Ann Thornley-Brown es la presidenta de Executive Oasis International (www.executiveoasis.com), facilitadora profesional de formación de equipos, oradora principal y facilitadora de reuniones. Ha prestado servicios a clientes corporativos de 18 países, incluidos Holt Renfrew, Mars Canada, ExxonMobil Canada, Bell Mobility, Royal Bank of Canada, Scalar Decisions, Mister Safety Shoes, EPICPCS, Xerox, OCBC Bank (Malasia), Telus Mobility, CIBC, Rogers Communication. , Baxter (Dubai), Thomson Reuters (Dubai), Blue Nile Dairy (una empresa del grupo DAL con sede en Sudán), Ingram Micro, Bidvest (Sudáfrica), Sidra Capital (Arabia Saudita), Caribbean Development Bank (Barbados) y muchos más. . Las opiniones son suyas. Publicación publicada originalmente en el blog de MPI aquí.

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

La planificación de eventos de último momento es una mala idea por muchas razones.

• Es más difícil encontrar lugares.
• Es probable que se reserve el lugar preferido del cliente.
• Los clientes terminarán pagando más por hoteles, complejos turísticos y pasajes aéreos.
• Planificar en el último momento aumenta la probabilidad de errores.
• En las prisas por planificar, es posible que se pasen por alto detalles importantes.

La presión que acompaña a la planificación de eventos de último momento y sus cambios gemelos de última hora contribuyen a que la planificación de eventos sea una de las profesiones más estresantes. (Desafortunadamente, el coordinador de eventos volvió a aparecer en la lista de trabajos más estresantes de Careercast. Es el número 5 para 2018).

Tratar de educar a los clientes sobre por qué deberían planificar eventos con más tiempo de anticipación no ha funcionado. (He escrito varias publicaciones de blog para convencer a las organizaciones de que cambien su enfoque, y no soy el único).

Es evidente que nadie está escuchando. Por lo tanto, para preservar su propia salud y cordura, los profesionales de la industria de eventos deben probar un enfoque diferente.

1. Llegue a sus clientes habituales de forma proactiva

Esto puede fomentar reservas anticipadas.

2. Di no."

Todo el dinero del mundo no vale la pena si afecta tu salud y trastorna tu vida familiar.

3. Gestione las expectativas y establezca límites

Este es un mensaje que debe transmitirse con más frecuencia. Es importante ser flexible y brindar un servicio al cliente excepcional, pero tiene que haber límites.

Esto es importante. No recuerdo quién lo dijo, pero es un buen consejo: “Una falta de planificación por tu parte no constituye una emergencia por mi parte”.

Si un cliente ha dejado una reserva para el último momento, no significa que debas trabajar toda la noche y todos los fines de semana hasta el evento para conseguir lo imposible. Esto va en contra de las prácticas actuales en la industria. Su objetivo es alentar a los organizadores de eventos a considerar cuidadosamente qué tareas aceptan y cuáles omiten.

4. Identificar lo que es realista

Los organizadores internos de eventos corporativos normalmente no tienen la opción de decir que no. Como planificador interno, todo es cuestión de compromiso. Identifique lo que es realista. Revise las expectativas del cliente y sea sincero sobre lo que es posible y lo que no dentro del tiempo asignado. Haga todo lo posible para llegar a un acuerdo viable y más manejable.

Como planificador externo, puede significar que pierda el negocio. ¿Es mejor perder negocios o sacrificar su salud?

Identifique las tareas que deben completarse e identifique responsabilidades conjuntas. No puedo atribuirme el mérito. A Alan Weiss se le ocurrió el concepto. Mi truco es que uno nunca debe tener miedo de delegar en reversa tareas que consumen mucho tiempo cuando se enfrenta a una reserva de último momento.

5. Cree plantillas para todos los aspectos de la planificación de eventos, desde solicitudes de proveedores hasta catering

Trabaje con el cliente para completar rápidamente los espacios en blanco.

6. Recursos adicionales de Marshall y cobrar al cliente en consecuencia

Si necesita contratar ayuda adicional, dígalo. Hágale saber al cliente cuánto costará. Si no quieren pagarlo, siga adelante.

7. Cobrar una prima

Planificar un evento de última hora debe considerarse un servicio premium. Ya sea que su prima sea 5% o 10%, transmite su valor y puede alentar a los clientes a reservar con anticipación.

8. Asegúrese de que le paguen por adelantado

Algunos clientes reservan en el último momento y luego indican que no pueden pagar hasta mucho después del evento. En esta situación, te estás preparando. He tenido colegas que aceptaron reservas de último momento y acordaron un cronograma de pagos atrasados. Saltaron obstáculos, quemaron la vela en ambos extremos y terminaron sin recibir pago o recibiendo menos de la cantidad acordada. Apresurarse a planificar un evento en el último minuto aumenta la probabilidad de que el cliente no quede satisfecho. Podrían reducir las tarifas o retrasar su pago.

9. Cree tiempo de inactividad para recargar energías después del evento

Apresurarse a planificar un evento de último momento es estresante. Por esta razón, es importante que los organizadores de eventos incluyan tiempo de recuperación en sus agendas. Identifique las estrategias que funcionan para usted y aplíquelas regularmente.

Un cambio radical de mentalidad

Este es un pensamiento radical en una industria que valora el servicio; sin embargo, el estrés y el agotamiento entre los organizadores de eventos están en niveles críticos. Son necesarias una cirugía radical y un cambio de mentalidad.

Tanto Stephen Covey como el Dr. Phil McGraw han dicho que tratamos a las personas como nos tratan a nosotros según lo que toleramos. Al no establecer límites, el abuso continuará y el coordinador de eventos seguirá figurando en la lista de las carreras más estresantes junto al personal alistado y los bomberos, año tras año. Podemos seguir agotándonos o tener el coraje de trabajar con nuestros clientes para realizar los cambios necesarios para garantizar la salud y el bienestar de los organizadores de eventos y reuniones.

 

Ann Thornley-Brown es la presidenta de Executive Oasis International (www.executiveoasis.com), facilitadora profesional de formación de equipos, oradora principal y facilitadora de reuniones. Ha prestado servicios a clientes corporativos de 18 países, incluidos Holt Renfrew, Mars Canada, ExxonMobil Canada, Bell Mobility, Royal Bank of Canada, Scalar Decisions, Mister Safety Shoes, EPICPCS, Xerox, OCBC Bank (Malasia), Telus Mobility, CIBC, Rogers Communication. , Baxter (Dubai), Thomson Reuters (Dubai), Blue Nile Dairy (una empresa del grupo DAL con sede en Sudán), Ingram Micro, Bidvest (Sudáfrica), Sidra Capital (Arabia Saudita), Caribbean Development Bank (Barbados) y muchos más. . Las opiniones son suyas. Publicación publicada originalmente en el blog de MPI aquí.