Jennifer Juergens 从事会议、活动和奖励旅游行业写作已有三十多年。如今，她一边写作，一边在奥兰多公立学校系统担任代课老师，教儿童和成人游泳，还制作陶器。
由 MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL 为您呈现的特别版块
“会议费用是多少？”当一位潜在与会者要求参加会议、培训或联谊活动时，这可能是她从老板那里听到的第一句话。
因此，尽管您付出了巨大的努力来确保有著名的主题演讲者、出色的教育突破和良好的交流机会，但与会者是否真的能出席可能仅仅取决于金钱。
关注参加会议的好处
为了帮助与会者向他们的老板传达参加会议的好处，请提供议程内容的清单——但议程内容必须全部是关于他们将从参加会议中获得什么以及他们将从会议中带回什么，以帮助他们提高日常工作效率和/或组织的工作效率。
“会议策划者不仅要高度重视会议内容，还要关注人们真正能从会议中得到什么？” 总部位于华盛顿特区的 Eisenstodt Associates 的创始人 Joan Eisenstodt 说道，该公司是一家会议咨询、协调和培训公司。“我使用印刷版和在线手册来做到这一点：‘以下是您参加会议将获得的具体内容。’一旦他们参加会议，我就会给他们一份工作表，上面写着他们学到了什么、他们将如何使用这些信息以及这些信息将如何影响他们的业务。”
在 LinkedIn 帖子“在 Microsoft Inspire 上最大化投资回报率的 10 个步骤”中，微软合作伙伴开发经理 Justin Slagle 解释了参加会议如何需要投入大量的金钱。
“如果将注册费用、员工工资、差旅费以及因不在办公室而导致的机会损失考虑在内，很容易看出参加 Inspire 会花费你 $20,000+ 美元，”Slagle 写道。“但是，那些计划周全的人可以获得 10-100 倍的投资回报！”
对于另一场会议 Microsoft Ignite，该公司在推特上发布了出席证明协助。链接中包括一封信，解释了与会者如何结识其他技术专业人士、在数百场实践演示中了解领先技术并与专家联系。
微软并不是唯一一家帮助参会者向上级证明参加会议合理性的公司。美国学生经济资助管理协会和美国生物化学和分子生物学学会也有类似的信函，潜在参与者可以向上级提交信函，以证明参加其年度会议的合理性。
“我认为使用[模板化]信件是一个不错的主意，”艾森斯托特说。“但如果一家公司有几个人计划向老板发送同一封信，我会小心谨慎。如果我是一名经理，我会想知道他们计划参加什么活动，他们计划从中得到什么，并建议员工写一份书面报告，以便组织中的其他人可以从他们学到的东西中受益。”
推销会议目的地
艾森斯托特指出，会议策划者为了证明会议的合理性而犯的一个错误就是将目的地营销为有趣的地方。
“如果你能带家人去某个特定目的地，那当然很棒，但会议策划者需要把眼光放得更远，而不仅仅是为了好玩，”她说。“我们需要帮助组织审视目的地，并问自己，‘目的地有什么地方有助于他们的学习？’找到类似的企业，带他们去看看类似的企业。如果是制造公司，就带人们去另一家制造公司。”
“在丹尼尔·平克的书中 全新思维：右脑思维为何将主宰未来他指出，医学院和法学院正在让学生参观艺术博物馆，以提高他们的观察力。他们利用它作为教学机会。”
旧金山的 NewCo 湾区节在其 2017 年 2 月的活动中采用了这种形式，将会议与实地考察形式相结合，让与会者可以报名参观 LinkedIn、Pandora 和 Paypal 等当地公司。
“与会者希望进行同伴学习。作为会议策划者，我们需要刻意设计会议，并让与会者知道我们将如何帮助他们与同伴建立联系，以帮助他们解决问题，”Eisenstodt 说。
最后，Eisenstodt 补充道，跟进与会者并获取推荐信以用于明年会议的营销。
帮助与会者证明参加会议的合理性的 5 个额外提示
- 潜在与会者需要对会议进行研究：向他们提供有关演讲者、会议、社交机会以及他们能从中获得什么的尽可能多的信息。
- 让他们知道还有谁会参加会议以及来自哪些公司（以获得可能的交流机会）。
- 给他们一封可以交给老板的样信（指出它只能用来表达想法，而不是逐字逐句地写下来）。
- 添加往年参会者的推荐信，以便向上级展示。
- 建议他们主动与其他员工分享从会议中收集到的知识并帮助他们这样做。
Jennifer Juergens 从事会议、活动和奖励旅游行业写作已有三十多年。如今，她一边写作，一边在奥兰多公立学校系统担任代课老师，教儿童和成人游泳，还制作陶器。
