作者：Susan Ratliff，Exhibition Experts 业务发展经理、演讲者
您难道不想生活在一个完美的贸易展览世界中吗？在每次展览中，您的展位空间都能神奇地变成您梦想中的展品，没有任何图形故障、电气故障或额外费用？不幸的是，我们中的许多人在展位安装方面只会经历噩梦。全国各地的展厅每天都会发生可怕的错误，这些错误会消耗多种资源、浪费数百小时的工时并花费数百万美元，而您却要为此付出部分代价。
我丈夫在 15 年的展品安装和拆卸以及劳工监督工作中见多识广。他的一些故事会让你毛骨悚然！你可能也有自己的恐怖故事。展品制作不良、没有客户监督、服务订单错误、忘记说明和设备丢失只是导致您的 I&D 人员延误并给贵公司带来高昂费用的部分问题。
在截止日期压力、预算缩减和制定销售策略之间，您需要在协调最终展会细节时将时间分配给多个部门。很容易将预览、准备和包装展品的责任转移给仓库工作人员。
也许您已经与一家信誉良好的展览公司签约，负责维护、储存和运送您的展位。不幸的是，这并不一定能防止出现问题。定期与您的客户主管一起检查错误并讨论预防程序永远不会有坏处。无论谁负责准备运送展品或谁负责监督展览会的安装和拆除，消除这些昂贵的预算超支将为您节省未来无数的麻烦。
预算破坏者 # 1：发货前未设置显示器。
相信我，你肯定不想在参加展会时发现你的台面缺了一块，你的三盏聚光灯烧坏了，你忘记了连接所有五台电视显示器的电缆，或者你的新产品展示架搭建错误。在最后一刻寻求展会装饰师的帮助将花费你高昂的代价。在最近的五金店四处寻找快速修复方法并不便宜。如果没有主管，雇佣的工人将无所事事地等待指示，或者更糟的是，不知道下一步该怎么做。
不要冒险在现场发现不可预见的意外情况，因为这可能会延迟您的安装，引发重大麻烦和额外费用。在发货前几个月设置您的贸易展展示。与您的销售人员一起检查展位配置，以确认人流是否适当，并且他们拥有实现目标所需的一切。
检查电气需求是否正确以及布局是否与您发送给电气承包商的原理图相符。
仔细审视展品结构。是否有足够的存储空间来存放抵押品和贵重物品？您的产品是否以最佳优势展示？是否有足够的柜台空间来进行多笔交易和潜在客户开发？一切是否井然有序？
图片怎么样？产品照片是否仍然有意义？营销信息是否仍然吸引人？它们是否有污渍、破损或褶皱？在规划过程的早期安排此检查，以便有充足的时间订购缺少的物品、修理损坏的物品并清洁脏污的物品。
哦，是的，说起来容易做起来难，对吧？最后一刻更改图形、添加产品和重新配置展位都是很常见的事。如果您的展品太大而无法完全布置，那么请分段盘点所有物品。创建展位中每件物品的清单并不是一个坏主意。
如果您将这项工作留给展览馆，那么请索要库存清单和展位审查确认书、组装好的展示品的照片以及装运前包装好的板条箱/箱子的照片。您永远都不会准备得太多。
预算破坏者 #2：在安装人员开始工作之前没有在展位与他们会面。
这是来自各地 I&D 公司最常抱怨的事情之一。忽略这项重要任务可能会使您的人工账单增加数千美元的额外费用。无论安装开始得有多早、公司接待持续到多晚、是否涉及饮酒或高尔夫球场是否在召唤，都必须指派某人在安装人员开始工作之前在展位与他们会面。
即使你已经做了所有正确的事情来避免预算超支，或者确信你的展览馆已经做好了准备，我还是建议你再三确认是否有人会来。你还不相信这有多重要吗？下面是一个真实的场景，说明了这种恶性的金钱浪费循环是如何展开的：
今天是搭建日。工人准时到达并开始拆箱。每个箱子都已清空，但没有找到任何说明、图片或图纸来告诉他们如何搭建展台或配置展位。现场没有公司代表，也没有人接听提供的手机号码。也没有人接听展厅的电话。
四名安装人员，每人每小时收费 $93，站在那里思考了 30 分钟如何开始。电线已经铺设好，所以他们决定安装地毯。工作单上没有列出垫子，也没有人注意到这个错误。没有电气原理图，所以电线的地毯切口与插座不对齐。工作人员按照他们认为合理的方式竖立显示屏。他们猜测柜台应该放在哪里。可惜的是，你的电脑显示器的电线无法到达那里的插座。
多套图解压出来了，不知道该用哪套图来表演，手机上还是没反应。
四个小时后，当大部分展台都搭建完毕后，您的代表终于来了。她显然很不高兴，声称产品展示的位置不对，8 英尺高的塔应该有 12 英尺高，而且图形不正确。她要求拆除、移动和重新安装展台，并安装另一组图形。不幸的是，其他图形都装在运回仓库的板条箱里，一半的工作人员都离开去做另一份工作了。
这些超出预算的错误会给你造成 $3500 的损失。
- 四个人等待指示，浪费了 30 分钟的劳动时间。
- 代表付费让展览馆将设置说明传真至展会现场或在商务中心打印出来。
- 显示器被彻底拆卸、移动并重新配置。
- 从未订购过的地毯垫现在按演出当天的价格购买。
- 工人安装垫子、切割并重新粘贴地毯。
- 人工至少还需要 4 小时才能完成更改。
- 延长线是租来的。电工必须移动线路。
- 电工很忙。一小时后，他完成了改动。
- 为了取出正确的图形而取回板条箱时会产生短途运输费用。
- 已经过了下午 5 点，所以加班费开始计算。现在你要为四个人工作四个小时，支付 1.5 倍的工资。
未来省钱秘诀
通过在安装开始前聘请一名主管或指派一名员工与展位上的 I & D 领班会面，可以减轻您的压力，节省您的预算，甚至保住您的工作。
- 向装饰商或 I & D 公司发送一份展品组装说明、电气原理图和展位配置的俯视图，其中显示了每个展示元素的位置。附上每张图的照片及其所属位置，以及已装箱的集装箱的照片。
- 将所有内容的额外副本压成薄片，并将它们放在标有“设置说明”的信封中。将它们放入其中一个运输容器中，然后在容器上贴上标签，标明它们的位置。
- 为了额外的保护，请您的主管或销售人员携带所有说明以及所有图形艺术品文件的数字副本，以防任何图形丢失或损坏并需要在展会上重新打印。
还有其他预算问题我们可以稍后再讨论，但立即消除这两个问题将改善您的底线。下次再见，祝您演出愉快。
Susan Ratliff 是展览专家。Susan 是一位屡获殊荣的企业主、作家、演讲者和活动制作人，也是贸易展、消费者展览和活动营销领域的权威。她的观点仅代表她自己。如需联系她，请访问 Susan@SusanRatliff.com
