Par : Betsy Jacoby-Greenleaf, CEM de Jacoby Expo & Events

UN enquête récente du CEIR a montré que 69% des dirigeants d'organisateurs de salons qui ont annulé leur événement envisagent une ou plusieurs offres virtuelles pour la diffusion de contenu. De nombreux webinaires, articles et discussions ont partagé des plateformes, des idées génératrices de revenus et des trucs et astuces pour réussir la transition.

Mais que se passe-t-il si votre événement repose sur le fait de voir, de toucher ou même de sentir un produit avant de l'acheter ? Un événement virtuel ne répond tout simplement pas aux demandes de votre public cible. La question à laquelle ces organisateurs de salons sont donc confrontés est de savoir s'ils annulent ou avancent leurs événements 2020 et 2021.

Je travaille actuellement avec un client qui prépare un événement fin août 2020. La décision a été prise avec un vote majoritaire du conseil d'administration et le soutien des membres. Le plus grand défi auquel nous avons été confrontés jusqu’à présent est le manque de meilleures pratiques et d’orientations de la part du gouvernement, des installations et de l’industrie.

Voici ce que j’ai appris au cours du processus de prise de ces décisions et ce que je pense que nous verrons dans le futur des événements.

Confiance des exposants et des participants

Que vous soyez une association dirigée par ses membres ou un organisateur de salons d'entreprise, il est essentiel d'avoir le soutien et la confiance de vos parties prenantes, exposants et participants.

Un facteur important pour gagner la confiance des parties prenantes est de prendre en compte les tendances d’achat et l’impact économique de votre secteur dans son ensemble. Il est essentiel d’évaluer l’état actuel de vos participants et de mesurer leur empressement à reprendre le travail. Plus que jamais, l’établissement d’une liste de participants solide et de qualité incitera les entreprises à exposer à votre salon et se traduira par un fort soutien de la part de vos membres et actionnaires.

Entrer dans l'inconnu

Donc, vous avez le soutien, il est maintenant temps d’exécuter. Le facteur le plus difficile pour faire avancer votre événement est le manque de lignes directrices disponibles au niveau du gouvernement, des installations et de l'industrie. Le meilleur exemple que nous ayons vu jusqu'à présent concernant les normes de sécurité et de santé mises en œuvre lors d'un événement en direct est celui de la Corée du Sud. KINTEX.

Il est crucial que les organisateurs du salon travaillent en collaboration avec les fournisseurs (installations, décorateurs, audiovisuel et au-delà) pour développer un plan stratégique solide.

Considérez ce que nous avons vu jusqu'à présent

• Exiger que tous les participants, exposants, personnel et vendeurs portent des masques faciaux
• Remplacer les buffets par des repas préemballés
• Mise en place de contrôles de température à l'entrée du hall d'exposition, des keynotes et des réceptions
• Mise à disposition d'écrans en plexi que les exposants pourront louer pour leur stand
• Augmenter la taille et mettre en place des allées à sens unique pour permettre la distanciation sociale
• Exiger des réunions sur rendez-vous uniquement pour réduire le nombre de participants sur le salon en même temps
• Organiser des postes de désinfection des mains dans votre salle d'exposition et vos séances de formation
• Créer des incitations pour encourager les pré-inscriptions afin de réduire les files d'attente sur place

L'avenir

La discussion sur la manière de sécuriser les événements se poursuivra au fil du temps et évoluera à mesure que nous sortirons de cette crise. Différentes industries décideront de reprendre leurs événements en direct plus tôt que d’autres. Par exemple, nous assisterons probablement à une reprise des événements dans le secteur manufacturier bien plus tôt que dans le secteur des soins de santé. Certaines mesures de protection seront apparues pendant cette pandémie et auront une place temporaire ou permanente lors des événements futurs. Une révision et un ajustement fréquents de ces réglementations seront nécessaires.

Changer les mentalités

Les événements en direct reprendront, mais c'est la mentalité de nos collaborateurs qui mettra le plus de temps à faire la transition. Nous vivons essentiellement dans un état de confinement depuis plus de 60 jours. Si l’on considère que tout changement habituel prend 30 jours pour se créer, la peur des voyages et des grandes foules est établie. Nous devons accorder une période de reprise pour que les entreprises et les citoyens se sentent en sécurité et reprennent leurs activités.

Zonage sur les normes d’assainissement

Nous verrons les installations établir et mettre en œuvre des protocoles d’assainissement et de nettoyage pour minimiser les risques associés aux agents de maladies infectieuses actuels et potentiels. Le Global Biorisk Advisory Council, une division de l'ISSA, une association mondiale de nettoyage, a lancé le Accréditation GBAC Étoile programme, la seule accréditation de notre industrie en matière de prévention, de réponse et de rétablissement des épidémies pour les installations visant à faire avancer ces efforts. Nous verrons également les niveaux de ces normes appliqués dans les hôtels, les compagnies aériennes et les sociétés de transport.

Mise en œuvre de la technologie

Alors que nous traversons cette pandémie, nous avons véritablement pris conscience de la commodité et de la nécessité de la technologie. Grâce à un système d’essais et d’erreurs, nous avons trouvé des succès et des échecs dans les événements virtuels. Plus particulièrement, nous avons appris à créer une source de revenus supplémentaire grâce aux composants d'événements virtuels.

Même si je prédis que les événements virtuels sont une réponse temporaire à la situation économique actuelle des événements en direct, il y aura une augmentation du nombre d'organisateurs de spectacles qui mettront en œuvre un élément de technologie dans leur événement, qu'il s'agisse de pistes éducatives préenregistrées ou de sessions générales diffusées en direct. et à partir de là, nous assisterons inévitablement à une augmentation des événements hybrides.

À la fin

Notre objectif principal chez Jacoby Expo & Events a été d'être proactif sur les normes de l'industrie et de partager avec nos clients ce que font nos partenaires pour se remettre de cette crise et prévenir les menaces sanitaires actuelles et potentielles. Nous sommes optimistes que les événements en direct reprendront plus tôt que prévu et prospéreront grâce à l’empressement que nous avons ressenti dans l’ensemble de notre industrie de revenir à ce que nous faisons de mieux : les événements.

Betsy Jacoby-Greenleaf, CEM est présidente de Jacoby Expo & Events, où elle se spécialise dans la croissance stratégique des événements en développant des relations personnelles et professionnelles avec les directeurs de salons et les associations afin de mieux comprendre les données démographiques de leur événement et les tendances prévues de l'industrie.