movilidad.

Deficiencias auditivas y visuales. Para los asistentes con discapacidad auditiva, considere proporcionar intérpretes de lenguaje de señas o subtítulos para las presentaciones. Para las personas con discapacidad visual, las descripciones de audio pueden resultar invaluables. Algunos ejemplos incluyen:

• Proporcione auriculares con traducciones o descripciones en tiempo real en escenarios o áreas de visualización.
• Implemente pantallas LED grandes y claras junto al escenario principal con subtítulos.
• Ofrezca versiones en Braille de folletos y materiales del evento para asistentes con discapacidad visual.

Espacios sensoriales seguros. Para las personas sensibles a la sobreestimulación, proporcionar un espacio tranquilo y agradable para los sentidos puede marcar una diferencia significativa. Algunos ejemplos incluyen:

• Cree una “habitación tranquila” equipada con iluminación tenue, muebles tapizados y cancelación de ruido para quienes puedan sentirse abrumados.
• Ofrezca auriculares con cancelación de ruido en los mostradores de información para aquellas personas sensibles a los ruidos fuertes.
• Designe ciertas áreas de poco tráfico como “zonas tranquilas” con señalización clara que indique su propósito.

Inclusividad digital. Asegúrese de que cualquier contenido digital, como aplicaciones o horarios en línea, sea compatible con lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia. Algunos ejemplos incluyen:

• Asegúrese de que las aplicaciones de eventos tengan una función de comando de voz y sean navegables mediante lectores de pantalla.
• Ofrezca texto alternativo (alt-text) para todas las imágenes en sitios web y materiales promocionales digitales.
• Utilice esquemas de color de alto contraste en plataformas digitales para beneficiar a las personas con deficiencias en la visión del color.

Comunicación clara. Es imprescindible informar a los asistentes con antelación de los alojamientos disponibles. Esto podría incluir una sección dedicada en su sitio web o aplicación y señalización clara durante el evento. Algunos ejemplos incluyen:

• Envíe correos electrónicos previos al evento detallando las funciones de accesibilidad disponibles, brindando a los asistentes la oportunidad de planificar en consecuencia.
• Instale puestos de información exclusivos o mesas de ayuda en el evento que se centren únicamente en las necesidades y consultas de accesibilidad.
• Incorpore códigos QR en la señalización del evento que enlacen con descripciones de audio o instrucciones de accesibilidad más detalladas.

Creación de un entorno de exposición diverso

Lista diversa de oradores. Busque una lista de oradores que represente diversos orígenes, industrias, géneros, etnias y habilidades. Esto no sólo añade diferentes perspectivas sino que también atrae a un público más amplio.

Personal diverso y voluntarios. El equipo detrás del evento debe ser tan diverso como sus asistentes. Esto incluye a todos, desde el comité de planificación hasta los voluntarios.

Interactúe con diversos proveedores. Desde catering hasta soporte técnico, considere contratar empresas propiedad de minorías, mujeres o grupos subrepresentados.

Contenido diverso. Las propias exhibiciones deben reflejar una amplia gama de perspectivas. Considere colaborar con artistas o empresas de diferentes orígenes para mostrar un rico tapiz de experiencias.

Recopilación de comentarios y mejora continua

Encuestas posteriores al evento. Buscar retroalimentación sobre aspectos de inclusión y diversidad. Comprenda qué salió bien y dónde se pueden realizar mejoras.

Interactuar con grupos de especialistas. Colabore con organizaciones que defienden la inclusión y la accesibilidad para obtener información de expertos sobre cómo mejorar las exposiciones. Algunos ejemplos incluyen:

• La Organización Nacional sobre Discapacidad (NOD)
• El Centro Nacional de Medios Accesibles (NCAM): este grupo se especializa en accesibilidad digital, garantizando que todo el contenido digital sea utilizable por la mayor cantidad posible.
• The Global Disability Inclusion: una consultoría que se especializa en estrategias de inclusión de la discapacidad en los lugares de trabajo, cadenas de suministro y marketing de marca.

Formación Continua. Educar al equipo sobre la importancia de la inclusión y brindarles las herramientas y conocimientos para evolucionar continuamente en este aspecto. Algunas formas de hacer esto incluyen:

• Talleres de inclusión: Involucrar a expertos para organizar talleres o sesiones de capacitación sobre la creación de eventos accesibles, que aborden la accesibilidad física y digital.
• Plataformas de aprendizaje en línea: utilice plataformas como LinkedIn Learning, Coursera o Udemy, que ofrecen cursos sobre diversidad, inclusión y accesibilidad en la planificación de eventos.
• Bibliotecas de recursos: cree o proporcione acceso a una biblioteca de recursos, incluidos libros, artículos y videos, que analicen las mejores prácticas y soluciones innovadoras para la inclusión en eventos. Fomente sesiones periódicas de lectura y discusión.

La inclusión en las exposiciones no se trata sólo de marcar una casilla; se trata de crear un espacio donde todos se sientan valorados, incluidos y vistos. Al hacer que las exposiciones sean más accesibles y diversas, no solo enriquecemos la experiencia de los asistentes sino que también aprovechamos la gran cantidad de perspectivas e ideas que aporta un grupo diverso. Los pasos anteriores no son exhaustivos pero sirven como punto de partida.