作者：Michelle Wyatt，CadmiumCD 合伙人

由于市场上已经出现了大量新的活动技术，以及正在推进的新技术，要了解活动的全部动态，通常需要跨多个平台共享数据，才能全面了解正在发生的事情。这些平台通常包括注册数据、会员数据库和活动特定选项，包括移动应用程序和会议网站。然而，挑战在于，经常依赖这项技术来高效执行活动并提供有关其成功的信息的会议策划者通常不具备了解其能力或局限性所需的技术背景。为了让这些不同的技术“交流”，需要在技术之间建立 Web 服务以提供信息。幸运的是，会议策划者擅长沟通，从根本上讲，这些 Web 服务共享数据。通过有效地规划和与技术提供商沟通需要哪些数据、如何使用数据以及如何以及何时更新数据，将有助于确保活动技术有效地协同工作以实现所需的结果。

服务提供商最常见的请求之一是与会者能否使用同一套凭证访问所有技术，这通常称为单点登录或 SSO。在验证某人对技术的访问权限的过程中，通常会发回有关该个人的一串信息，例如其全名、所属机构、会员状态以及可能存储在数据库中的其他信息。从表面上看，这是一个简单的请求，大多数服务提供商都可以轻松提供。当执行此数据的操作时，如果数据不可用、未在初始查询响应中共享或需要单独且不同的操作，就会出现问题。如果个人试图在“接收”来自不同来源的数据的数据库中更新或更改其信息，则会出现其他问题。

缺失数据

一位客户希望其会员能够通过使用其会员凭证登录摘要门户来提交科学摘要。此查询会自动填充用于收集其联系信息的典型屏幕，从而节省会员建立新帐户的时间和精力。然而，当会议策划者需要对提交摘要的人员进行地理细分以确保会议上有全球代表性时，却发现提交者的国家/地区未在数据库之间传递时，出现了挑战。幸运的是，可以追溯添加信息，但重要的是要了解包含哪些数据，并验证业务需求是否能够通过可用数据得到满足。

数据不完整

在 SSO 过程中，许多提供商都会提供一串标准信息。如果您的业务需求中包含一些不常见的内容，您应该提醒所有技术合作伙伴。例如，作为注册过程的一部分，您可能会发现某人有食物过敏。这些信息通常不会离开注册数据库，但如果您的活动围绕食物过敏意识展开，您可能希望将这些信息包含在社交或其他配对机会中。虽然注册提供商拥有这些数据，但他们通常不会将其包含在其他第三方中，您需要与所有供应商核实他们是否具备发送和接收适当数据的能力。会议策划者可以做的最好的事情是提供不同第三方所需的所有数据点的列表，以确保数据由适当的人员发送和接收。

可操作数据

通常，与其他供应商共享的信息可能需要采用不同技术进行后续操作。这就是真正复杂的流程可以通过足够的远见来实现的地方。SSO 流程通常用于验证某人对与活动相关的内容的访问权限，例如移动应用程序或讲义和录音。如果某些区域不对部分与会者开放，就会出现复杂性。例如，客户可能不希望其参展商访问会议录音，或者如果会议与会者只支付了一天的活动费用，组织者可能不愿意让他们访问其他日子。为了使此方法有效，注册数据类型需要包含在传递给其他提供商的信息字符串中，以便可以对其进行解释并根据客户的业务规则共享正确的内容。

确认

SSO 流程可以依赖不同的信息来“验证”用户——信息越多，流程越安全。根据您使用此验证流程的方式，如果确认信息太“简单”，则可能会导致问题。例如，如果您的登录流程只需要徽章 ID 号，人们可能会意外输入错误的号码，无意中访问其他人的帐户。理想情况下，您有多个可以同时验证的数据，以创建唯一的验证形式，例如注册 ID 号和电子邮件地址。但是，强制每个注册使用唯一的电子邮件地址可能具有挑战性，尤其是对于团体注册流程。策划者明白，唯一的电子邮件地址对于沟通和验证个人是否参与活动至关重要。

数据更新

最后，应制定业务规则，规定何时何地更新数据以及如何进行更新。如果与会者在移动应用程序中更新了他们的个人资料，是否应该在注册数据库中替换该信息？通常答案是否定的——注册数据库是存储与会者内容的主要数据库。如果您的业务需求不同，可以根据移动应用程序中包含的信息编辑注册数据库，您应该与您的技术提供商确认是否可以做到这一点。

总之，技术可以极大地帮助简化和简化会议策划者的工作，但不同技术之间的沟通需要结构化，以便实现业务目标。在理想情况下，有技术背景的人协助策划者做出这些决定。幸运的是，有了正确的沟通计划，几乎任何事情都可以完成。

Michelle Wyatt 和她的丈夫 Peter 是 CadmiumCD 的创始合伙人。该公司的服务包括会议记录、现场录音、音频与演示幻灯片同步、摘要收集系统、演讲者数据收集、评论工具、海报画廊、在线行程规划器、参展商管理工具和会议教育应用程序。可以通过电子邮件联系 Michelle： michelle@cadmiumcd.com.