Par Allan Lynch

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Il existe un dilemme numérique dans le secteur des réunions. Il ne s'agit pas d'applications événementielles ou d'une meilleure technologie de présentation, c'est plus basique. C'est l'incapacité des sites Web des fournisseurs à fournir des informations utiles et précises.
Récemment, Marriott et Radisson ont annoncé leur intention de créer de nouveaux sites Web destinés aux réunions, mais ces sites fourniront-ils les détails dont les planificateurs et les agences de motivation ont besoin, ou, comme tant d'autres sites Web d'hôtels, de centres de congrès et d'autres sites, rateront-ils la cible ?
Les réunions représentent 30 à 40 pour cent de l'activité d'un hôtel, mais les informations dont les planificateurs et les agences de motivation ont besoin sont souvent traitées avec dédain sur les sites Web. Et les supports imprimés et numériques ne complètent pas les sites Web.

Précision du site Web du fournisseur

De nombreux sites Web de fournisseurs sont inexacts, manquent d’informations essentielles (comme le nombre de chambres), sont difficiles à naviguer (l’espace de réunion est caché sous les mariages) et négligent les avantages locaux qui pourraient contribuer à susciter l’intérêt pour une propriété particulière.

Ces oublis et erreurs pourraient être codifiés par la consolidation de la propriété immobilière, qui propage une erreur commise dans une propriété à l'ensemble de la marque et à tous les drapeaux de la chaîne.

Je l'ai remarqué pour la première fois il y a plusieurs années lors d'un projet à l'échelle nationale. La recherche nécessite que nous contactions directement les propriétés et les destinations. Parfois, pour qualifier une propriété, comme les planificateurs, je vais en ligne pour voir si elles répondent aux normes de nos lecteurs. Pour ce projet national, j’ai consulté 128 sites Web. Seuls 11 d’entre eux disposaient d’informations fiables.

Il existe une incohérence stupéfiante entre les informations sur la destination et la propriété. Par exemple, lors d'une inspection du site en septembre, le directeur des ventes m'a dit qu'il disposait de 725 000 pieds carrés d'espace de réunion et d'événement. Cependant, la fiche d'information du dossier de presse indique qu'ils disposent de « 600 000 pieds carrés d'espace flexible pour les réunions, les expositions et les pré-fonctions ». Le site Web de la propriété indiquait 757 478 pieds carrés, tandis que le site de leur organisation de marketing de destination indiquait « plus de 700 000 pieds carrés ». Cvent a répertorié son espace de réunion total comme « > 100 000 pieds carrés ».

En ce qui concerne les points de vente F&B, la fiche d'information de la propriété répertorie 17 restaurants et salons sur place, tandis qu'un guide de villégiature sur papier glacé en répertorie 13 sur une page et 19 sur une autre. Le site Web indiquait 15. Tant de chiffres, tant d’incohérences.

Je me demande si certains directeurs commerciaux ont déjà lu leurs sites Web. En recherchant un article sur les réunions en montagne, j'ai trouvé le site Web d'une grande station de ski bien connue (plus de 470 chambres) qui répertoriait les « salles de bains dans la chambre » sous les équipements des chambres. Était-ce une blague ou un contenu fourni par un personnel extrêmement inexpérimenté ? Trois ans plus tard, les « salles de bains dans la chambre » sont toujours répertoriées comme un équipement !

Purger le contenu non essentiel

De nombreuses entreprises, événements et destinations lancent un site sur le Web et pensent avoir terminé. C'est du moins ainsi qu'ils agissent. Les sites Web doivent être dynamiques pour attirer l’attention.

Selon Tekeye.uk, il existe 1,8 milliard de sites Web. Cela représente un site pour quatre habitants sur Terre. Et de nouveaux sites sont ajoutés en moyenne toutes les deux secondes. C'est presque le taux de natalité. Parmi tous ces sites Web, moins d’un million de sites représentent 50 % de tout le trafic Web.

Les propriétaires de sites Web doivent tenir compte de la fréquence à laquelle leur site est mis à jour ou actualisé.

Dans une interview avec l'agrégateur de voyages TravelMole, Alex Painter, président de la société de tests de vitesse et de performances des sites Web Eggplant, a déclaré qu'il était important pour les entreprises d'identifier et de supprimer les « points de défaillance uniques » des sites Web.

Painter a conseillé de se « débarrasser du contenu non essentiel ». S’il y a quelque chose sur votre site qui est redondant, supprimez-le. C'est l'excédent de bagages pour le voyage serein et rapide de vos clients. Les fonctionnalités les plus récentes sont ajoutées plus souvent que les anciennes ne sont supprimées. Cela peut contribuer à la confusion en matière d’espace et d’agrément. Par exemple, un hôtel réinvente sa salle à manger : nouveau menu, nouveau nom, nouveau décor. Celui-ci est ajouté au site Web, mais l'ancien nom n'est pas supprimé et les clients potentiels ne savent pas ce qui est disponible.

Une grande partie des messages des sites Web des propriétés et des lieux est devenue incroyablement générique et répétitive. En raison de cette répétition, les messages deviennent plus faibles et moins pertinents pour les planificateurs.

Lors d’une discussion sur LinkedIn sur le manque de fiabilité des tableaux de capacité hôtelière, le vice-président d’une société de services de gestion basée au Texas a déclaré qu’il réduisait la capacité de 25 pour cent : « Pour une raison quelconque, la plupart des hôtels sont complètement incapables de mesurer avec précision les dimensions de leurs chambres. » Un hôtelier a répondu : « Les tableaux de capacité ne sont pas destinés à être un outil autonome. Ces graphiques sont utilisés comme point de référence, mais, plus important encore, pour engager une conversation sur l’événement.

En conclusion

L’idée que les tableaux de capacité – ou l’absence d’autres détails sur la propriété – constituent un point de départ pour entamer une conversation est un concept dépassé illustrant le fossé entre le vendeur et l’acheteur. Les planificateurs d’aujourd’hui sont trop pressés par le temps. Ils préparent souvent une proposition client depuis la route, le soir ou le week-end. Ils n’ont ni le temps ni l’envie d’appeler une propriété. Ils ne veulent spécifiquement pas engager de conversation avec quelqu’un qu’ils ne peuvent pas d’abord qualifier.

Nous disposons de la technologie pour bien communiquer, mais nous ne semblons pas toujours le faire.

Allan Lynch est un ancien éditeur de journal qui a abandonné la routine du bureau pour revenir à son premier amour : l'écriture. Basé à proximité des marées les plus hautes du monde, dans la baie de Fundy, il se spécialise dans l'écriture sur l'industrie des réunions.