Pero, admitámoslo, no todos los asistentes están siempre completamente contentos. Claro, te esfuerzas por lograrlo, pero es realista asumir que no complacerás a todas las personas en todo momento.

Entonces lees las evaluaciones (la mayoría son favorables) y las archivas.

Luego, por lo general, vuelve a desempolvar esas evaluaciones cuando comienza a crear nueva programación (aproximadamente ocho meses antes para un evento anual), observando lo que hizo el año pasado. Verá las evaluaciones y las notas de su equipo y comenzará a llenar los espacios educativos y las oportunidades de establecer contactos.

Pero de repente notas algo. Cuando miraste las evaluaciones por primera vez, la mayoría fueron positivas. Claro, hubo algunos detractores y una sugerencia o dos, pero en general parece que a los asistentes les agradó mucho usted y su evento.

¿Pero realmente lo hicieron?

Las evaluaciones solo te cuentan una parte de la historia. La verdad es que la mayoría de las personas que completan las evaluaciones son defensores de su evento. Los asistentes poco satisfechos, en su mayor parte, no se tomarán el tiempo para hacerle saber que los decepcionó. Simplemente no regresan.

Entonces, ¿qué puedes hacer para comprender realmente lo que piensan tus asistentes sobre tu evento?

Entrevistar por teléfono a los asistentes que no regresan es la mejor manera de hacerlo. Las personas son mucho más propensas a dar una opinión honesta si haces el esfuerzo de acercarte a ellas y fomentar sus comentarios críticos. También puedes profundizar en sus opiniones para saber qué puedes hacer para cambiar cosas de su programa actual. Para empezar, probablemente obtendrás algunas ideas nuevas y geniales del proceso. Sé que lo hemos hecho.

A continuación se muestran algunas áreas típicas de descubrimiento (Nota: lo que busca es una masa crítica de comentarios, no solo uno o dos comentarios negativos extraños):

1. ¿Los asistentes aprendieron cosas nuevas o el contenido del programa fue una repetición de lo mismo de siempre? ¡Dirige a tus oradores a excelentes presentaciones!

2. ¿Estaban los oradores preparados y eran eficaces?

3. Ubicación del evento: ¿fue fácil llegar a la ciudad y al lugar para los asistentes? ¿Son lugares a los que la gente realmente quiere ir?

4. Época del año: ¿qué época del año funciona mejor para la mayoría de los asistentes?

5. Oportunidades de networking: ¿son suficientes? ¿Están organizados?

6. Interacción con patrocinadores y expositores: ¿positiva o negativa? He aquí cómo capacite a sus patrocinadores para que trabajen en el programa (¡y obtenga excelentes tasas de renovación!)

7. Costo de asistencia: ¿fue fácil de entender la estructura de precios? ¿Su precio se ajusta a su audiencia? (Vuelva a evaluar esto cada año).

8. ¿Fue divertido? Los estudios demuestran que los asistentes aprenden más y retienen más cuando su evento es divertido.

9. En general, ¿qué tan bien estuvo organizado el evento?

10. Lo más importante: ¿cuáles son sus ideas (las de sus asistentes) para mejorar el evento?

Se sorprenderá de las excelentes ideas que a menudo le brindarán los asistentes descontentos.

Este ejercicio de contactar a asistentes anteriores no solo mejorará su evento actual, sino que también puede brindarle inspiración para nuevos eventos especializados.

Sé que a todos nos encanta escuchar todos los elogios. Pero puedes aprender MUCHO más a partir de comentarios y sugerencias críticos. ¡E incluso podrías convertir a esos asistentes negativos en tus mayores defensores!

Carl Landau es Gran Poobah del evento Super Niche Media. Las opiniones son suyas. Puede comunicarse con él en carl@nichemediahq.com.