作者：Mike Doane

AUA 会议经理 Liz Selover 和她的团队成员 Kaili Johnson 需要一种方法来管理 VIP 会员和与会者的住宿、旅行和注册详细信息。他们想要一种可以减少人为错误并自动化流程的方法。

如何以最高礼遇对待贵宾

塞洛弗和约翰逊意识到了 VIP 客人的重要性。“我们无法治愈癌症，”塞洛弗说道，“但我们可能会接待能够治愈癌症的医生。”

因此，AUA VIP 参会者会受到特别照顾。从机场到酒店，再到他们获得的福利（包括免费地面接送、客房和注册），他们的体验都经过精心策划。

“我们服务的医生都很忙，”塞洛弗继续说道。“我们的工作就是让他们的生活更轻松，让他们度过每一天。”

AUA 启动 VIP 计划是为了给那些在其职业生涯中为该组织做出过杰出贡献的会员提供一次难忘的体验。但他们警告其他可能想要启动类似计划的组织。

“AUA 已有 113 年历史，”Selover 说道。“我们拥有稳定的会员，并有能力为 VIP 提供特殊优惠。”

她说，规模较小或成立时间较短的组织在困难时期可能难以维持 VIP 福利。一旦提供这些福利，就很难取消。

AUA 如何使用活动管理软件管理 VIP 详细信息

Selover 和 Johnson 知道活动管理软件可以帮助他们更好地跟踪 VIP 详细信息。AUA 是 已经与 CadmiumCD 合作，一家活动管理软件供应商。他们介绍了他们面临的挑战，并询问是否可以用该系统来处理这一过程。

CadmiumCD 项目经理 Gary Davis 与 AUA 合作以适应他们的流程。

“AUA 将数据存储在个人电脑上的电子表格中，”戴维斯说。“当他们做出更改时，他们必须通过发送文件与所有人共享该更改。借助活动管理软件，AUA 现在拥有一个集中存放所有信息的位置。他们可以让团队成员访问数据并将其传播给多个团队。现在每个人都可以实时访问最新的信息。”

VIP 与会者现在可以登录系统，安排酒店和旅行，提交饮食和注册偏好，并上传与任何相关费用相关的表格。

“我们的会员忙于参加多个会议并与患者打交道，”约翰逊说。“这个系统帮助他们明确需要提交哪些信息以及提交这些信息的原因。”

Selover 补充道：“对我们来说，现在可以轻松地在一个中心位置跟踪和了解 VIP 与会者安排的变化。”

VIP 收割机适合哪些人使用？

Selover 提醒我们，这个系统并不适合所有人。“我们是一家历史悠久、VIP 计划强大的组织，”她说。“VIP 群体较小的非营利组织可能不需要这样的工具。”

她表示，她还认为这对于管理邀请买家计划的奖励会议策划者以及接待顶级首席执行官的公司会议来说是一个不错的选择。

温馨提醒

Selover 和 Johnson 还提出了一个重要的警告。他们说，科技让我们的生活变得轻松 100 倍，但同样重要的是要像对待 VIP 一样对待他们。

“当一切都自动化时，很容易忘记打电话，”塞洛弗说。“你会错过真正让你的贵宾感到特别的个人信息（即人性化元素）。”

约翰逊给我们留下了这样的智慧：“让你的流程自动化，然后利用你的额外时间来维持与贵宾的关系。”

Michael Doane 是 CadmiumCD 的营销经理，该公司是 myCadmium 软件平台的制造商，该平台是一款屡获殊荣的会议和贸易展管理产品套件。 访问 CadmiumCD 博客 更多类似文章请关注。