Par Nikolaï Novoselov

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

[Cet article a été initialement publié sur notre site affilié PlanYourMeetings.com.]

La publicité peut changer radicalement n'importe quel événement, qu'il s'agisse d'un exercice de consolidation d'équipe, d'une présentation ou d'une réunion trimestrielle. Avec le soutien des médias, la formation en entreprise peut facilement se transformer en une occasion sociale. L'anniversaire d'une entreprise deviendra une grande célébration pour la communauté des affaires locale et la présentation d'un nouveau produit sera un événement important pour l'industrie. Les médias, souvent appelés le quatrième pouvoir, peuvent être responsables du fait que des dizaines de milliers de personnes parlent de votre entreprise.

Chez ArtNauka, nous pouvons affirmer avec certitude que travailler avec les médias est plus facile qu’il n’y paraît. En même temps, il n'est pas obligatoire d'avoir des amis ou des « connaissances utiles » dans les médias : il vous suffit de connaître quelques règles importantes. Voici 9 façons de susciter l’intérêt des médias pour votre événement.

1. Préparez votre stratégie avant la distribution

Avant d'envoyer le premier communiqué de presse sur un événement, réfléchissez à votre stratégie globale de collaboration avec les médias. Il est très important de comprendre quels éditeurs de médias seront intéressés. S’il s’agit d’un projet social ou d’un projet particulièrement à grande échelle, les médias voudront écrire sur vous. Si le projet est lié aux tâches internes de l’entreprise, des magazines et blogs industriels influents peuvent être intéressés. Si vous ne connaissez que quelques médias appropriés, mais que vous en avez besoin de plus, vous pouvez utiliser SimilaireWeb, qui est capable de trouver des sites Web traitant de sujets similaires (faites défiler vers le bas après la recherche).

2. Le style est votre tout

Chaque publication écrit dans son propre style : certaines utilisent des titres forts, ne publient que des textes de moins de trois paragraphes ou insèrent un jargon professionnel, qui peut être peu clair pour un public plus large. Vous pouvez gagner du temps au rédacteur en adaptant votre communiqué de presse pour les médias de masse. Il n'est pas nécessaire de réécrire le texte à chaque fois, mais plutôt d'apporter des modifications mineures pour obtenir plusieurs versions pour différentes sources. En cas de doute, lisez quelques articles de la publication, puis réévaluez votre texte. Si cela ne vous semble pas déplacé, envoyez-le.

Si vous avez besoin de vous rapprocher ou de vous lier d’amitié avec une certaine publication ou un certain éditeur, vous pouvez aller encore plus loin. Recherchez un profil de réseau social de l'éditeur de publication. Explorez leurs pages : qu'est-ce qu'ils aiment ou republient ? Qui sont leurs amis ? Où étaient-ils? Réaliser un « portrait » virtuel de la personne et écris-leur.

3. Suivez la hiérarchie

Généralement, les médias se répartissent en deux catégories : masse (tabloïd) et professionnel. La règle de la chaîne alimentaire fonctionne pour les deux catégories. Lorsque vous envoyez du matériel aux médias de masse, écrivez d’abord à ceux qui ont un lectorat important, puis écrivez aux plus petits. Si votre communiqué de presse intéresse de plus grandes organisations, les sites Web et les éditeurs moins bien classés peuvent republier les documents en faisant référence à la source originale. Vous économiserez du temps et des efforts et gagnerez la confiance des grands médias, car le caractère unique de la publication originale leur appartiendra.

La situation est légèrement différente avec les publications professionnelles. Dans ce cas, il est important que les informations soient présentées individuellement pour chaque publication : n’envoyez jamais le même texte à plusieurs médias. La meilleure façon de contourner ce problème est de diffuser l’information à diverses sources. Dans une version, vous pouvez discuter des VIP ou des conférenciers de l'événement, dans une autre, ajouter d'autres points forts du calendrier de l'événement et dans une autre encore, décrire un élément interactif.

4. Faites des plans et suivez-les à temps

Vous devrez définir un plan d'action approximatif avant d'envoyer le premier communiqué de presse concernant votre événement aux médias. Combien de communiqués de presse qualitatifs (contenant réel informations) pouvez-vous vous préparer avant l’événement ? À quelle fréquence comptez-vous les envoyer aux médias et à quelles publications vont-ils être envoyés dans un premier temps ?

Faites un planning des communiqués de presse, listez les sujets prévus et ne confondez jamais les choses avec les communiqués post-événement. Les informations diffusées un jour ou deux après un événement auront longtemps été « gâtées » et ne feront que diluer le fil d’actualité. Présentez votre histoire comme quelque chose de chaud et d'actualité. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’il intéressera les médias et les lecteurs.

5. Combien d’e-mails seront suffisants ?

La question la plus importante surgit souvent après une longue préparation : comment écrire aux rédactions des médias de masse ? Si vous ne trouvez pas les coordonnées d'un éditeur individuel, écrivez simplement à une adresse e-mail d'entreprise. Celle-ci se trouve généralement sous « Contactez-nous » sur le site Web de l'organisation. Les réseaux sociaux peuvent aussi aider: Les journalistes et les meilleurs blogueurs y incluent parfois leur adresse e-mail.

Mais n’envoyez pas de communiqué de presse sous forme de message personnel sur Facebook ou LinkedIn. Les citoyens apprécient leur espace personnel : pour le travail, ils utilisent le courrier électronique, pour discuter avec des amis et pour des problèmes opérationnels, ils utilisent la messagerie instantanée ou les réseaux sociaux. Aimez-vous recevoir des mailings promotionnels sur WhatsApp ? Dans le meilleur des cas, le matériel sera envoyé à la corbeille ; au pire, vous serez mis sur liste noire.

6. Oubliez les e-mails en masse

Apprenez à rédiger des messages personnalisés pour atteindre les journalistes et les rédacteurs, sinon vos messages pourraient être bloqués par les filtres anti-spam. Ne soyez pas paresseux : envoyez des communiqués de presse dans des messages séparés plutôt que d'envoyer en masse à 10 adresses. Idéalement, cela vaut la peine d’écrire personnellement aux principaux journalistes ou rédacteurs en chef, en les adressant par leur nom dans le message de bienvenue. S'il n'existe pas de tels contacts, il convient de l'envoyer à une adresse e-mail éditoriale générale.

Essayez de rendre votre lettre un peu différente des centaines de communiqués de presse que les rédacteurs reçoivent chaque jour. Commencez par un message d'accueil personnel ou une explication simple de qui vous êtes et pourquoi vous contactez la publication. Il est important que votre lettre se démarque du courant général et que la rédaction comprenne immédiatement qu'il s'agit d'un sujet intéressant qui mérite d'être travaillé.

7. Ne diluez pas votre marque avec des plugs

Un logo sur chaque photo et une longue liste de partenaires à la fin d’un communiqué de presse peuvent devenir un obstacle à la publication. La plupart des médias séparent clairement le contenu publicitaire du contenu éditorial, ils supprimeront donc les informations sur les partenaires commerciaux ou vous demanderont même de payer pour que l'information soit publiée. Mais que se passe-t-il si vous avez déjà promis à vos partenaires de les mentionner dans les supports publicitaires ?

Notre conseil est simple, rendre l’événement intéressant pour les médias, quelles que soient les marques. Plus vous pousserez les médias à mentionner vos entreprises partenaires au travers de communiqués de presse ou lors de l’événement lui-même, moins ils seront susceptibles de vouloir le partager. Adoptez une approche organique : faites en sorte que la restauration soit si bonne que les visiteurs et les journalistes veuillent savoir qui est responsable de la réception sous forme de buffet et laissez le sponsor offrir des cadeaux.

La même règle s’applique concernant les photos avec les logos des entreprises. Même si de telles photographies sont publiées dans les médias, "Cécité publicitaire" affectera les lecteurs et le logo restera inaperçu. Dans ce cas, des couleurs vives et des combinaisons de couleurs frappantes, des symboles et des polices simples créeront l’identité la plus forte. N’oubliez pas que les opérateurs mobiles l’ont déjà découvert et ont créé des identités de marque fortes sans même mentionner leur propre nom dans le branding.

8. Partager les coulisses

Le reportage photo ou la vidéo finale d'un événement ne montre pas toujours l'image réelle. Allez un peu plus loin et montrez une autre facette de l'action: le processus de préparation, la répétition finale, la première réunion des invités, etc. Les coulisses sont souvent perçues comme quelque chose de très personnel, car vous montrez ce qui n'a pas été vu par les participants actifs à l'événement. De plus, ces plans sont valorisés par les publications spécialisées pour lesquelles le hors-champ est plus important et plus intéressant qu'un reportage multimédia traditionnel.

9. Établir des relations

Travailler avec les médias est une relation. Commencez à construire cette relation immédiatement. Pour commencer, faites simplement preuve de prudence et de sérieux : faites gagner du temps à un rédacteur ou à un journaliste en envoyant du matériel préparé et rédigé qui correspond au style de la publication. N'essayez pas d'inclure toutes les informations sur l'événement dans un seul communiqué de presse. Si des informations supplémentaires sont nécessaires, ils vous écriront ou appelleront pour obtenir des détails.

Et bien sûr, conservez une base de données des médias amicaux, comprenant les adresses e-mail personnelles et les numéros de téléphone des rédacteurs et des journalistes qui vous sont ouverts. Ils doivent être les premiers à recevoir les détails des nouvelles chaudes et fraîches sur vos projets. Après tout, celui qui possède l’information dirige le monde !

 

Nikolay Novoselov est physicien chez ArtNauka, un groupe de professionnels et d'artistes qui présentent des spectacles époustouflants et riches en chimie pour des groupes du monde entier. Parmi les clients figurent Virgin, Bayer, Volvo, Coca-Cola, Ford, ASUS, McDonalds, Lenovo, BMW, Marlboro et bien d'autres.