Par Mary E. Boone, propriétaire, Boone Associates
Il est gratifiant de voir l'évolution du concept de conception d'événements au cours de la dernière décennie. Là où autrefois le « design » était limité au domaine de l’esthétique, les organisateurs d’événements du monde entier comprennent désormais que les événements doivent, certes, ravir les sens, mais ils doivent également motiver, impliquer et pousser les individus et les organisations à l’action.
Une multitude de technologies et de méthodes ont transformé le paysage événementiel depuis que les acteurs du secteur ont commencé à réfléchir à la manière de concevoir stratégiquement des événements. Nous disposons désormais d’une technologie très sophistiquée pour créer des réunions hybrides, intégrer des plateformes sociales, suivre les comportements, promouvoir la collaboration, gamifier nos interactions… la liste est longue. Et des méthodes nouvelles pour les événements – comme les non-conférences – sont devenues courantes.
Qu'y a-t-il au coin de la rue ? Nous assisterons probablement à l’intégration de l’IA (intelligence artificielle) d’une manière que nous ne pourrions jamais prédire. La réalité virtuelle (VR) peut donner l'impression d'assister à une réunion située à un continent éloigné, comme si nous étions dans la salle. Peut-être aurons-nous une « expérience de stand » avec nos lunettes VR dans nos chambres à coucher. Peut-être qu'un robot nous attendra lors de l'inscription à l'événement ou nous accompagnera jusqu'à la salle de session que nous ne parvenons pas à localiser par nous-mêmes.
Quelle que soit la source de l’innovation – qu’il s’agisse de technologie ou de format – le cœur de chaque réunion restera centré sur l’expérience utile des participants et sur la manière dont cela se traduit en performances et en résultats collectifs. Que vous soyez d'âge moyen ou millénaire, il y a certaines choses que nous attendons tous d'un événement : Nous attendons des opportunités d'avoir des échanges productifs avec des personnes que nous connaissons et des personnes que nous n'avons pas encore rencontrées. Nous espérons apprendre quelque chose de nouveau. Nous espérons quitter la réunion inspirés et prêts à agir. (Note de l'éditeur : assurez-vous de consulter le dernières recherches du CEIR pour encore plus d'informations sur ce que veulent les participants !)
Les concepteurs d’événements doivent appliquer les nouvelles technologies et formats de manière judicieuse et efficace pour atteindre les objectifs des participants. Il est très facile d'opter pour le facteur cloches et sifflets et de simplement sauter sur la dernière application ou d'incorporer les techniques de non-conférence les plus cool, mais en fin de compte, une conception ciblée l'emportera à chaque fois sur une conception frivole.
Une approche réfléchie de la conception d’événements est essentielle. Par exemple, aujourd’hui et demain, les concepteurs d’événements doivent toujours se poser au moins ces cinq questions :
- Comment avons-nous conçu un continuum temporel complet ? (c'est-à-dire, quelles activités avons-nous incluses avant la réunion pour aider les participants à se préparer, pendant la réunion pour s'engager, et après la réunion pour prolonger l’expérience et l’impact ?)
- Quels résultats mesurables ces activités produisent-elles ?
- Comment impliquons-nous directement, ou prenons-nous en compte, un large éventail de parties prenantes ? (Notez l'utilisation du terme « parties prenantes » – une « partie prenante » peut ou non participer à la réunion sur place.)
- Avons-nous sélectionné les bonnes technologies et/ou méthodes pour connecter, informer et impliquer nos parties prenantes ?
- Comment équilibrer les différentes formes de communication : diffusion, intrapersonnelle, interpersonnelle, plusieurs-à-un et plusieurs-à-plusieurs ?
En adoptant une approche ciblée du design, nous continuerons à faire les bons choix en tant que concepteurs d'événements. Nous saurons quand nous avons besoin d'une personne ou d'un robot, d'un échange interactif ou d'une keynote holographique, d'une session gamifiée ou d'un simple cercle de chaises. En bref, nous avons le pouvoir de concevoir l’avenir des événements de manière à produire des résultats étonnants.
Mary E. Boone est auteure, consultante et stratège dans le domaine de la communication – avec un accent sur la conception de l'interaction humaine en face à face et dans des environnements virtuels. Parmi ceux qui citent et louent son travail figurent Tom Peters, Le New York Times, Le journal de Wall Street, Le Financial Times, CNN et Radio publique nationale. Elle a écrit et co-écrit des ouvrages primés pour de nombreuses publications, notamment revue de Harvard business. Le livre blanc qu'elle a écrit et offert à la Fondation MPI en 2009, « Quatre éléments de valeur stratégique pour les réunions et les événements », est toujours largement cité comme une évaluation historique sur la manière d'adopter une approche stratégique des réunions et des événements.
Pour les lecteurs intéressés à en savoir plus sur les approches innovantes de la conception d'événements, Mme Boone peut être contactée à mary@maryboone.com.