经过： Michael Doane，CadmiumCD 营销经理

美国图书馆协会 (ALA) 是世界上历史最悠久、规模最大的图书馆协会。每年，大约有 20,000 名图书馆员聚集在一起参加 美国图书馆协会年会. 另外还有 10,000 名图书馆员齐聚一堂，参加 ALA 的冬季会议。ALA 内容协调员 Alicia “Alee” Navarro 和她的团队负责安排和管理这两个会议之间的 3,000 多场活动、会议和演讲。

“这需要付出巨大的努力，”纳瓦罗说。“年复一年，我们不仅要寻找最好的内容，还要确保将这些内容放在正确的房间。”

纳瓦罗表示，有很多因素在起作用。演讲者或演讲主题的受欢迎程度、特定演讲的技术要求以及需要安排的会议数量都会导致时间安排冲突。

要实现会议室安排和物流规划的自动化，需要做什么？

当纳瓦罗找到 CadmiumCD 联合创始人兼首席技术官彼得·怀亚特 (Peter Wyatt)，寻求解决其团队的时间安排困境的办法时，他的团队欣然接受了挑战。

“这是我们合作的许多组织一直在讨论的问题，”怀亚特说。“我们确信我们能找到解决方案。”

ALA 和 CadmiumCD 共同确定了自动化 ALA 当前流程的三个需求。

需求 #1: 自动调度

一种简单的方法，可以搜索具有特定会议所需的确切容量、视听设备和其他可用资源的开放房间，并轻松地将这些资源分配给这些房间。

需求 #2: 资源分配

一种搜索人员和房间冲突的方法，这样，如果 Joe Smith 于上午 11:30 被安排在 224 房间，那么他就不会在同一时间被自动安排在 336 房间。

需求 #3：现场数据移动性

一种无需笔记本电脑、以移动友好的方式现场访问此信息的方法。

ALA 和 CadmiumCD 如何合作解决会议安排问题？

2017 年末，CadmiumCD 将 ALA 的需求提交给了一个独立组织，以对组织者在此类软件中最需要的功能进行额外的行业研究。

“我们很自豪能将基于现实需求的产品推向市场，”怀亚特说。“这关乎对行业的投资，以及与我们的客户合作伙伴合作开发解决方案，以重新定义他们管理活动的方式。”

结果如何？

这项研究产生的解决方案是一种名为“Conference Harvester Logistics Module”的新工具，它允许像纳瓦罗这样的会议组织者建立可用资源列表，将这些资源分配到会议中心的特定房间，并自动将会议安排到开放的房间。

它的目标是减少大型教育会议组织者在分配资源和安排会议时所花费的时间，这些会议将同时进行多个会议。它可以帮助组织者确定日程冲突、为特定会议配备合适 AV 设置的可用房间等等。

工作原理如下：

• 首先，会议组织者要定义一个会场以及会场内可用的房间。每个房间都有与之相关的数据，例如房间容量、预计最低和最高出席人数等。
• 接下来，会议组织者会确定她和她的团队可以使用的资源。这些资源可能包括人力资源（例如工作人员和志愿者）、实物资源（例如视听设备）以及成功布置会议室可能需要的任何其他资源（例如饮料和小吃）。
• 可用的日期和时间段也会添加到系统中，以便稍后分配房间。
• 然后，会议组织者通过逐步的过程将哪些资源分配给哪个房间，以合理分配资源。
• 最后，会议组织者可以通过自动化流程将各个会议安排到各个房间。本质上，会运行一种算法，检查哪些房间有该特定会议所需的资源。然后，它会检测与其他会议的冲突，并最终让会议组织者选择并在最佳房间安排会议。

物流模块还与 eventScribe Boost 集成，这解决了 ALA 的第三个需求：现场数据移动性。它允许 Navarro 等策划者通过与会者正在使用的同一应用程序实时管理所有内容、数据和利益相关者。与物流集成后，Boost 允许会议策划者通过移动设备访问每个房间的宣传单，并查看分配给特定会议的资源。

过去一年半来，ALA 与 ADA、WVC、MLA 和 AAAnthro 等其他主要组织一直在对物流模块进行 Beta 测试，以便所有会议组织者能够在 2019 年使用它。据某个组织计算，使用该系统后节省了超过 40 小时的劳动力。

Michael Doane 是 CadmiumCD 的营销经理，该公司是 myCadmium 软件平台的制造商，该平台是一款屡获殊荣的会议和贸易展管理产品套件。 访问 CadmiumCD 博客 更多类似文章请关注。