Par: Michael Doane, directeur marketing, CadmiumCD

L'American Library Association (ALA) est la plus ancienne et la plus grande association de bibliothèques au monde. Environ 20 000 bibliothécaires se réunissent chaque année pour le Conférence annuelle de l'ALA. 10 000 bibliothécaires supplémentaires se réunissent pour la réunion d'hiver de l'ALA. Collectivement, la coordinatrice du contenu de l'ALA, Alicia « Alee » Navarro, et son équipe sont responsables de la planification et de la gestion de plus de 3 000 événements, sessions et présentations entre ces deux conférences.

«Cela demande énormément d'efforts», déclare Navarro. « Année après année, nous devons non seulement trouver le meilleur contenu, mais également nous assurer de placer ce contenu dans les bonnes salles. »

Navarro dit que de nombreux facteurs entrent en jeu. La popularité d'un conférencier ou d'un sujet, les exigences technologiques d'une présentation particulière et le grand nombre de sessions à programmer donnent lieu à des conflits de planification.

Que fallait-il faire pour automatiser la planification des salles de conférence et la planification logistique ?

Lorsque Navarro a contacté Peter Wyatt, cofondateur et directeur technique de CadmiumCD, pour résoudre les problèmes de planification de son équipe, son équipe était prête à relever le défi.

« C'est un problème dont parlent de nombreuses organisations avec lesquelles nous travaillons », explique Wyatt. "Nous étions certains de pouvoir trouver une solution."

Ensemble, ALA et CadmiumCD ont identifié trois besoins pour automatiser le processus actuel d'ALA.

Besoin #1 : Planification automatisée

Un moyen simple de rechercher des salles ouvertes avec la capacité exacte, l'équipement audiovisuel et d'autres ressources disponibles nécessaires pour une session particulière, et d'attribuer facilement ces ressources à ces salles.

Besoin #2 : allocation des ressources

Une façon de rechercher des personnes et des conflits de salles, de sorte que si par exemple Joe Smith était programmé dans la salle 224 à 11h30, il ne serait pas également programmé dans la salle 336 à la même heure, et automatiquement.

Besoin #3 : mobilité des données sur site

Un moyen d'accéder à ces informations sur site sans ordinateur portable et de manière mobile.

Comment ALA et CadmiumCD ont-ils travaillé ensemble pour résoudre leurs problèmes de programmation de conférences ?

CadmiumCD a fait part des besoins de l'ALA à une organisation indépendante fin 2017 pour mener des recherches supplémentaires sur l'industrie sur les fonctionnalités dont les organisateurs ont le plus besoin dans des logiciels comme celui-ci.

«Nous sommes fiers de commercialiser des produits basés sur des besoins réels», déclare Wyatt. "Il s'agit d'investir dans l'industrie et de travailler avec nos clients-partenaires pour développer des solutions qui redéfiniront la façon dont ils gèrent leurs événements."

Quels ont été les résultats ?

La solution issue de cette recherche était un nouvel outil, appelé Conference Harvester Logistics Module, qui permet aux organisateurs de réunions comme Navarro de créer une liste de ressources disponibles, d'attribuer ces ressources à des salles spécifiques dans un centre de congrès et de planifier automatiquement des sessions en open source. pièces.

Son objectif est de réduire le temps que les organisateurs de grandes conférences éducatives avec plusieurs sessions simultanées consacrent à l'allocation des ressources et à la planification des sessions. Il aide les organisateurs à identifier les conflits d'horaire, les salles disponibles avec la bonne configuration audiovisuelle pour une session spécifique, et bien plus encore.

Voici comment cela fonctionne:

• Tout d’abord, un organisateur de réunion définit un lieu et les salles disponibles dans ce lieu. Chaque salle est associée à des données telles que la capacité de la salle, la fréquentation minimale et maximale attendue, etc.
• Ensuite, un organisateur de réunion définit les ressources dont elle et son équipe disposent. Celles-ci peuvent inclure des ressources humaines telles que des membres du personnel et des bénévoles, des ressources physiques telles que des articles audiovisuels et toutes les ressources supplémentaires qui peuvent être nécessaires à la réussite de l'aménagement de la salle, telles que des boissons et des collations.
• Les jours et plages horaires disponibles sont également ajoutés au système, auxquels les salles peuvent ensuite être attribuées.
• Ensuite, l'organisateur de la réunion attribue les ressources disponibles à quelle salle via un processus étape par étape pour allouer correctement les ressources.
• Enfin, l'organisateur de la réunion peut programmer des sessions individuelles dans les salles via un processus automatisé. Essentiellement, un algorithme s'exécute pour vérifier quelles salles sont disponibles avec les ressources requises pour cette session spécifique. Il détecte ensuite les conflits avec d'autres sessions, et permet in fine à l'organisateur de la réunion de choisir et de programmer la session dans la meilleure salle possible.

Le module logistique a également été conçu pour s'intégrer à eventScribe Boost, qui répondait au troisième besoin d'ALA : la mobilité des données sur site. Il permet aux planificateurs comme Navarro de gérer tout leur contenu, leurs données et leurs parties prenantes en temps réel, directement à partir de la même application que celle utilisée par leurs participants. Lorsqu'il est intégré à Logistics, Boost permet aux organisateurs de réunions d'accéder aux feuilles de présentation de chaque salle individuelle et de voir quelles ressources sont allouées à des sessions particulières, le tout depuis leur appareil mobile.

ALA, ainsi que d'autres organisations majeures, notamment ADA, WVC, MLA et AAAnthro, sont en train de tester le module logistique depuis un an et demi afin qu'il soit prêt à être utilisé par tous les organisateurs de réunions en 2019. l'organisation a calculé plus de 40 heures de travail économisées après utilisation du système.

Michael Doane est directeur marketing chez CadmiumCD, créateur de la plateforme logicielle myCadmium, une suite primée de produits de gestion de conférences et de salons professionnels. Visitez le blog CadmiumCD pour plus d'articles comme celui-ci.