par Trisha Richards

Les réunions sont aux expositions ce que les fromages sont aux vins : des stimuli complémentaires qui enrichissent l'expérience des participants.

Avec d'innombrables expositions intégrant l'éducation et le divertissement dans le cadre de leurs activités, les organisateurs d'expositions doivent également considérer les lieux de réunion comme des espaces auxiliaires dans lesquels organiser des événements de soutien.

Les centres de congrès offrent bien entendu de nombreuses salles de réunion, tout comme les hôtels adjacents. Mais ceux-ci ne conviennent pas toujours lorsqu'il s'agit d'offrir la nouveauté et l'excitation dont rêvent les participants d'aujourd'hui.

C'est là qu'intervient un espace alternatif comme une salle de cinéma.

Dyson découvre les salles de cinéma

Chris Laidlaw, Dyson Canadaresponsable national de la formation des produits de, est responsable de la coordination de la Dyson Academy, la tournée annuelle nationale de son entreprise au cours de laquelle les nouveaux produits sont présentés aux associés de plusieurs détaillants de premier plan.

Sur une période de quatre mois, lui et sa petite équipe de six personnes se rendent dans 11 villes à travers le pays et organisent des présentations identiques devant des groupes de 200 spectateurs ou plus. Collaborer avec un partenaire de lieu qui offre une expérience cohérente à chaque étape de sa tournée est essentiel pour Dyson.

« C'est notre deuxième année exclusive à Cineplex », déclare Laidlaw. « Pour nous, les sites sont faciles d'accès et nous savons que nous obtiendrons le même niveau de qualité sur chaque site, sans complications. »

Depuis Cineplex Divertissement— mieux connu uniquement sous le nom de Cineplex, le plus grand exploitant de cinéma au Canada — a officiellement lancé son programme de location de réunions en 1991, le nombre de réunions et d'événements d'entreprise organisés dans ses salles de cinéma a augmenté de 600 pour cent.

Et, vraiment, après un bref « moment Aha », la nouvelle de la montée du conglomérat de divertissement en tant que concurrent majeur dans le domaine des réunions et des événements d'entreprise ne devrait pas être époustouflante.

L’accessibilité accroît l’intérêt

Il y a quelques années, Convene, un réseau de lieux de réunions, d'événements et de conférences, a organisé un forum pour « un petit groupe d'organisateurs de réunions bien connus et très respectés » pour discuter des éléments les plus importants lors de la sélection des lieux pour les événements et les conférences.

L'entreprise a ensuite compilé les résultats dans le Top 10 des facteurs les plus importants que les organisateurs de réunions et d'événements prennent en compte lors de la sélection d'un lieu de réunion. Les planificateurs ont indiqué que l’accessibilité est le facteur déterminant ou déterminant lors du choix d’un lieu de réunion idéal.

Consolidant davantage les conclusions de Convene, le Prévisions pour les réunions et événements American Express 2017 a récemment confirmé que « l’accessibilité accroît l’intérêt » pour les événements parmi les professionnels nord-américains.

« Cineplex compte 164 cinémas à travers le Canada, tous dotés d'un grand stationnement et situés à proximité des transports en commun », explique Darlene Stewart, directrice générale, Groupes et événements, Cineplex Divertissement, qui aide à faire bon usage de l'immense espace immobilier de l'organisation pendant les heures hors service et les heures pendant lesquelles les auditoriums sont disponibles pour des événements.

«Nos sites sont conçus pour gérer l'hébergement et les déplacements de grands groupes. Nous offrons tout : des sièges confortables, de grandes toilettes, des halls spacieux pour accueillir des réceptions et, dans certains cas, suffisamment d'espace pour organiser des salons professionnels et des marchés pour les participants.

En tant que l'un des plus grands fournisseurs de produits alimentaires au Canada, Cineplex propose également divers plats chauds et froids disponibles sur place, allant du maïs soufflé classique et de tous les favoris des concessions aux options de restauration plus corporatives comme les wraps, les salades et les desserts.

AV sans chichi 

La qualité et la capacité de l'équipement audiovisuel occupent la quatrième place dans le top 10 des considérations de site les plus importantes de Convene, telles que déterminées par les planificateurs. Selon les clients de Cineplex, les salles traditionnelles ne peuvent pas rivaliser avec la solution plug-in-and-present du leader du cinéma.

« Cineplex est le seul lieu que nous ayons rencontré qui dispose d'un système de podium principal qui nous permet d'introduire notre présentation multimédia sur ordinateur portable, de nous connecter de manière transparente et de présenter », explique Laidlaw.

« Pour d'autres sites, nous avons dû relever plusieurs défis techniques, tels que des contrôles audio, qui ont rendu l'installation de la veille une tâche ardue. »

Les présentateurs n'ont pas besoin d'être des projectionnistes ou des techniciens du son qualifiés pour utiliser l'un des écrans de cinéma de plus de 50 pieds et le son surround du cinéma Cineplex.

« Après avoir connecté n'importe quel appareil, comme un ordinateur portable, une tablette ou un téléphone intelligent, au podium, une télécommande permet aux utilisateurs de contrôler le rythme des présentations sans effort et de régler le volume avec une seule commande », explique Stewart.

De plus, le personnel de Cineplex est toujours à proximité pour les présentateurs qui pourraient avoir besoin d'un peu de soutien supplémentaire.

Réprimer les critiques

Croyez-le ou non, l'expérience des participants était la moindre des préoccupations des planificateurs, comme le montrent les résultats de l'étude de Convene. Convene note cependant qu’il « aurait aimé voir ce facteur obtenir un score plus élevé ». Néanmoins, il est logique de déduire que l’engagement des participants les incitera à revenir aux événements, année après année.

Rosmarie Climaco-Bardelas, responsable des contrôles commerciaux, pour ENMAX Power Services Corporation, affirme que l'amélioration de l'expérience des participants est le domaine où Cineplex brille de mille feux (elle a également mentionné son appréciation pour la facilité d'utilisation du système de podium principal pour les besoins audiovisuels). Au cours des deux dernières années, elle a organisé la réunion de communication de fin d'année de sa compagnie devant environ 200 participants au cinéma Scotia Bank Chinook de Cineplex à Calgary.

« Cineplex dispose de sièges parfaits pour organiser une réunion de communication, et c'est un véritable plaisir lorsque vous regardez un film », dit-elle.

« Nous avons reçu d'excellents retours de la part de tous nos employés au cours des deux années, et c'est désormais quelque chose qu'ils attendent avec impatience. (Notre réunion de communication) est un événement simple mais probablement l'un des événements les plus appréciés que nous ayons.

Une grande présentation n'équivaut pas nécessairement à beaucoup d'argent

Même si le coût n'était pas en tête de liste de Convene – la flexibilité des prix étant la huitième considération la plus importante pour les planificateurs lors de la sélection du lieu – l'American Express Meetings & Events Forecast 2017 note que « travailler avec des budgets qui ne devraient pas augmenter pose un défi pour les organisateurs ». certains propriétaires et planificateurs de réunions.

Laidlaw admet que Cineplex n'est pas la solution la moins chère, « mais ce n'est pas ce que nous recherchons », dit-il. "Nous voulons nous assurer d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix, et nous n'aurions pas choisi Cineplex s'ils n'avaient pas été compétitifs."

Trisha Richards est un écrivain indépendant spécialisé dans le journalisme spécialisé, le contenu marketing et de communication d'entreprise, les réunions et événements, ainsi que la technologie événementielle. Ses opinions sont les siens. Connectez-vous avec elle via son site Web : www.writereaction.ca.

Photos avec l'aimable autorisation de Dyson