Par Susan Ratliff, directrice du développement commercial, experts en expositions, conférencière

N'aimeriez-vous pas vivre dans un monde d'exposition parfait où votre espace de stand est transformé comme par magie en l'exposition de vos rêves à chaque salon sans accroc graphique, problème électrique ou frais supplémentaires en vue ? Malheureusement, beaucoup d’entre nous ne vivent que des cauchemars lorsqu’il s’agit d’installer un stand. Des erreurs effrayantes qui consomment de multiples ressources, gaspillent des centaines d’heures de travail et coûtent des millions de dollars se produisent chaque jour dans les salles d’exposition à travers le pays, et vous en payez une partie.

Mon mari a tout vu au cours de ses 15 années d'installation et de démontage de présentoirs et de supervision des équipes de travail. Certaines de ses histoires vous feraient friser les cheveux ! Vous avez probablement vos propres histoires d’horreur. Des expositions mal construites, aucune supervision des clients, des erreurs dans les commandes de service, des instructions oubliées et des équipements manquants ne sont que quelques-uns des problèmes qui entraînent des retards pour votre personnel d'I&D et entraînent des frais ridiculement élevés pour votre entreprise.

Entre les contraintes de délais, la réduction des budgets et la préparation de la stratégie de vente, votre temps est partagé entre plusieurs départements pour coordonner les détails finaux du spectacle. Il est facile de transférer les responsabilités de prévisualisation, de préparation et d'emballage de vos objets d'exposition au personnel de l'entrepôt.

Peut-être avez-vous engagé un organisme d'exposition réputé pour entretenir, stocker et expédier votre stand. Malheureusement, cela n’évite pas nécessairement les problèmes. Cela ne fait jamais de mal d’examiner périodiquement les erreurs avec votre responsable de compte et de discuter des procédures préventives. Peu importe qui se charge de préparer l’exposition à être expédiée ou qui supervise l’installation et le démontage sur le salon, l’élimination de ces budgets coûteux vous évitera d’innombrables maux de tête à l’avenir.

Budget Buster # 1 : Ne pas configurer votre écran avant son expédition.

Croyez-moi quand je vous dis que vous ne voulez pas aller au salon et découvrir qu'il manque un morceau de votre plan de travail, que trois de vos spots sont grillés, que vous avez oublié les câbles des cinq moniteurs de télévision ou de votre nouveau produit. L'affichage a été mal construit. Obtenir l’aide du décorateur du spectacle en cas d’urgence de dernière minute vous coûtera cher. Se précipiter à la recherche d’une solution rapide dans la quincaillerie la plus proche ne sera pas bon marché. Si aucun superviseur n’est disponible, la main-d’œuvre embauchée attendra des instructions ou, pire encore, devinera quoi faire ensuite.

Ne risquez pas de découvrir des surprises imprévues sur place qui retarderaient votre installation, provoquant de gros maux de tête et des frais supplémentaires. Préparez votre présentoir pour salon professionnel quelques mois avant son expédition. Examinez la configuration du stand avec votre personnel commercial pour confirmer que le trafic circulera correctement et qu'il dispose de ce dont il a besoin pour atteindre ses objectifs.

Vérifiez si les besoins électriques sont corrects et si la disposition correspond au schéma que vous envoyez à l'entrepreneur en électricité.

Jetez un regard critique sur la structure de l’exposition. Y a-t-il suffisamment d’espace de stockage pour les garanties et les objets de valeur ? Vos produits sont-ils présentés sous leur meilleur jour ? Y a-t-il suffisamment d’espace de comptoir pour effectuer plusieurs transactions et générer des leads ? Est-ce que tout est en état de marche ?

Et les graphismes ? Les photos des produits sont-elles toujours pertinentes ? Le message marketing est-il toujours engageant ? Sont-ils tachés, déchirés ou froissés ? Planifiez cet examen au début de votre processus de planification afin de disposer de suffisamment de temps pour commander ce qui manque, réparer ce qui est cassé et nettoyer ce qui est sale.

Oh ouais, c'est plus facile à dire qu'à faire, non ? Les changements graphiques de dernière minute, les ajouts de produits et les reconfigurations de stands sont trop courants. Si votre exposition est trop grande pour être installée complètement, faites tout l’inventaire par sections. Créer une liste de contrôle de chaque élément de votre stand n'est pas une mauvaise idée.

Si vous confiez ce travail à l'agence d'exposition, demandez une liste d'inventaire et une confirmation de l'examen du stand, des photos de l'exposition assemblée et des photos des caisses/caisses emballées avant leur expédition. On ne peut jamais être trop préparé.

Budget Buster #2 : Ne pas rencontrer les installateurs au stand avant qu'ils ne commencent à travailler.

C’est l’une des principales plaintes des entreprises d’I&D du monde entier. Ignorer cette mission importante pourrait ajouter des milliers de dollars en frais supplémentaires à votre facture de main-d'œuvre. Peu importe l'heure à laquelle l'installation commence, l'heure tardive de la réception de l'entreprise, qu'il s'agisse d'une boisson ou de l'appel du terrain de golf, quelqu'un doit être désigné pour rencontrer les installateurs au stand avant qu'ils ne commencent à travailler.

Même si vous avez tout fait correctement pour éviter une perte de budget numéro un ou si vous êtes sûr que votre maison d'exposition a couvert ce problème, je vous suggère de vérifier que quelqu'un sera là. Vous n’êtes pas convaincu de l’importance de cela ? Voici un scénario factuel illustrant comment se déroule ce cercle vicieux de gaspillage d’argent :

C'est le jour fixé. L'équipe de travail arrive à l'heure et commence à déballer les caisses. Chaque caisse est vidée, mais aucune instruction, image ou dessin n'est trouvé pour leur montrer comment monter l'exposition ou configurer le stand. Aucun représentant de l'entreprise n'est sur place et personne ne répond au numéro de téléphone portable fourni. Personne non plus ne répond à un appel au centre d’exposition.

Quatre installateurs, qui vous coûtent $93 par heure chacun, restent 30 minutes à réfléchir sur la manière de commencer. Les lignes électriques sont posées alors ils décident d'installer le tapis. Aucun bloc-notes n'est indiqué sur le bon de travail et personne n'est là pour remarquer l'erreur. Aucun schéma électrique n'est disponible, donc les découpes du tapis pour les lignes électriques ne seront pas alignées avec les prises. L’équipe érige l’exposition comme elle le pense. Ils tentent de deviner où doivent aller les compteurs. Dommage que les cordons électriques de vos écrans d'ordinateur n'atteignent pas les prises.

Plusieurs ensembles de graphiques sont décompressés, mais il n'y a aucun moyen de savoir quels graphiques doivent être utilisés pour le spectacle. Toujours pas de réponse sur les portables.

Quatre heures plus tard, lorsque la majeure partie du stand est installée, votre représentant arrive enfin. Elle est visiblement contrariée en affirmant que les présentoirs de produits ne sont pas au bon endroit, que la tour de huit pieds devrait mesurer 12 pieds de haut et que les graphiques ne sont pas corrects. Elle exige que les écrans soient démontés, déplacés et réinstallés et qu'un ensemble graphique différent soit installé. Malheureusement, les autres graphiques sont dans les caisses qui sont retournées à l'entrepôt et la moitié de l'équipe est partie pour un autre travail.

Voici comment ces erreurs budgétaires vous coûteraient $3500.

• 30 minutes de travail perdues lorsque quatre gars attendaient des instructions.
• Le représentant paie pour que les instructions d'installation soient faxées au salon depuis le lieu d'exposition ou imprimées dans le centre d'affaires.
• L'écran est entièrement démonté, déplacé et reconfiguré.
• Le sous-tapis, qui n'a jamais été commandé, est désormais acheté au prix du jour du salon.
• La main-d'œuvre installe le tampon, coupe et recolle le tapis.
• Un minimum de 4 heures supplémentaires est nécessaire pour que la main-d'œuvre puisse effectuer les modifications.
• Des rallonges sont louées. L'électricien doit déplacer les lignes.
• L'électricien est occupé. Une heure plus tard, il travaille sur les changements.
• Des frais de transport sont engagés lorsque les caisses sont récupérées afin d'obtenir les bons graphiques.
• Il est plus de 17 heures et la rémunération des heures supplémentaires entre en jeu. Vous payez désormais une rémunération horaire et demie à quatre gars pour quatre heures.

Conseils pour économiser de l’argent pour l’avenir

Réduisez votre stress, préservez votre budget et sauvez peut-être votre emploi en embauchant un superviseur ou en affectant un membre du personnel à rencontrer le contremaître I&D au stand avant le début de l'installation.

1. Envoyez au décorateur ou à l'entreprise d'I&D une copie des instructions de montage de l'exposition, un schéma électrique et un plan d'étage de la configuration du stand montrant où va chaque élément d'exposition. Incluez des photos de chaque graphique et de leur emplacement, ainsi que des photos de vos conteneurs d'expédition emballés.
2. Plastifiez des copies supplémentaires de tout et placez-les dans une enveloppe marquée « Instructions de configuration ». Mettez-les dans l’un des conteneurs d’expédition puis étiquetez le conteneur en indiquant leur emplacement.
3. Pour une protection supplémentaire, demandez à votre superviseur ou à un vendeur d'apporter une copie numérique de toutes les instructions ainsi que de tous les fichiers de illustrations graphiques au cas où des graphiques seraient perdus ou endommagés et devraient être réimprimés lors du salon.

Il existe d’autres problèmes de budget dont nous pourrons parler plus tard, mais l’élimination immédiate de ces deux éléments entraînera une amélioration de vos résultats financiers. En attendant la prochaine fois, faites un super spectacle.

Susan Ratliff est l'experte en expositions. Propriétaire d'entreprise primée, auteure, conférencière et productrice d'événements, Susan est une autorité respectée en matière de marketing de salons professionnels, de salons grand public et d'événements. Les opinions sont les siennes. Contactez-la à Susan@SusanRatliff.com