Par Mike Doane

Liz Selover, responsable des congrès et réunions de l'AUA, et Kaili Johnson, membre de son équipe, avaient besoin d'un moyen de gérer les détails du logement, des déplacements et de l'inscription de leurs membres et participants VIP. Ils voulaient quelque chose qui réduirait les erreurs humaines et automatiserait leur processus.

Comment traiter les VIP avec le plus grand honneur

Selover et Johnson reconnaissent l'importance de leurs invités VIP. "Nous ne guérissons pas le cancer", déclare Selover, "mais nous accueillons peut-être des médecins qui le font."

Pour cette raison, les participants VIP de l’AUA sont traités avec une attention particulière. Leur expérience de l'aéroport à l'hôtel, en passant par les avantages dont ils bénéficient (allant des transferts terrestres gratuits aux chambres d'hôtel, en passant par l'enregistrement), sont hautement soignés.

«Les médecins pour lesquels nous travaillons sont occupés», poursuit Selover. "C'est notre travail de leur faciliter la vie et de leur permettre de passer la journée."

L'AUA a lancé le programme VIP pour offrir une expérience incroyable aux membres qui ont contribué exceptionnellement à l'organisation tout au long de leur carrière. Mais ils mettent en garde d’autres organisations qui pourraient vouloir lancer un programme similaire.

« L'AUA a 113 ans », déclare Selover. "Nous disposons d'un nombre de membres stable et de la capacité d'offrir des avantages spéciaux à nos VIP."

Elle dit que les organisations plus petites ou plus jeunes peuvent avoir du mal à conserver les avantages VIP dans les périodes difficiles. Une fois que vous offrez ces avantages, il peut être difficile de les supprimer.

Comment AUA utilise un logiciel de gestion d'événements pour gérer les détails VIP

Selover et Johnson savaient qu'un logiciel de gestion d'événements pouvait les aider à mieux suivre les détails des VIP. L'AUA était travaille déjà avec CadmiumCD, un éditeur de logiciels de gestion d'événements. Ils ont présenté les défis auxquels ils étaient confrontés et ont demandé si ce processus pouvait être géré à l'aide du système.

Gary Davis, chef de projet CadmiumCD, a travaillé avec AUA pour adapter leur processus.

« L'AUA stockait ses données dans une feuille de calcul hébergée sur des ordinateurs individuels », explique Davis. « Lorsqu'ils effectuaient un changement, ils devaient partager ce changement avec tout le monde en envoyant le fichier. Avec un logiciel de gestion d'événements, AUA dispose désormais d'un emplacement central pour toutes ses informations. Ils peuvent donner aux membres de l'équipe l'accès aux données et les diffuser à plusieurs équipes. Tout le monde a désormais accès aux informations les plus récentes en temps réel.

Les participants VIP peuvent désormais se connecter au système, organiser leur hôtel et leur voyage, soumettre leurs préférences alimentaires et d'inscription et télécharger les formulaires associés à toutes les dépenses pertinentes.

« Nos membres sont occupés à assister à plusieurs conférences et à travailler avec leurs patients », explique Johnson. "Ce système les aide à clarifier les informations qu'ils doivent soumettre et pourquoi ils les soumettent."

"Pour nous", ajoute Selover, "il est désormais facile de suivre et de comprendre les modifications apportées aux arrangements de nos participants VIP à partir d'un emplacement central."

À qui s'adresse le VIP Harvester ?

Selover rappelle que ce système n'est pas pour tout le monde. « Nous sommes une organisation avec une longue histoire et un solide programme VIP », dit-elle. "Les organisations à but non lucratif avec de petits groupes VIP n'ont probablement pas besoin d'un outil comme celui-ci."

Elle dit qu'elle pourrait également considérer cela comme une bonne option pour les organisateurs de réunions de motivation qui gèrent des programmes d'acheteurs hébergés, ainsi que pour les conférences d'entreprise qui accueillent les principaux PDG.

Un gentil rappel

Selover et Johnson ont également partagé une mise en garde importante. La technologie rend nos vies 100 fois plus faciles, disent-ils, mais il est également important de traiter les VIP comme… enfin, des VIP.

« Lorsque tout est automatisé, il est facile d'oublier de passer un appel téléphonique », explique Selover. "Vous manquez des détails personnels (alias l'élément humain) qui font vraiment que vos VIP se sentent spéciaux."

Johnson nous laisse avec cette sagesse : « Automatisez votre processus, puis utilisez votre temps supplémentaire pour entretenir vos relations avec les VIP. »

Michael Doane est directeur marketing chez CadmiumCD, créateur de la plateforme logicielle myCadmium, une suite primée de produits de gestion de conférences et de salons professionnels. Visitez le blog CadmiumCD pour plus d'articles comme celui-ci.