Par Denise Capello, responsable du développement commercial, RAI Amsterdam.

Peut-être plus que jamais à l’ère de l’interaction et des communautés en ligne, les expositions et conférences physiques offrent un atout majeur que le monde virtuel ne peut pas offrir : un véritable contact humain. Comment les organisateurs d’expositions peuvent-ils utiliser au mieux leur emplacement physique pour optimiser le jumelage et le transfert de connaissances ? Comment assurer le retour des visiteurs et des exposants chez eux inspiré par des expériences nouvelles et utiles ?

La façon dont les gens traitent l’information change fondamentalement. Alors qu'il y a une dizaine d'années, nous considérions tous comme normal de se réunir autour de la télévision à une certaine heure pour un certain programme, aujourd'hui, nous regardons ce que nous voulons, quand et où nous voulons. La plupart des expositions sont en fait le centre d'une communauté active tout au long de l'année et les exposants communiquent via leurs propres canaux en ligne. Mais cette activité virtuelle ne fait que renforcer leur intérêt pour les événements physiques, car les personnes qui communiquent via Internet aiment toujours se rencontrer dans la vraie vie. Alors que certains pensaient que l’augmentation des activités en ligne serait une mauvaise nouvelle pour le secteur des expositions, les événements en présentiel sont en fait restés plus populaires que jamais.

Des exigences élevées

En gardant tout ce qui précède à l'esprit, il ne faut pas oublier qu'à notre époque, les exigences sont plus rigoureuses, les visiteurs plus critiques et les exposants veulent en avoir pour leur argent, tant en termes de nombre de visiteurs que de valeur des contacts. . Dans le cas contraire, un événement privé devient une option intéressante – telle est la conclusion de Cisco et la raison d'être de ce projet. Cisco en direct, qui a lieu régulièrement depuis des années. Pour que les organisateurs de salons réussissent dans la lutte contre la communication en ligne et les événements d’entreprise, nous ne pouvons pas baser notre comportement uniquement sur ce qui a fonctionné dans le passé. Il est temps d’aller avec audace là où personne n’est allé auparavant.

Connecter les gens

Alors, comment faire en sorte que votre exposition soit un événement époustouflant ? Comment faites-vous en sorte que cela vaille la peine d’y participer ? Ne pensez pas en termes de superficie ou de nombre de personnes ; se concentrer sur l’effet – connaissances et contacts. Faire vivre aux visiteurs et exposants quelque chose, les surprendre, les inscrire dans une histoire. Cela leur permet de mieux utiliser l’information et multiplie l’efficacité du réseautage. Il permet d’utiliser au mieux le contact en face à face. Et les gens sont incités à vraiment commencer à faire les choses différemment une fois de retour chez eux.

La communauté comme base

Les exemples inspirants abondent. Prendre Homme brûlant, qui est passé d'un feu de joie allumé par quelques amis à un festival annuel réunissant des dizaines de milliers de participants qui forment une communauté temporaire très unie. Il y a SXSW, qui a commencé comme un festival de musique alternative et est aujourd'hui une conférence, une exposition et un festival à la fois. Le Maison Holland Heineken aux Jeux olympiques est devenu un lieu où les fans se réunissent pour vivre les jeux ensemble et avec les athlètes. Et voici TED, où le public est aussi important que les intervenants. On ne peut pas simplement acheter un billet : chaque visiteur est sélectionné et seules les personnes désireuses et capables de contribuer aux idées présentées sont admises. Cela a suscité un intérêt constant et a eu un effet majeur au fil du temps.

Quel est le point commun entre ces événements ? Ils connectent les gens en offrant une expérience partagée impressionnante et se concentrent sur un objectif commun. Les visiteurs rentrent chez eux comme des personnes transformées.

Retourne le

Alors jetez un regard critique sur votre propre événement et demandez-vous : qu’espérons-nous réaliser ? Assurez-vous que tout ce que vous faites contribue à cet objectif. Dans ce processus, il y a beaucoup à apprendre de l’évolution du secteur des congrès. Comme le disent les auteurs de Au coeur des rencontres a déclaré : « pour être efficace, le programme doit être une expérience qui va au-delà de la simple logique et cérébrale. » Comment fait-on cela? Et comment utiliser l’espace physique de manière optimale en même temps ?

Utilisez différents espaces – ou utilisez les espaces différemment

Une option évidente est de rechercher un lieu distinctif : un train, un zoo ou même une île déserte… Tout est possible de nos jours. Les développeurs de projets intelligents reconnaissent la nécessité de lieux d'exposition originaux. Par exemple, regarde ça parking couvert à Miami. Les gens y viennent comme s’il s’agissait d’un musée. L'étage supérieur peut être loué pour des événements. Le prix est de $15 000 US par nuit et vaut chaque centime.

Cela dit, un emplacement original n’a aucune valeur en soi. Tout dépend de ce que vous en faites. Chaque endroit a du potentiel mais il faut avoir le courage d’exploiter ce potentiel. Pensez-y avec vos exposants. Ils souhaitent établir autant de contacts efficaces que possible pendant l'exposition. Comment pouvez-vous utiliser l’emplacement de la manière qui les aide le mieux ? Regardez la hauteur des plafonds, les couleurs ou la lumière : tout ce qui peut influencer l'humeur ou l'attitude des gens peut contribuer à atteindre l'objectif souhaité. Par exemple, la plus grande exposition d'aliments et de boissons aux Pays-Bas en 2017 comprendra, entre autres, une serre sur le salon qui montre le processus de croissance du café. En 2016, un salon de mode réputé a renouvelé son format en choisissant un structure circulaire avec moins de murs et de chemins, garantissant que les produits reçoivent plus d'attention. En même temps, un extérieur jardin de réseautage avec de la musique live et des DJ ont permis des rencontres détendues. La seule limite est le budget ; à part ça, les possibilités sont infinies.

Regardez le même espace avec un regard neuf

Tourner le monde si cela aide à faire passer le message. Et qui a dit que les pièces avaient besoin de murs ? Utilisez le parc. Allez sur le toit. Organisez un atelier en cuisine. Utilisez le transfert depuis l'aéroport pour faire une présentation unique. Organiser un course ce qui génère de fortes opportunités de réseautage. Regardez les lieux et les environs familiers avec un regard neuf.

Où allons-nous commencer?

Pensez à prendre en compte vos attentes. Tous les visiteurs ou exposants n’attendent pas un changement radical. Mais rester immobile n’est pas une option et vous fera perdre face aux alternatives en ligne ou aux événements professionnels individuels. Les organisateurs qui souhaitent battre la concurrence devront se poser quelques questions, la plus importante étant : quel est mon objectif avec cette exposition et son format actuel est-il vraiment le meilleur ? Suivi par… Existe-t-il des possibilités dans ou autour du site que nous pouvons déjà utiliser pour mieux permettre aux visiteurs et aux exposants d'atteindre leurs objectifs ? Si c'est le cas, utilisez cet espace ! Expérimentez et n'ayez pas peur d'échouer.

Denise Capello est responsable du développement commercial à la RAI Amsterdam. Les opinions sont les siennes. Elle peut être contactée à D.Capello@rai.nl.

RAI Amsterdam combine davantage de tendances et de développements dans le secteur de l'événementiel au cours de l'année Perspectives RAI, téléchargeable gratuitement via le site Internet.