作者：Remco Pot，RAI 阿姆斯特丹参展商服务经理
特别版块由 阿姆斯特丹 RAI 电视台
许多参展商发现准备展览是一项真正的挑战。这需要时间，增加他们通常的工作量，并带来各种细节问题，例如确定所需的千瓦数。值得庆幸的是，组织者可以做很多事情来减轻负担。管理参展商服务，Remco Pot 提供了四个黄金秘诀，让您的参展商的生活尽可能愉快。
参展商价值千金
参展商是每个展览的支柱，也是许多会议的主要资金来源。这更有理由确保他们满意。参展商可以通过许多高质量的参观者和富有成效的会议来获得有趣的潜在客户。但准备工作……参展商需要考虑的问题太多了：面积、展位搭建类型、电力、IT、地毯，甚至可能是咖啡机、植物或女主人。这不是大多数参展商的日常任务，准备展位也不是最受欢迎的活动之一。作为组织者，您可以让他们的准备工作尽可能简单，这可能会让您受益匪浅。这将降低参与门槛，缓解压力，提高投资回报，从而提高参展商参加下一届展会的可能性。
如何让参展商满意
减轻参展商负担是 RAI 参展商服务的核心业务。我们每年在约 100 场活动中为超过 17,500 名参展商提供约 80 种不同的服务。最初是一本纸质参展商手册，然后是数字手册，现在我们使用参展商门户，参展商可以在线订购所需的物品。但总有改进的空间，这就是为什么我们每天都会问自己如何才能让参展商满意。在这里，我们想与您分享一些我们的见解。
1. 清晰度和支持
参展商希望知道他们在各种问题上可以联系谁。这听起来可能很明显，但实际上并非总是如此。当然，参展商更愿意从一个中心点订购所有商品并获得所有问题的答案，但他们很清楚这并不总是可行的。不必担心给他们四个不同的联系点，只要确保沟通清晰，联系人足够熟练，能够提供适当的建议即可。毕竟，他们可能会收到的问题包括，当参展商想要在展位上放置冰箱、屏幕、咖啡机和三台笔记本电脑时，需要多少电量。
主办方还应提供一个中央电话号码，参展商如果有其他疑问或不知道针对特定问题该联系谁，可以拨打该号码。
2. 标准化的启动包
一般参展商打开手册或网站，看到十种不同的地毯、照明和家具选择后，会立即推迟做出决定。第一步总是最难的。因此，提供一个或多个“入门套餐”是明智之举：统一的展位，例如，深灰色地毯、两个电源插座和标准垃圾清理服务。这有助于参展商有一个良好的开端，并让他们专注于扩展和额外服务。标准套餐包含的内容显然取决于展览。有些活动有 80% 的统一展位建设，而其他活动则主要包括独特的展位概念。原则始终相同：一个或多个入门套餐将帮助您的参展商顺利开展。
3. 可视化与建议
那么，参展商需要什么？他们的展位应该有多大，里面需要什么？特别是对于没有经验的参展商来说，将展位形象化可能非常有用。在 RAI，我们使用 2D 平面图和 3D 印象来统一展位的搭建。此外，参展商经常寻求建议：那个座位组合适合那个角落吗，什么尺寸的屏幕最适合这个演示？参展商服务人员非常乐意回答这些问题。对我们来说，这似乎很明显，但对大多数参展商来说并非如此。考虑您的场地和/或供应商可以在多大程度上提供可视化和建议并达成明确的协议。对于大客户或新参展商，您可能希望达成协议以获得更积极主动和详细的建议。
4.及时沟通与提醒
组织者越早把所有事情安排妥当，您就能越快地与参展商沟通，参展商也能越快地开始工作。制作适当的清单，并创建一份关于供应商和截止日期的良好概述。还要与场地和供应商达成协议，发布提醒，防止遗漏任何事项。
主办方与场馆合作
每次展会期间，我们都会看到有人在展位前惊慌失措地翻找文件，寻找某一份特定的文件。“我们不是订了椅子吗？没人订椅子？”这种情况是无法避免的。但如果组织者和场地达成适当的协议，准时开始，提供良好的入门套餐并提出正确的问题，我们可以减轻参展商的压力。通过这样做，我们可以让准备工作尽可能简单，让他们完全专注于展览本身。
