Jennifer Juergens écrit sur les secteurs des réunions, des événements et des incentives depuis plus de trois décennies. Aujourd'hui, elle mélange l'écriture avec l'enseignement suppléant dans le système scolaire public d'Orlando, l'enseignement de la natation aux enfants et aux adultes et la fabrication de poterie.

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

« La conférence coûte combien ? C'est peut-être la première phrase qu'un participant potentiel entend de la part de son patron lorsqu'il demande à assister à une conférence, une formation ou un événement de réseautage.

Ainsi, malgré tout le travail acharné que vous avez déployé pour obtenir ce célèbre conférencier principal, les formidables séances de formation et les excellentes opportunités de réseautage, la possibilité pour le participant d'y assister ou non peut simplement se résumer à des dollars et des centimes.

Focus sur les avantages de la participation aux réunions

Pour aider les participants à communiquer les avantages d'assister à votre réunion à leurs patrons, fournissez une liste de ce qui est à l'ordre du jour, mais il doit s'agir uniquement de ce qu'ils vont retirer de leur participation et de ce qu'ils vont en retirer. pour contribuer à leur productivité au quotidien et/ou à celle de l'organisation.

« Les organisateurs de réunions doivent non seulement accorder une grande attention au contenu, mais aussi à ce que les participants vont réellement retenir de la réunion ? déclare Joan Eisenstodt, fondatrice d'Eisenstodt Associates, basée à Washington, DC, une société de conseil, d'animation et de formation en matière de réunions. « Je l'ai fait avec des brochures imprimées et en ligne : 'Voici précisément ce que vous allez obtenir en venant à la réunion.' Et une fois qu'ils sont à la réunion, je leur donne une feuille de travail sur ce qu'ils ont appris, comment ils vont utiliser l'information et quel impact cela va avoir sur leur entreprise.

Dans la publication LinkedIn « 10 étapes pour maximiser votre retour sur investissement chez Microsoft Inspire », Justin Slagle, responsable du développement des partenaires chez Microsoft, a expliqué comment la participation à une conférence peut représenter un engagement financier important.

"Au moment où vous prenez en compte le coût de l'inscription, les salaires des employés, les frais de déplacement et la perte d'opportunités dues à l'absence du bureau, il est facile de voir comment participer à Inspire peut vous coûter plus de $20,000", a écrit Slagle. « Cependant, ceux qui planifient correctement peuvent voir un retour sur investissement de 10 à 100 fois ! »

Pour une autre conférence, Microsoft Ignite, la société a tweeté une offre d'assistance pour justifier sa participation. Le lien comprenait une lettre expliquant comment les participants rencontreraient d'autres professionnels de la technologie, découvriraient les technologies de pointe au cours de centaines de démonstrations pratiques et se connecteraient avec des experts.

Microsoft n'est pas le seul à aider ses participants à justifier la réunion auprès de leurs supérieurs. La National Association of Student Financial Aid Administration et l’American Society for Biochemistry and Molecular Biology ont également des lettres similaires que les participants potentiels peuvent remettre à des responsables supérieurs pour justifier leur participation à leurs conférences annuelles.

«Je pense que l'utilisation d'une lettre [modèle] peut être utilisée comme idée», déclare Eisenstodt. «Mais je ferais attention si plusieurs personnes dans une entreprise envisagent d'envoyer la même lettre au patron. Si j'étais un manager, je voudrais savoir à quoi ils envisagent de participer, ce qu'ils envisagent spécifiquement d'en retirer et suggérer à un employé de rédiger un rapport écrit afin que d'autres membres de l'organisation puissent bénéficier de ce qu'ils ont appris. .»

Commercialisez la destination de la réunion

L'une des erreurs que commettent les organisateurs de réunions pour justifier la réunion, note Eisenstodt, est de commercialiser une destination comme étant amusante.

« C'est génial si vous pouvez emmener la famille vers une destination particulière, mais les organisateurs de réunions doivent voir au-delà du facteur plaisir », dit-elle. « Nous devons aider l'organisation à considérer la destination et à se demander : « Qu'y a-t-il dans cette destination qui contribuera à leur apprentissage ? » Trouvez des entreprises similaires et emmenez-les voir une entreprise comme la leur. S'il s'agit d'une entreprise manufacturière, emmenez les gens dans une autre entreprise manufacturière.

« Dans le livre de Daniel Pink Un tout nouvel esprit : pourquoi les cerveaux droitiers gouverneront l'avenir, il souligne que les facultés de médecine et les facultés de droit emmènent leurs étudiants dans les musées d'art pour devenir plus observateurs. Ils l’utilisent comme une opportunité d’enseignement.

Le NewCo Bay Area Festival à San Francisco a adopté ce format pour son événement de février 2017 en mélangeant des sessions avec un format de type excursion permettant aux participants de s'inscrire pour visiter des entreprises de la région telles que LinkedIn, Pandora et Paypal.

« Les participants souhaitent un apprentissage entre pairs. En tant qu'organisateurs de réunions, nous devons intentionnellement concevoir les réunions et faire savoir aux participants comment nous allons les aider à se connecter avec leurs pairs pour les aider à résoudre les problèmes », explique Eisenstodt.

Enfin, ajoute Eisenstodt, effectuez un suivi auprès des participants et obtenez des témoignages à utiliser dans le marketing de la réunion de l'année prochaine.

5 conseils supplémentaires pour aider les participants à justifier leur présence à votre réunion

1. Les participants potentiels devront faire des recherches sur la conférence : donnez-leur autant d'informations que possible sur les conférenciers, les sessions, les opportunités de réseautage et ce qu'ils retireront de chacune.
2. Faites-leur savoir qui d'autre sera présent à la conférence et de quelles entreprises (pour d'éventuelles opportunités de réseautage).
3. Donnez-leur un exemple de lettre qu'ils peuvent remettre à leurs patrons (faites remarquer qu'il ne doit être utilisé que pour des idées, pas textuellement).
4. Ajoutez les témoignages des participants des années précédentes, ils peuvent montrer leurs supérieurs.
5. Suggérez-leur de proposer de partager les connaissances qu'ils ont glanées lors de la réunion avec d'autres employés et aidez-les à le faire.

Jennifer Juergens écrit sur les secteurs des réunions, des événements et des incentives depuis plus de trois décennies. Aujourd'hui, elle mélange l'écriture avec l'enseignement suppléant dans le système scolaire public d'Orlando, l'enseignement de la natation aux enfants et aux adultes et la fabrication de poterie.