Par Denise Capello, responsable du développement commercial, RAI Amsterdam.

Chaque événement moderne possède un segment en ligne qui offre à lui seul un énorme potentiel de portée. Mais comment parvenir à une synergie parfaite entre l’événement physique et la richesse des options techniques disponibles via son extension virtuelle ? Tout tourne autour de la question fondamentale de la valeur ajoutée.

La valeur des différences

Il y a un grand intérêt pour nouvelles technologies événementielles. Et à juste titre. Cependant, tout en étant à la fois passionnant et innovant, vous pouvez être tenté de commettre une erreur fondamentale dans ce domaine dynamique : ignorer les différences entre l’expérience physique et l’expérience en ligne. La force des rencontres physiques réside principalement dans contact personnel et l'expérience sensorielle. Cela tourne (encore !) autour de bonnes conversations autour d'un verre, ou d'un salon automobile où l'on peut sentir l'odeur du cuir, ressentir le niveau de confort et entendre le silence lorsqu'on ferme les portes. Utilisez trop d’astuces technologiques ou d’éléments de jeu lors d’un tel événement et vous risquez de perturber l’expérience physique. Je recommande de faciliter les contacts personnels et les expériences sensorielles lors d'événements notamment. Naturellement, vous souhaiterez également offrir aux visiteurs enthousiastes la possibilité de composer leur propre voiture en ligne après l'événement. La synergie est obtenue en combinant les deux éléments.

Les événements en ligne sont ennuyeux… Ou le sont-ils ?

L'inverse est également vrai : ne présumez pas que les gens seront aussi captivés par un environnement en ligne qu'un « public captif » dans un espace doté de lumière et de son. Diffuser aveuglément un événement en ligne est très ennuyeux pour les téléspectateurs. Essayez d'animer les choses ; non pas en imitant des expériences physiques mais en utilisant au mieux les options en ligne : faciliter un contact facile entre les téléspectateurs, ajouter des informations supplémentaires ou permettre aux téléspectateurs de poser des questions en ligne via un modérateur.

Une autre caractéristique d’un bon événement en ligne est sa durée de vie potentielle. Un bon exemple est le récent événement PCMA Rassembler les dirigeants. Celui-ci avait organisé une « journée de suivi » virtuelle après plusieurs semaines, présentant les meilleures sessions dans un spectacle bien organisé. Pour certaines sessions, les intervenants impliqués étaient également en ligne pour répondre aux questions. Les téléspectateurs avaient également la possibilité de se contacter, ce qui s’est avéré être une option très populaire.

Alors, que peut signifier d’autre l’intégration d’un événement physique et de la technologie (en ligne) pour votre événement ?

Renforcer l'expérience physique

L’expérience des événements physiques peut être renforcée grâce à la technologie. Un bon exemple est le centre d'exposition et de conférence Messukeskus à Helsinki, où la technologie est utilisée pour aider les visiteurs à s'orienter et à fournir des informations actives. Le dernier ajout est réalité augmentée, dans lequel les invités pointent leur téléphone ou leur tablette sur un objet pour recevoir des informations supplémentaires. À l'avenir, il sera même possible de relier ces informations aux intérêts des visiteurs. L’équilibre est cependant crucial : la réalité augmentée doit renforcer l’expérience sensorielle de l’exposition, et non la perturber.

Extension du contact

Pour rester pertinentes, il est essentiel que les organisations facilitent le contact avec et entre les participants tout au long de l'année. L'événement est un moment fort pour célébrer ces contacts, mais la communauté est le fondement sur lequel il faut prêter attention tout au long de l'année. Mon collègue Hendrik Jan Griffioen a récemment écrit un article intéressant dans lequel il explique comment ces communautés sont construites et maintenues en vie.

N'oubliez pas les besoins des visiteurs et des exposants. De bonnes vidéos sur un stand peuvent créer une dynamique supplémentaire. Faciliter cela de manière professionnelle pour les exposants signifie qu'ils bénéficient d'une valeur ajoutée tout en générant des revenus supplémentaires… Et en obtenant un contenu qui intéressera ultérieurement toutes les parties impliquées.

Élargissez votre audience

Il y a quelques années à peine, la plus grande exposition d'antiquités des Pays-Bas arborait encore des pancartes indiquant « ne prenez pas de photos » – évidemment, cela a changé depuis. Tout le monde possède désormais un smartphone et peut partager ses images ou ses opinions n’importe où et à tout moment – bon ou mauvais – et le fera certainement. Il ne s'agit pas de si vous devriez l'utiliser comme organisateur. Il s'agit de comment.

En plus du contenu officiel de l’événement, les expressions personnelles constituent un ajout important à votre publicité. C’est direct, personnel et crédible. Utilise le. D’un autre côté, l’expression personnelle est un excellent moyen de rendre service. Un bon début dans ce cadre est de proposer des services de webcare pendant l'événement. Assurez-vous que des personnes surveillent ce qui est publié sur l'événement sur les réseaux sociaux. Partagez des compliments, répondez et fournissez un service si nécessaire. Une organisation comme KLM est un pionnier à cet égard. Les publications d’alerte et divertissantes peuvent même devenir virales.

Chez RAI Amsterdam, nous mettons à votre disposition notre propre équipe de webcare lors de grands événements, composée d'employés qui sont de bons porte-parole familiers avec le sujet traité. En participant activement aux médias sociaux, nous restons informés de la situation actuelle, pouvons réagir aux situations au fur et à mesure qu'elles se produisent et étendre la portée de nos événements.

Vous pouvez également aller plus loin en créant une plate-forme permettant de combiner et de partager tous les contenus officiels et générés par les utilisateurs, quel que soit le support ou la source. Le nécessaire  les technologies pour ce faire sont facilement disponibles.

Renforcer les relations

Les blogueurs et les vloggers sont particulièrement capables de générer une relation personnelle avec un public et font de plus en plus partie du mix médiatique des événements. L’International Beauty Show, le salon professionnel des professionnels de l’industrie de la beauté et de la mode, l’illustre bien. Les blogueurs touchent une audience supplémentaire, produisent du contenu utilisable et ajoutent une dimension d'expérience aux produits et services présentés.

Le paradoxe de l'exclusivité

Et rappelez-vous ceci : à l’heure du streaming et du partage, il existe un besoin fondamental de plus en plus important : l’exclusivité. N'ayez pas peur de garder certaines parties d'un événement hors ligne ; cela renforce l’expérience et crée un lien plus fort entre les participants. Leur expérience est unique, ponctuelle et exclusivement pour eux. Tout ne doit pas nécessairement être accessible à tout le monde. La rareté crée de la valeur. Même si vous touchez moins de personnes, l’expérience elle-même est plus intense.

Ce que vous pouvez faire aujourd'hui

Mon principal conseil aux organisateurs d’événements est de faire des possibilités en ligne un élément fondamental de votre plan. Plutôt que de vous laisser guider par ce qui est techniquement réalisable, laissez-vous guider par les besoins de votre public. La technologie facilite les événements physiques et en ligne ; c'est un outil qui vous aide à faire ce que vous faites le mieux possible. Tant que vous conserverez ce principe, il sera facile de choisir entre les innombrables possibilités techniques. Amusez-vous!

Denise Capello est responsable du développement commercial à la RAI Amsterdam. Les opinions sont les siennes. Elle peut être contactée à D.Capello@rai.nl.

RAI Amsterdam combine davantage de tendances et de développements dans le secteur de l'événementiel au cours de l'année Perspectives RAI, téléchargeable gratuitement via le site Internet.