Ann Thornley-Brown 是 Executive Oasis International (www.executiveoasis.com) 的总裁，也是一名专业的团队建设促进者、主旨演讲者和会议主持人。她曾为来自 18 个国家的企业客户提供服务，其中包括 Holt Renfrew、Mars Canada、ExxonMobil Canada、Bell Mobility、Royal Bank of Canada、Scalar Decisions、Mister Safety Shoes、EPICPCS、Xerox、OCBC Bank (马来西亚)、Telus Mobility、CIBC、Rogers Communication、Baxter (迪拜)、Thomson Reuters (迪拜)、Blue Nile Dairy (DAL Group 旗下的苏丹公司)、Ingram Micro、Bidvest (南非)、Sidra Capital (沙特阿拉伯)、Caribbean Development Bank (巴巴多斯) 等。本文仅代表她个人观点。本文最初发表于 MPI 博客 这里。

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由于多种原因，最后一刻的活动策划都是一个坏主意。

• 寻找场地更加困难。
• 客户喜欢的场地很可能会被预订。
• 客户最终将为酒店、度假村和机票支付更多费用。
• 最后一刻的计划会增加出错的可能性。
• 在匆忙制定计划时，重要的细节可能会被忽视。

最后一刻的活动策划及其双重压力，最后一刻的变化，使活动策划成为最紧张的职业之一。（不幸的是，活动协调员再次登上 Careercast 最紧张的工作榜单。2018 年排名第五。）

试图教育客户为什么他们应该提前更多时间规划活动，但并没有奏效。（我写过很多博客文章来说服组织改变他们的做法——而且我不是唯一一个。）

显然，没人在听。因此，为了维护自己的健康和理智，活动行业的专业人士需要尝试不同的方法。

1. 主动联系老客户

这可能会鼓励人们提前预订。

2. 说不。”

如果这会损害您的健康并扰乱您的家庭生活，那么世界上所有的钱都是不值得的。

3. 管理期望并设定界限

这是一个需要更频繁传达的信息。灵活性和提供卓越的客户服务很重要，但必须有界限。

这很重要。我不记得是谁说的，但这是一个很好的建议：“你缺乏计划并不构成我的紧急情况。”

如果客户将预订留到最后一分钟，这并不意味着你应该通宵工作，每个周末都工作到活动开始，以实现不可能完成的任务。这与行业现行做法背道而驰。它旨在鼓励活动策划者仔细考虑接受哪些任务，以及绕过哪些任务。

4. 确定什么是现实的

企业内部活动策划者通常没有说不的权利。作为内部策划者，一切都取决于妥协。确定什么是现实的。审查客户的期望，坦诚说明在规定时间内什么是可以实现的，什么是不可能实现的。尽最大努力达成可行且更易于管理的协议。

作为外部规划师，这可能意味着你会失去生意。失去生意好还是牺牲健康好？

确定需要完成的任务并确定共同责任。我不能为此承担责任。艾伦·韦斯提出了这个概念。我的调整是，当面临最后一刻的预订时，人们永远不应该害怕反向委托耗时的任务。

5. 为活动策划的各个方面创建模板，从供应商请求到餐饮

与客户一起快速填补空白。

6. 调配额外资源并向客户收取相应费用

如果您需要雇佣额外的帮手，请说出来。让客户知道这需要花多少钱。如果他们不想付钱，那就继续吧。

7. 收取额外费用

临时策划活动应被视为优质服务。无论您的保费是 5% 还是 10%，它都体现了您的价值，并可能鼓励客户提前预订。

8. 确保您已提前收到付款

有些客户在最后一刻预订，然后表示他们不能在活动结束后付款。在这种情况下，您就是在自讨苦吃。我的同事们曾接受最后一刻的预订，并同意延迟付款。他们费尽心机，竭尽全力，最终没有得到报酬或收到的金额低于商定的金额。在最后一刻匆忙安排活动会增加客户不满意的可能性。他们可能会推迟费率或延迟您的付款。

9. 安排休息时间，以便在活动结束后重新充电

匆忙策划最后一刻的活动会让人感到压力很大。因此，活动策划者必须在日程安排中留出恢复时间。找出适合自己的策略并定期应用。

观念上的彻底改变

对于一个重视服务的行业来说，这是非常激进的想法，然而，活动策划者的压力和倦怠已经到了危机水平。彻底的手术和思维转变是必要的。

史蒂芬·柯维和菲尔·麦格劳博士都说过，我们对待别人的方式取决于我们能容忍什么。如果不设定界限，虐待将继续存在，活动协调员将继续年复一年地与士兵和消防员一起成为压力最大的职业。我们可以继续精疲力竭，也可以鼓起勇气与客户合作，做出必要的改变，以确保活动和会议策划者的健康和福利。

 

Ann Thornley-Brown 是 Executive Oasis International (www.executiveoasis.com) 的总裁，也是一名专业的团队建设促进者、主旨演讲者和会议主持人。她曾为来自 18 个国家的企业客户提供服务，其中包括 Holt Renfrew、Mars Canada、ExxonMobil Canada、Bell Mobility、Royal Bank of Canada、Scalar Decisions、Mister Safety Shoes、EPICPCS、Xerox、OCBC Bank (马来西亚)、Telus Mobility、CIBC、Rogers Communication、Baxter (迪拜)、Thomson Reuters (迪拜)、Blue Nile Dairy (DAL Group 旗下的苏丹公司)、Ingram Micro、Bidvest (南非)、Sidra Capital (沙特阿拉伯)、Caribbean Development Bank (巴巴多斯) 等。本文仅代表她个人观点。本文最初发表于 MPI 博客 这里。