Par Maria Lenhart

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Alors que l'industrie du voyage est sous le choc des effets du coronavirus, que l'Organisation mondiale de la santé a qualifié d'urgence sanitaire mondiale, dans quelle mesure les professionnels des réunions devraient-ils se préoccuper de ses implications pour les événements à venir ?

Au 2 février, il y avait plus de 14 000 cas confirmés de coronavirus en Chine, dont 304 décès. En dehors de la Chine, il y a plus de 150 cas confirmés, dont neuf aux États-Unis, avec un décès (aux Philippines).

Des dizaines de compagnies aériennes commerciales ont réduit ou suspendu leurs vols vers la Chine, et de grandes chaînes hôtelières, notamment Accor, Hilton, Hyatt, Marriott et InterContinental, ont déclaré qu'elles autoriseraient l'annulation gratuite des réservations des voyageurs chinois ou des personnes ayant prévu de le faire. visiter la Chine. Des entreprises telles que Google et Facebook ont interdit les voyages dans le pays, tandis que des détaillants internationaux tels que Starbucks et Apple y ont fermé leurs magasins.

Le gouvernement américain a annoncé vendredi qu'il imposerait une interdiction de voyager pendant 14 jours à tous les visiteurs en provenance de Chine, quelle que soit leur nationalité. Les citoyens américains arrivant de Wuhan, où se concentre l'épidémie, devront se soumettre à une quarantaine obligatoire de 14 jours à leur arrivée, tandis que ceux voyageant dans d'autres régions de Chine seront soumis à un contrôle et à une surveillance.

L'expert en sécurité événementielle Alan Kleinfeld (chapitre MPI Carolinas), qui a fait partie du groupe de travail sur la sécurité et la gestion des risques du MPI, conseille aux organisateurs de réunions de surveiller la situation, mais de ne pas réagir de manière excessive à la couverture médiatique et sociale généralisée entourant l'épidémie de coronavirus.

"Nous voyons trop souvent quelque chose dans l'actualité et nous paniquons, mais la réalité est qu'il n'y a eu qu'une poignée de cas de coronavirus aux États-Unis et aucun décès", déclare Kleinfeld, directeur d'Arrive Conference Solutions à Charleston, Caroline du Sud. « Si l'on compare cela avec le fait que 37 millions d'Américains ont contracté la grippe l'année dernière et que 36 000 en sont morts, c'est une situation dangereuse que nous avons normalisée. Bien sûr, ce qui fait peur au coronavirus, c’est que nous ne savons pas encore comment le combattre.»

Pour les organisateurs de réunions ayant des événements à venir en Asie ou des réunions internationales avec une participation mondiale, Kleinfeld recommande de rester à l'écoute des derniers développements et de jeter les bases des communications avec les participants.

« Si vous organisez prochainement une réunion attirant une participation internationale, vous voudrez être au courant des réglementations auxquelles les gens sont confrontés s'ils viennent aux États-Unis, y compris les contrôles supplémentaires auxquels ils peuvent être confrontés dans les aéroports », dit-il. "Vous voudrez vous assurer que les participants en sont informés."

Pour les prochaines réunions à l'étranger, en particulier dans la région Asie/Pacifique, Kleinfeld recommande de préparer un plan de communication avec les participants afin de les tenir au courant de tout changement susceptible d'affecter leur voyage vers la destination.

S’il y a des raisons de croire que la réunion pourrait complètement dérailler, existe-t-il des moyens de protéger l’investissement ?

"Beaucoup dépendra du contrat avec le lieu, de la distance qui le sépare du lieu de propagation du coronavirus et de l'arrêt ou non des vols des compagnies aériennes", explique Kleinfeld. "Vous devez contacter le lieu et voir si vous pouvez déplacer la réunion sans pénalité."

Sources primaires

Pour déterminer si le coronavirus ou toute autre situation est suffisamment grave pour annuler un événement, Kleinfeld affirme qu’il est essentiel de consulter les sources primaires de la destination plutôt que de simplement suivre les gros titres, qui dressent souvent un tableau déformé.

Nancy Zavada, fondatrice de MeetGreen à Portland, Oregon, a constaté que cela était vrai lors d'une récente réunion à Macao et à Hong Kong au plus fort de manifestations turbulentes.

« Ce que nous avons appris, c’est la différence entre le renseignement et l’information : il ne faut pas s’appuyer sur les médias ou les réseaux sociaux mais consulter les agences gouvernementales et les partenaires sur le terrain qui savent vraiment ce qui se passe », dit-elle. « Nous n'avons eu aucun problème à Hong Kong. Le sensationnalisme peut être ridicule.

Proactif, pas réactif

Kleinfeld, ainsi que l'éducateur en réunions Joan Eisenstodt (chapitre MPI Potomac), estiment que le coronavirus est un « signal d'alarme » qui souligne la nécessité pour l'industrie des réunions d'être proactive plutôt que réactive face aux crises de toute nature.

"Il y a des mesures que nous devrions toujours prendre pour protéger les participants", déclare Eisenstodt, soulignant que les crises précédentes, comme l'épidémie de SRAS au début des années 2000, auraient dû inciter à des précautions permanentes. « Il s'agit en grande partie de choses habituelles qui peuvent paraître idiotes mais qui ne le sont pas du tout : fournir des lingettes de qualité hospitalière, rappeler aux gens de se laver les mains et de s'abstenir de se serrer ou de se serrer la main. Vous pouvez le faire avec fermeté mais avec un peu d’humour depuis la scène principale.

Eisenstodt et Kleinfeld estiment également qu'il est essentiel que les planificateurs examinent les hôtels et autres lieux sur leurs pratiques d'assainissement.

"Nous devons tous demander davantage à nos fournisseurs ce qu'ils font, non seulement en ce qui concerne le coronavirus mais aussi contre toutes les grippes et autres maladies", déclare Eisenstodt. « Par exemple, ont-ils des désinfectants pour les mains, fournissent-ils des vaccins contre la grippe à leurs employés ? En tant que planificateurs, nous devons poser des questions difficiles et faire savoir aux hôtels à quel point cela est important pour nous. Nous ne pouvons pas adopter une approche de l’autruche.

En savoir plus sur sécurité des événements et téléchargez les MPI Guide essentiel sur la sûreté et la sécurité des événements.

Davantage de ressources liées au coronavirus et à son impact sur les réunions sont proposées via le Conseil de l'industrie de l'événementiel.

Maria Lenhart est une ancienne rédactrice en chef de plusieurs publications du secteur des réunions et des événements et a remporté de nombreux prix pour ses écrits sur les voyages, notamment le prestigieux Lowell Thomas Award de la Society of American Travel Writers.