Par : Robyn Davis, exposants WINH LLC

Cette année, j'ai participé Prédiction du CEIR pour la première fois. En tant que personne profondément soucieuse de notre industrie et passionnée par les données pertinentes, cet événement était un choix fantastique ! Bien qu'il n'y ait aucun moyen de savoir ce qui se passera dans le futur avec certitude 100%, obtenir une variété d'avis d'experts (parfois contradictoires) était une excellente excuse pour imaginer ce qui pourrait arriver et comment je gérerais chaque scénario.

Une des séances que j’ai le plus appréciée («Comment penser comme un futuriste," présenté par Jean Gerzema) ont partagé les données collectées par Harris Poll d'avril 2020 (et avant, dans certains cas) à septembre 2020. Plus précisément, la dernière partie de cette session, sur « l'avenir des conférences », m'a donné un certain nombre d'informations pertinentes à considérer… Que ce soit vous avez manqué la session en direct ou êtes toujours ouvert à une autre perspective, voici deux de mes plus grands points à retenir pour les organisateurs d'événements :

1. Même si beaucoup de choses ont changé, les principales raisons pour lesquelles les professionnels ont toujours participé à des événements d’entreprise sont (encore) des facteurs de motivation majeurs aujourd’hui… et, aujourd’hui, encore plus qu’avant !

Le sondage Harris demandait : « Comment l’importance de chacun des aspects suivants des événements professionnels a-t-elle changé pour vous ? » – Je me suis concentré sur les catégories qui ont rapporté les notes « les plus importantes » les plus élevées et, pour celles-ci, les trois premières sont :

• Communauté (connexion avec des amis ou des collègues dans mon domaine) – 38% a dit plus important
• Réseautage (rencontrer des personnes influentes, établir des relations) – 37% a dit plus important
• Transfert de connaissances (formation industrielle, contenu, informations sur les produits) – 37% a dit plus important

Voir ces catégories si bien classées n'a pas été une énorme surprise pour moi, car l'établissement de relations et l'éducation sont en tête de liste des « pourquoi assister à des événements professionnels » depuis aussi longtemps que je suis dans l'industrie des salons professionnels… mais ces données le disent. nous plus que cela, à mon avis.

En tant qu'organisateurs d'événements, vous donnez le ton aux attentes des participants avec votre programmation, vos supports marketing, etc. Vous savez ce qu'ils veulent et vous y répondez depuis de nombreuses années. Désormais, même si presque tout le reste semble avoir changé, vous savez toujours ce que veulent vos participants et vous pouvez désormais utiliser votre expérience pour mieux servir votre communauté.

Pour capitaliser sur ces connaissances, utilisez cette liste des principales catégories « les plus importantes » comme liste de contrôle pour vos événements à venir. Qu'ils se déroulent en personne ou en ligne (plus d'informations ci-dessous), précisez comment vos événements offrent ces avantages aux participants. Dis leur:

• Comment créer une communauté
  • Qui participe à vos événements (partagez les données démographiques spécifiques des événements passés et notez qui vous invitez à votre prochain événement)
  • Comment les participants peuvent trouver et entrer en contact avec ceux qu'ils connaissent (proposer des outils/modèles pour aider les professionnels à partager à l'avance leur participation, identifier les opportunités pour les groupes d'intérêt particuliers de « se rencontrer » et noter les moyens faciles de trouver des collègues ou des amis qui participent également)
• Comment faciliter le réseautage
  • Quels professionnels influents de l'industrie participeront également (listez les conférenciers, les sponsors et/ou les lauréats en bonne place dans vos promotions et offrez des opportunités spéciales de rencontrer des VIP de l'industrie)
  • Comment les participants peuvent-ils trouver et se connecter avec ceux qu'ils ne connaissent pas (suggérer des endroits/heures pratiques pour interagir avec les autres et proposer une formation pour les aider à se sentir plus en confiance pour aborder de nouveaux contacts)
  • Quand les participants peuvent-ils passer plus de temps ensemble (expliquez si vous disposez d’opportunités dédiées à l’établissement de relations lors de votre événement ou si vous suggérez aux participants de programmer des conversations supplémentaires « hors ligne »).
• Comment faciliter le transfert de connaissances
  • Quelles opportunités de formation sont disponibles (énumérant tout, des ateliers plus longs et plus approfondis aux mini-sessions organisées par les exposants)
  • Quel contenu est disponible (en indiquant s'il fait partie de l'événement – comme les documents de session et les supports des exposants – ou s'il est partagé via vos réseaux sociaux, vos e-mails et votre site Web)
  • Où les participants peuvent obtenir les informations sur les produits dont ils ont besoin pour développer leur entreprise (présentez vos exposants, sponsors et récompenses liées aux produits, et partagez-les souvent afin qu'ils ne soient pas négligés ou oubliés)

Mettre en évidence les éléments « les plus importants » de votre événement aidera les participants à reconnaître la valeur de la participation et leur donnera quelque chose de spécifique à espérer. Même si la manière dont vous aidez les participants à atteindre leurs objectifs doit peut-être changer, vous pouvez être rassuré de savoir que tout le travail acharné que vous avez consacré à la recherche d'idées pour améliorer ou optimiser ces domaines clés est toujours d'actualité.

2. Même si les motivations des participants n'ont pas beaucoup changé, leurs attentes se sont « recalibrées » en fonction du type d'événement et du calendrier.

Le sondage Harris a demandé aux répondants : « … qu’attendez-vous d’un événement en personne par rapport à un événement en ligne ? » – dans cette section, j'étais plus intéressé par la façon dont les réponses évoluaient au fil du temps pour chaque type d'événement.

Commençons par les événements en personne : d'avril à septembre, les attentes ont été revues à la baisse dans toutes les catégories sauf une (définition des objectifs de l'entreprise). Cela m'a fait penser à une statistique partagée plus tôt dans la présentation : 82% d'Américains ont déclaré : « Je pardonnerais à une entreprise d'essayer au moins d'aider, même si elle ne fait pas les choses correctement. » Cette statistique fait référence au fait de s’exprimer sur des problèmes sociaux, mais je pense que le plus important à retenir (et le lien probable que j’ai identifié entre ces deux statistiques) est celui de l’alignement et de la compréhension. Les problèmes sociaux ne sont pas nouveaux, tout comme les événements en personne ne sont pas nouveaux ; mais ce qui est « normal » dans notre approche et notre niveau de responsabilité envers chacun a changé.

Ainsi, aussi drôle que cela puisse paraître, pour de nombreux organisateurs d’événements, organiser un événement en personne peut sembler moins familier que d’organiser un événement en ligne ; et il peut même sembler intimidant d’essayer de s’y retrouver dans toutes les nouvelles procédures qui rendent l’organisation d’un événement en personne confortable pour les participants. La bonne nouvelle est que les participants semblent comprendre cela : ils reconnaissent que vous essayez et sont prêts à vous accorder un peu de grâce pour cette raison. Autrement dit: à l'heure actuelle, il est normal de commettre des erreurs, que vous parliez de problèmes sociaux ou que vous reveniez à l'organisation d'événements en personne, à condition que vous gardiez à l'esprit les meilleurs intérêts de votre public… alors profitez-en (surtout parce que, à mon avis, cet esprit de compréhension ne durera probablement pas longtemps) !

Cela nous amène aux événements en ligne : les données ont montré que, dans chaque catégorie, les attentes sont plus élevées à l'égard des événements en ligne qu'elles ne l'étaient il y a quelques mois.. Pour moi, cela fait écho à ce que j'ai entendu de la part de mes relations : entre la « fatigue du travail à domicile avec Zoom » et les luttes permanentes pour créer de la valeur pour leurs entreprises (sans accès à leurs méthodes normales de vente et de marketing), les participants en ligne ont besoin d'organisateurs pour aidez-les à réaliser davantage. D'après mon expérience, ils sont devenus moins indulgents en ligne parce que ce format ne semble plus « nouveau » et ils ne peuvent tout simplement pas justifier le temps et les dépenses nécessaires pour continuer à participer à des événements en ligne qui ne fonctionnent pas.

En d'autres termes : lorsqu'il s'agit d'événements en ligne, même si les participants souhaitent soutenir leur organisation (et certains peuvent continuer à le faire, à contrecœur, même si vous ne répondez pas à leurs attentes), ils ont vraiment besoin que vous fassiez votre possible. meilleur. Notre industrie a eu plusieurs mois pour s'acclimater au concept d'événements en ligne (sans parler des années où des événements en ligne avaient également lieu, avant cette pandémie) – ce qui peut ne pas sembler long si vous travaillez uniquement sur un ou deux événements au cours de cette période, mais avec autant de personnes organisant autant d'événements en ligne, pratiquement tous les jours, la nouveauté s'estompe rapidement pour les participants.

Alors, que vous vous sentiez pro ou que vous débutiez, des ressources sont disponibles pour vous aider à éviter certains des défis courants associés à ce format et à créer une meilleure expérience pour vos participants… il vous suffit de choisissez de ne pas vous laisser aller à l'aise, en vous efforçant toujours de rendre votre prochain événement meilleur que le précédent !

Au final, j'ai beaucoup appris (et confirmé) au CEIR Predict. Les points à retenir ci-dessus couvrent environ cinq minutes d'une session de l'événement de cette année. Si vous avez le temps, je vous encourage à vous arrêter et à réfléchir au moins aussi longtemps à votre avenir aujourd'hui. Demande toi:

• Comment pouvez-vous utiliser ce que vous savez déjà (et ce que vous faites bien) pour mieux servir vos participants à l’avenir ?
• Y a-t-il des domaines dans lesquels vous devez vous accorder un peu de répit (faire de votre mieux suffit !) ? Y a-t-il des domaines dans lesquels vous devez vous mettre au défi pour vous améliorer continuellement (il y a toujours place à l'amélioration) ?

Nous ne pouvons pas prédire l'avenir avec la certitude 100%, mais nous pouvons prendre des mesures intelligentes et stratégiques pour créer le meilleur avenir possible pour nous-mêmes et nos communautés.

Grâce à son entreprise, Exposants WINH SARL, Robyn s'associe aux organisateurs d'événements pour enseigner à leurs exposants les stratégies nécessaires pour gagner lors des salons professionnels, améliorant ainsi l'engagement, la satisfaction et la rétention des exposants grâce à ses programmes de réussite des exposants primés. Pour en savoir plus, visitez le site Web de son entreprise (lien ci-dessus) ou demandez à connectez-vous avec Robyn sur LinkedIn.