Par Joy Davis, CAE, directrice générale, produits membres, American Association of Pharmaceutical Scientists
C'est le Mois de la sensibilisation à l'éthique – le moment idéal pour examiner le système que vous utilisez pour rechercher et sélectionner la programmation de votre réunion, et pour vous demander s'il répond aux promesses que vous avez faites aux membres, aux conférenciers et aux participants.
La scène que vous créez avec votre réunion est précieuse et vous devez gérer les opportunités qu'elle présente comme une ressource. Pourtant, l'opportunité de parler dans une salle remplie de personnes capables d'élargir le réseau professionnel d'un conférencier et de générer des invitations à consulter sur des projets générateurs de revenus reste souvent méconnue.
Les gens prennent la parole lors de votre réunion pour toutes sortes de raisons, allant de la réduction accordée aux conférenciers lors de l'inscription à la possibilité de générer des prospects pour leur entreprise. Il existe cependant une pression énorme pour ignorer cette réalité. Dans la négociation pour accéder à cette valeur, les conférenciers, les bénévoles et d’autres minimiseront l’opportunité que présente votre réunion pour la même raison que vous minimiserez une voiture que vous souhaitez acheter lors de négociations avec un concessionnaire. Faites attention de ne pas vous placer dans la position de levier de quelqu'un qui négocie un contrat – écrit ou autre – avec vous. Vous allez dépenser des sommes considérables en termes d'argent, de personnel et de temps de bénévolat pour créer cette réunion et persuader les gens de s'y inscrire. C'est une ressource. Respectez-le en tant que tel et assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le choix de la programmation le font également.
En tant qu'organisations qui créent des espaces d'interaction, il nous incombe de distribuer cette valeur d'une manière qui profite à tous les participants à cette conversation – y compris les membres, les intervenants, les modérateurs et toute autre personne que vous allez présenter à ce public durement gagné. . Alors que nous nous efforçons de trouver les présentations les plus intéressantes et les conférenciers les plus passionnants afin de proposer un programme qui attire les foules, réfléchissez à ceux qui pourraient être exclus et à ce que vous perdrez en faisant cela.
Une approche éthique de la programmation repose continuellement sur la question : ce que nous faisons est-il conforme à ce que nous avons promis ? Vous avez fait des promesses à toutes les personnes impliquées dans l’organisation de votre réunion – participants, membres, dirigeants bénévoles, personnel, conférenciers, modérateurs, organisateurs, consultants – sur la manière dont elles seraient traitées.
Dans cet esprit, évaluez votre système de programmation et la manière dont il donne accès à votre scène.
Un bon système de programmation est transparent et facilement compris par tous ceux qui y participent, qu'ils soumettent une proposition, assemblent le programme ou assistent à l'événement.
Si votre système est si alambiqué que personne ne peut le comprendre, je doute qu’il réussisse un test d’éthique. La convolution est un obscurcissement : elle utilise la confusion pour exclure les personnes qui n'ont pas d'initié pour les guider, et elle permet aux initiés d'exploiter le système de programmation à leurs propres fins.
Vous avez fait des promesses sur la manière dont vous distribuerez la valeur que représente votre scène. Ils sont inscrits dans la mission et les valeurs de votre organisation et claironnés par le marketing à propos de votre réunion. Comment votre structure de programmation se compare-t-elle à ces affirmations ? Questions que vous pourriez poser :
- Qui est invité à prendre la parole et comment ?
- Vos évaluations de programmes sont-elles aveugles ?
- Demandez-vous aux membres de votre comité de reconnaître les conflits d’intérêts et de se récuser ?
- Lorsque vous comblez les inévitables lacunes de votre programme, comment recherchez-vous les présentations ?
- L'avantage pour l'orateur est-il un échange équitable pour son temps, ou devriez-vous lui offrir une certaine forme de rémunération ?
- Quels sont les freins pour monter sur scène ? Est-ce trop cher, d'une manière ou d'une autre, de participer pour certains groupes ?
- Dans quelles circonstances diriez-vous « non » à une présentation ?
- Comment gérez-vous les orateurs répétés ? Êtes-vous sûr que le public les veut ?
Ce ne sont là que quelques-unes des questions qui me viennent à l’esprit. Si vous pensez que les planificateurs de programmes devraient poser des questions, partagez-les dans les commentaires.
Les réunions sont plus qu’un moyen de soutenir une organisation. Ils sont l’occasion de conversations qui font avancer les idées et les idées. Assurez-vous d'avoir construit un système qui invite aux discussions dont votre secteur a besoin et qui répond à la plus haute vocation de l'échange d'informations : inspirer.
A propos de l'auteur
Joy Davis, CAE, travaillait au développement de programmes de réunions bien avant l'invention de l'iPhone. En tant que directrice générale des produits membres de l'AAPS, elle supervise à la fois le développement de toutes les réunions de l'AAPS, y compris sa réunion phare PharmSci 360, et l'engagement de ses centaines de membres et dirigeants bénévoles dans ces programmes. Elle est actuellement membre du comité d'éthique de l'ASAE.
